紙質檔案管理的繁重正在為眾多行業(yè)客戶帶來困擾，“檔案”重要不敢懈怠，“管理”麻煩不得不防！

• 銀行業(yè)：我們每天都要為大批個體、企業(yè)辦理各類存款、貸款、理財項目，每項業(yè)務材料都是重要檔案材料，幾個月、幾年以后信貸檔案成堆，每次檔案抽查都要數(shù)十個管理員協(xié)助，調閱、分析很難實現(xiàn)，和廢紙有什么區(qū)別。

• 政府機關：我們各個機關單位的檔案材料都是社會發(fā)展的重要數(shù)據(jù)記錄，辦公會議紀要、政府工作簡報、大事記、政務信息都要記錄，經(jīng)過長時間的積攢，要調閱一份幾年前的工作記錄都要好幾個禮拜，萬一找不到怎么辦。

• 生產制造業(yè)：我們每天有上千份產品銷售合同、要產生數(shù)百份重要技術文件，外加幾千、上萬的員工檔案，怎么也得數(shù)十人的小團隊才能管理的過來，有時候要找一份幾年前的銷售合同真不好意思麻煩管理員在文件堆里大海撈針。

• 高校：我們每年都有大批學生入校，幾年下來的學習檔案都是重要的教育資料，如果采用人工管理，收集過程相當漫長，時間久了這些紙質文件還有被損壞的風險，萬一借走忘記還怎么辦。

……

這些海量的檔案資料，管理過程隨時都有可能出現(xiàn)“用的時候找不到、用完不還、機密文件丟失”等現(xiàn)象，管理起來工作量不小。

泛微OA系統(tǒng)結合各大行業(yè)客戶服務經(jīng)驗，以“權限+文檔”兩大功能板塊為基礎，幫助客戶統(tǒng)一“紙質檔案”與“電子檔案”，用一套系統(tǒng)高效存儲、借閱檔案。

（泛微檔案管理系統(tǒng)基本功能展示）

一、“4”大環(huán)節(jié)高效管理

1、“存”不費時

各類重要資質證書、合同、產品技術文件、人員信息都是組織重要的檔案材料，如果全靠人工一一收集整理和維護，不僅耗費精力、人力成本高，會不會遺漏還不能確定。

現(xiàn)在直接借助泛微OA的電子表單就能把組織的所有紙質檔案錄入系統(tǒng)，形成實物檔案與電子信息一一對應的電子檔案庫，讓管理人員在OA系統(tǒng)就能高效管理檔案。

（電子檔案表單）

1）檔案分類、分組，目錄清晰

將檔案進行分類是高效整理的第一步，泛微OA可以借助知識文檔目錄的方法，按照組織檔案實際內容，進行分類管理，無論是合同類、產品類、人事類還是經(jīng)營管理類，每樣檔案都能快速鎖定。

這樣，管理員在日常管理過程中可以更直觀的瀏覽檔案狀態(tài)，哪類檔案的出借情況、數(shù)量一目了然，再也不用一一翻找。

2）檔案快速編號，查、存方便

對檔案進行編號更有利于文檔的歸檔和查找。泛微的OA系統(tǒng)可以根據(jù)客戶自己的編號規(guī)則在表單中為每份檔案自動生成編號。

這樣，管理員每次在錄入檔案內容的時候，根據(jù)編號系統(tǒng)就能自動完成檔案歸類，過去需要耗時幾個禮拜進行分類的材料，現(xiàn)在一個管理員幾天就能完成。此外，需要什么檔案直接根據(jù)實體檔案編號，就能在系統(tǒng)搜索到對應的電子檔案信息，縮短排查時間。

3）檔案信息“條碼化”

每份電子檔案都能生成自己的專屬“條碼”，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“經(jīng)辦人、創(chuàng)建時間、檔案類型、編號、使用狀態(tài)等”。

