企業(yè)為什么要進行費用管控？

“為利潤而戰(zhàn)！”

面對記者的問題，用友網(wǎng)絡中端BG產(chǎn)品經(jīng)理姜冬梅毫不猶豫的給出答案。

企業(yè)在經(jīng)營管理過程中的各種經(jīng)營費用，如果得不到有效的管理和控制，將嚴重吞噬企業(yè)利潤。

企業(yè)急需改變傳統(tǒng)的費用管控模式

那么，企業(yè)的費用管理到底存在哪些問題?

傳統(tǒng)模式下的費用管控，主要依靠手工。姜冬梅經(jīng)理說，這種模式管控效率低下、管理粗放、制度形同虛設、費用控制不力，費用分析更是無從下手。比如：員工超標準報銷，故意繞過關鍵審批人；人情關難過；企業(yè)員工經(jīng)常在外地出差，報銷慢，占用大量備用金，長時間不還；重要事項的預算經(jīng)常被占用、挪用；每個部門費用與貢獻難以公正衡量等等問題大量存在，令管理者困惑不已。大家雖然都知道預算是費用管控的最有效管理方法，但靠手工，預算與執(zhí)行必然是兩張皮。

怎么辦呢？

隨著技術的發(fā)展，信息化對數(shù)據(jù)的獲取和處理速度更高、更準確，信息分析更容易，信息質(zhì)量更高。信息化應用于費用管控，這些問題便迎刃而解，用友U8+就是一個優(yōu)秀的代表，幫助企業(yè)高效管控并降低經(jīng)營費用。

眾所周知，用友網(wǎng)絡公司已服務企業(yè)信息化二十九年，旗下產(chǎn)品一直伴隨中國企業(yè)成長，幫助中國企業(yè)管理進步。

在費用管控方面，用友U8+積累了幾十萬家企業(yè)的最佳業(yè)務實踐，U8+費用管理方案從當初的簡單費用預算控制，到網(wǎng)絡化的費用預算管控，現(xiàn)已走進了以預算為綱的移動互聯(lián)時代，是眾多企業(yè)解決費控難題的首選。

體系完整  覆蓋全流程的費用精細化管理

姜冬梅經(jīng)理告訴記者，U8+的全面費用管理方案，能幫助企業(yè)建立起費用預算編制、費用預算控制和費用預算分析一套完整的費用控制體系；覆蓋自預算、控制、執(zhí)行、分析等全流程。

用友U8+費用管控的精細化體現(xiàn)在：

• 在編制方面：可以按部門或專項編制費用預算，費用預算項目可以比會計科目更精細，比如U8客戶北京鳳凰旅游，將辦公費用中的綠植，作為一個預算項目單獨編制預算；支持依據(jù)不同的費用類型選擇不同的預算編制方法和編制流程，比如：辦公費可以由公司辦公室統(tǒng)一進行編制，也可以由預算執(zhí)行部門自己編制。

• 在控制方面：支持多種控制方法、控制時點、控制期間和控制內(nèi)容設置，實現(xiàn)費用的事中實時控制。比如差旅費和招待費這兩種費用，就可以單獨設置各自的審批流程；而且可以規(guī)定招待費需要提前填寫用款申請；又比如針對差旅費，可以按照不同的地區(qū)、不同的職位職稱等設置不同的消費標準等等。

• 在分析方面：支持多維度和多管理目的預算分析表設計，包括分析內(nèi)容、分析口徑和分析方法，隨時進行預算差異分析。

完整的體系和精細化的設置，為費用精細化管控，打下了堅實基礎。

事中控制 確保預算執(zhí)行落地

姜冬梅經(jīng)理表示，“其實，在整個費用管理控制中，最難的就是事中控制�！币驗槠髽I(yè)組織多、項目多，員工構成復雜，存在很多不確定因素，常常會導致項目預算不能按原本的計劃執(zhí)行。為此，用友U8+全面費用管控對事中控制有很好的應對方案，以確保預算執(zhí)行落地。

U8+費用事中控制從三個層面進行：預算控制、審批流程控制和費用標準控制。

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U8+中編制了各個組織的各項預算，相當于為每部門、每項費用設定了基線；U8+將費用支出控制在預算范圍內(nèi)，而且U8+可自動進行費用預算超額預警；若超過預算基線，自動啟動超預算審批流程。

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U8+中的審批流程控制，支持多種控制方法、控制時點、控制期間和控制內(nèi)容設置。比如某項費用，流程中設置了什么節(jié)點什么人員審批，U8+會自動按流程推送報銷單給應該的審批人，只有審批通過才會繼續(xù)向下傳遞。

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對于控制精細度高的費用，可定義相應的執(zhí)行標準，確保每一筆費用不但不超預算，而且符合報銷標準，若報銷時若超過標準，系統(tǒng)不予保存。

還有，考慮到企業(yè)的管理水平，U8+特意設置了不控制、柔性控制、剛性控制三種方式。如果企業(yè)剛剛采用信息化管理，預算基礎較弱，可以采用不設標準，不控制，等待對某項費用心中有數(shù)和時機成熟后再采用柔性控制或剛性控制。這樣就解決了企業(yè)經(jīng)驗不足或員工抵觸的問題，促進費用管控信息化逐步走入良性循環(huán)。

移動化管理 提高企業(yè)運營效率

隨著社會的發(fā)展和業(yè)務的需要，領導、員工移動、異地辦公成為常態(tài)。如何保證報銷和審批效率又是一個難題，使用用友U8+移動端便可迎刃而解。

姜冬梅經(jīng)理告訴記者，員工可以在手機上將費用申請或者報銷錄入，U8+會自動按預置的審批流，及時發(fā)送郵件或短信給下一節(jié)點的審批人員。領導可利用零碎時間便可輕松審批。這樣就避免業(yè)務員親自拿著單據(jù)跑財務、找領導多人簽字的痛苦，大大提升了辦公效率，而且，審批流程是可視化的，員工可清楚了解單據(jù)的審批進度，有效督促審批人員及時審批。若該員工有備用金借款，出納直接沖銷個人借款。若還有剩余，則通過網(wǎng)銀直接將應付報銷款支付給員工，快速到賬。

移動費用管控，從根本上解決了員工報銷時間長，備用金數(shù)額大，長期得不到清理的問題，為企業(yè)節(jié)省大筆資金占用。

姜冬梅經(jīng)理與記者分享了一家企業(yè)應用案例。北京鳳凰假期國際旅行社有限公司是國家旅游局授權的特許經(jīng)營中國公民出境旅游業(yè)務的國際旅行社，業(yè)務遍布全球。實施用友U8+全面費用管控前后變化巨大。從沒有費用預算到全員使用預算管控和網(wǎng)上報銷；費用項目從30個細化到169個，從粗線條、包干制，只考核毛利到到精細化，定標準，考核人效比，上線一年時間就將費用與銷售收入占比從8%降到6%，企業(yè)直接減少經(jīng)營費用4000萬元。

最后，姜冬梅經(jīng)理講到，隨著社會化商業(yè)促進社會化財務的發(fā)展，比如：電子發(fā)票，云報銷等互聯(lián)網(wǎng)新產(chǎn)物，U8+全面費用管控方案全面支持。用友U8+始終和客戶在一起，不斷為企業(yè)持續(xù)降本增效服務。