內部控制是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的內在需要，也是外部加強監(jiān)管的重要手段，對醫(yī)院管理具有舉足輕重的作用……

隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院的內部控制工作的信息化建設也邁向了新臺階。

為了提高內控效率，醫(yī)院決定將內控管理從“人控”到“機控”進行轉變：在實現(xiàn)內部管控的同時，提高工作效率，把員工從日常的繁瑣程序性工作中解放出來，著重經濟活動數據的分析，實現(xiàn)跨院區(qū)業(yè)務活動的全過程線上管控和信息共享。

泛微通過以合同管理為內控核心業(yè)務，實現(xiàn)了從申請審批、采購執(zhí)行、合同訂立、合同執(zhí)行的全程信息化管理，統(tǒng)一合同、采購、財務信息，實現(xiàn)業(yè)財融合，強化內部控制建設。

醫(yī)院內控管理信息化項目應用特色

一、高效、透明：采購、合同、財務一體化

泛微通過流程引擎，為醫(yī)院實現(xiàn)采購申請、合同送審、合同會簽、合同庫、合同收付款、合同變更全程數字化管理，規(guī)范醫(yī)院的采購、合同、財務流程。

靈活審批：

之前，通過線下紙質材料審批模式，審批人多、環(huán)節(jié)復雜，效率難以提升。

現(xiàn)在，醫(yī)院通過內控管理系統(tǒng)的采購流程，高效靈活地抓取系統(tǒng)中采購、合同、財務等數據和信息。

申請人可以隨時隨地通過登錄PC端/移動端發(fā)起申請，審批人一鍵進行審批操作，讓審批更為快捷。一個流程審批從以往的需要一周甚至更長，到現(xiàn)在線上審批最快可以在一天之內解決。

（采購、合同、財務一體化）

業(yè)務財務一體化：

通過關聯(lián)工作請示單、各類采購申請單與合同模塊。

在合同送審環(huán)節(jié)選擇供應商的時候，對接到物資系統(tǒng)自動校驗供應商信息。

若是搜索不到，則可以手動新增供應商信息，以編碼為標準，同步到物資系統(tǒng)中，大大減少了數據重復輸入的工作量，而且能避免差錯。

收付款流程完成后，流程自動轉為數據，根據收付款單上明細表的信息以及合同類型信息，推送到財務系統(tǒng)中自動生成財務憑證。

提高財務自動化，確保憑證的準確率，減輕財務人員負擔。

合同數字化：

合同相關信息的高效聚合，在系統(tǒng)中形成了一份份“電子合同檔案”，使得醫(yī)院的工作人員能夠高效查找到合同相關內容，再也不用花費很多時間線下一一翻找。

除了查詢之外，通過內控系統(tǒng)還能生成個性化的數據統(tǒng)計報表，對醫(yī)院經濟活動一目了然，為醫(yī)院管理提供智能決策依據。

二、合規(guī)：審批過程制度有效落地

實現(xiàn)了高效之后，最重要的是能保證業(yè)務執(zhí)行、資金使用中的風險管控問題。

泛微協(xié)助醫(yī)院通過審批流程和審批權限劃分，有效落地制度管控：將資金審批制度、采購管理制度、合同管理制度內嵌到系統(tǒng)中，實現(xiàn)對采購申請、合同送審、合同會簽、資金支付等經濟活動全流程、全過程留痕管控。

資金安全：

通過將資金審批制度嵌入流程中，不同額度的資金使用需要不同層級的領導進行審批，有效保證資金使用安全。

（合同付款申請單）

規(guī)范采購：

通過采購管理制度內嵌，規(guī)范采購業(yè)務。根據采購申請表中所填的信息，自動判斷流程的不同走向，讓審批更智能、更靈活。

（采購流程流轉）

合同安全：

合同管理制度內嵌到合同會簽單中，會簽流程結束自動生成合同卡片信息。

合同會簽流程結束之后，增加合同管理員確認蓋章環(huán)節(jié)，以及經辦人上傳雙方蓋章版本，合同管理過程全部留痕，可追溯、可查詢。

信息預警：

每年，作為大型醫(yī)院，采購合同就有幾百份。如果還是傳統(tǒng)的管理模式，供應商的管理會非常雜亂：

什么時候合同到期？哪些尾款需要在近期內支付？供應商聯(lián)系人變動了應該找誰？信息不能及時獲取，重要的事情容易被忽略，更嚴重的會直接造成經濟損失。

但現(xiàn)在，內控系統(tǒng)隨時維護供應商信息，一有風險立即推送給相關人員；合同到期有消息提醒，減少風險。

三、可控：完善的內控權限管理

醫(yī)院內控管理系統(tǒng)基于現(xiàn)有的工作崗位性質，進行權限劃分，使得人員對應崗位，崗位關聯(lián)權限，使得各個崗位職責明確，人盡其責，從而提升整個內控的執(zhí)行管理效率。

醫(yī)院充分建立了完整的權力運行制衡機制：

1、分事授權：例如門戶首頁政策法規(guī)，內控制度、下載專區(qū)由內控管理員進行維護，其他人沒有權限。

2、分崗設權：根據崗位的差異，不同崗位對應系統(tǒng)權限不一樣，行使的職責不同。

（分崗設權）

3、定期輪崗：通過崗位的定期變更，實現(xiàn)院內崗位的定期輪崗。

4、數據權限：數據權限管控嚴格，各個科室只能看到本科室相關的合同信息。只有特殊部門和部分領導可以查看全部合同信息。

（數據權限）

四、分析：執(zhí)行時間可視化，提高執(zhí)行力

醫(yī)院為了提升運行效率，從申請、審批、支付均可實現(xiàn)線上提交審批，實現(xiàn)盡量線下少跑、不跑。

流程效率優(yōu)化：

除了電子化的高效流程，泛微協(xié)助醫(yī)院通過多種方式優(yōu)化流程，提高流程流轉和執(zhí)行效率，真正將內控管理系統(tǒng)的效率落到實處。

首先，及時監(jiān)控流程的執(zhí)行狀態(tài)，流程待辦系統(tǒng)自動提醒，并且可自定義提醒時間，避免因為拖延而造成損失。

其次，內控系統(tǒng)能夠智能化分析流程的執(zhí)行效率情況、辦理情況、超期情況。針對分析結果，進行改進提升，提高管理成效。

（流程辦理報表）

問題分析：

同時，在醫(yī)院內部審計審核過程中，及時對問題進行分析，有利于日后對問題進行分類統(tǒng)計。在確保效率的同時，保證業(yè)務處理質量，利于日后管理的完善。

（審核問題分析）

按問題分類進行統(tǒng)計查詢，形成臺賬，便于找到問題發(fā)生的相關科室，對癥下藥。

（送審單臺賬）

醫(yī)院內控管理信息化應用價值

泛微內控管理系統(tǒng)，涵蓋從采購申請、送審、會簽、付款整個業(yè)務體系。

實現(xiàn)了醫(yī)院流程流轉有痕跡，能夠清晰分析流程審批過程；明確劃分醫(yī)院職責權限，助力醫(yī)院內控管理理念落地，全面提升醫(yī)院科學管理水平。

未來，泛微將繼續(xù)協(xié)助醫(yī)院深化內控管理信息系統(tǒng)應用，例如審批智能助手、電子簽章、數據中心等，進一步完善內控管理數字化建設。