（識別二維碼立即體驗檔案管理）

為了方便和紙質檔案對應，客戶可以直接在系統(tǒng)批量生成二維碼或者條形碼，打印后黏貼在對應的紙質檔案上，掃一掃就能了解基本信息。

【小結】：借助OA系統(tǒng)將紙質檔案電子化，全面提升檔案信息存、管、查效率，龐大的檔案收集工作1位管理員也能完成。

2、“借”不求人

在檔案紙質化管理時代，借閱難倒了不少企業(yè)，一來檔案太多找起來麻煩，有些檔案借出去沒還，找了半天也是白費力氣；每次借閱都得麻煩人，雙方時間都耽誤了。

電子化的借閱管理過程更加規(guī)范，不僅使用必須經(jīng)審批，整個借閱過程都有嚴格監(jiān)控，借多久、還沒還一目了然。

1）紙質檔案借、還流程化

和過去人工登記借閱不同，現(xiàn)在客戶檔案室的每份紙質檔案無論借還是還，必須從經(jīng)過OA的電子流程審批，誰借的、借的什么檔案、什么時候還的等信息，都會一一記入系統(tǒng)，隨時核查。

（填寫檔案借閱表單）

有時可能會出現(xiàn)一次借閱幾十份文件資料，手動操作太麻煩，為了縮短辦理時間，現(xiàn)在可以通過泛微OA的電子表單根據(jù)關鍵字篩選文件，一鍵“批量借閱”，體驗更快。

（批量借閱）

2）電子檔案查閱智能收回

和紙質檔案線上記錄、線下閱覽不同，如果沒有使用紙質檔案的必要，還可以直接在系統(tǒng)上借閱電子檔案。

只要登記好借閱的材料和歸還時間，系統(tǒng)會通過“查閱權限”的控制為借閱者下發(fā)閱讀權限，到期自動收回，全程無紙化操作，更節(jié)省時間。

（電子檔案查閱）

3）機密檔案“掃碼”借閱

對于一些保密級別較高的檔案，為了做好保密，一般并不公開借閱，泛微OA將此類文件的借閱需求和一般檔案借閱區(qū)分開，必須在檔案室掃描二維碼才能發(fā)起借閱，確保文件信息不隨意泄漏，借閱更靈活。

（機密文件在檔案室掃碼借閱）

【小結】：各類檔案都有自己的借閱規(guī)定，泛微可以靈活的去幫助客戶制定不同的線上借閱流程，提升借閱安全性。

3、“還”不超期

紙質檔案因為追回不及時，常常會出現(xiàn)耽誤使用、重要檔案丟失現(xiàn)象，現(xiàn)在，借助泛微全程數(shù)字化的流程管控，可以智能掌控檔案的整個借閱過程。

1）智能標注到期檔案

每份被借出去的檔案，管理員直接通過系統(tǒng)的臺賬頁面就能監(jiān)控返還情況，即將到期或已經(jīng)超期的文件，會直接通過色塊標記出來。

2）緊急提醒防止超期

到期未還的情況一出現(xiàn)，系統(tǒng)會通過短信、流程或者微信消息代替管理人員智能提醒借閱人。

【小結】：歸還狀態(tài)智能監(jiān)控，責任追究到人，不怕超期、不怕丟。

4、“查”不用等

此外，借助智能報表系統(tǒng)和電子表單，檔案管理人員、上層領導可以隨時在OA報表門戶了解不同時期，組織內部各類檔案的管理情況。

可以查檔案詳情、可以了解具體數(shù)據(jù)分析情況。包括各類文檔的借閱頻率、有多少超期未還、違規(guī)使用多不多，以及各類檔案的數(shù)量占比等情況。管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報告而耗費大量時間，全面提升管理質量。

【小結】：發(fā)揮數(shù)據(jù)使用價值的同時，為客戶提供管理分析，優(yōu)化管理環(huán)節(jié)。

二、泛微檔案管理方案的可實施性

靈活適應各類組織檔案管理需求：包括各大企事業(yè)單位、政府機關等，建模靈活落實具體管理制度。

“電子檔案+紙質檔案”相結合：在很長一段時間里，企業(yè)依然習慣使用紙質檔案，兩者相結合的方式更符合企業(yè)需求。

注：4月30日，國務院令明確規(guī)定只要符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。

未來，隨著電子檔案法律效力被肯定，電子簽章助力業(yè)務實現(xiàn)全程數(shù)字化管理，泛微可以幫助客戶打造一個真正無紙化的電子檔案管理閉環(huán)，以電子檔案代替紙質檔案，全面優(yōu)化檔案管理成本。