一家公司的專業(yè)度、規(guī)范性體現(xiàn)在方方面面，尤其是外來客戶來訪時，不僅對外能夠展現(xiàn)公司的企業(yè)文化和服務(wù)水平，對內(nèi)來說，能夠落地公司制度和提高內(nèi)控水平。

很多公司為了保障安全，有著嚴格的門禁管理制度，要求所有來訪人員都要進行登記。在傳統(tǒng)方式下，有人員來訪時，門衛(wèi)首先進行電話確認，確認后登記身份證件并發(fā)放臨時工牌后方可放行準入。甚至有時會要求接待負責(zé)人現(xiàn)場到門衛(wèi)處迎接來訪者，程序繁瑣，造成了大量的時間浪費。

因此，泛微OA通過電子化流程審批，改變原先紙質(zhì)審批、人工詢問的繁瑣過程，實現(xiàn)企業(yè)客戶來訪接待流程、記錄，到招待費用報銷全面一體化管理。

（業(yè)務(wù)招待管理整體架構(gòu)）

泛微客戶來訪功能場景亮點

一、來訪信息事前備案

來訪者與接待人員、接待組成員之間的信息不通，是導(dǎo)致溝通效率低的重要原因。

現(xiàn)在，客戶接待負責(zé)人員與來訪者進行確認，充分了解來訪者信息，并在OA系統(tǒng)中導(dǎo)入來訪者信息及來訪事項安排申請：

（客戶來訪申請單）

1）來訪者信息：需準確了解來訪者姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話等信息，并錄入系統(tǒng)。

2）事由及安排：清晰記錄來訪目的、時間、需配合的人員及要求等。

3）需準備資源：需確認接待所需資源，包括會議室、會議設(shè)備、車輛安排等及所需時間要求。

在客戶來訪申請流程表單中寫明來訪具體信息，發(fā)起流程后經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后可辦理籌備事宜。

二、業(yè)務(wù)招待費用透明化管控

業(yè)務(wù)招待費是指企業(yè)為生產(chǎn)、經(jīng)營業(yè)務(wù)的合理需要而支付的應(yīng)酬費用，加強控制和規(guī)范業(yè)務(wù)是企業(yè)招待費管理的重點工作。

泛微OA通過建立標準化的費用管理體系，公司各部門每年、每月可能發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費預(yù)算在系統(tǒng)中動態(tài)掌控。

1、設(shè)定接待標準

將接待分為參觀、用餐、用酒、住宿、交通等類型，每個參觀類型都有對應(yīng)的標準，實現(xiàn)費用管理精細化、標準化，避免在業(yè)務(wù)招待上錢賬不清，導(dǎo)致貪污。

2、申請借款流程

來訪申請通過之后自動生成接待清單。在完成接待申請之后，自動觸發(fā)借款流程，費用小助手將預(yù)算情況自動帶出，還有多少預(yù)算可用、還有多少預(yù)算未還清等信息清晰可見。

（業(yè)務(wù)招待預(yù)算申請）

并且可以在一張業(yè)務(wù)招待預(yù)算申請單中，實現(xiàn)多種招待類型（住宿、交通、餐飲等）在同時完成預(yù)算申請。

根據(jù)招待類型的選擇不同，表單展現(xiàn)不同。當選擇就餐時，只顯示就餐相關(guān)內(nèi)容、當選擇住宿時只顯示住宿相關(guān)內(nèi)容等，從而簡化用戶界面。同時將接待申請里面的信息自動匯總到接待清單里，保證接待費用透明化、清晰化。

3、招待費用報銷

報銷流程關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)招待費事前申請，報銷信息從事前申請聯(lián)動帶出，根據(jù)是否報銷完成，來判定是否釋放剩余的已凍結(jié)預(yù)算。

此外存在著多筆招待費用一次報銷的情況，因此為了提高報銷效率、簡化報銷流程，泛微OA費用報銷流程支持一次關(guān)聯(lián)多個報銷單。財務(wù)可很方便的統(tǒng)計出各部門的費用明細，可有效解決統(tǒng)一結(jié)算的費用分攤問題。

三、來訪接待過程智能化

1、來訪提醒

在系統(tǒng)中將來訪接待信息錄入后，自動提醒與本次接待有關(guān)的人員，相關(guān)人員根據(jù)流程內(nèi)容可快速進行來訪準備。

同時來訪者也能收到系統(tǒng)自動發(fā)送的邀請短信和二維碼，在進入公司時向門衛(wèi)出示即可。

2、來訪身份驗證

為了防止無關(guān)人員混入公司，門衛(wèi)大多會問“請問您找誰？”、“請打個電話確認一下”、“請打電話讓對方來接”等問題，但造成了流程的繁瑣和工作效率的低下。

泛微OA通過身份驗證等功能解決門崗準入放行所帶來的工作效率問題。

1）身份驗證：當來訪者到達公司時只需出示短信通知，門衛(wèi)工作人員通過系統(tǒng)，根據(jù)短信通知中的預(yù)約號，可直接查詢到來訪者相關(guān)信息，不需要打電話，即可確認來訪者的信息。

（來訪信息驗證）

同時，來訪者的短信提示包括來訪地點、接待人電話以及進入公司需要所遵循的有關(guān)規(guī)定。

2）登記準入：門衛(wèi)確認短信信息之后，掃描來訪二維碼，直接通過OA系統(tǒng)，記錄下該來訪者的實際來訪時間。

離司確認：來訪者辦理完成相關(guān)事項后，離開時門衛(wèi)可通過終端設(shè)備再次掃描來訪短信中二維碼并確認，即可完成來訪者的離司。

3、來訪記錄檔案

客戶接待結(jié)束之后，業(yè)務(wù)接待費實際花費多少、客戶實際的來訪時間等情況如何記錄下來進行復(fù)盤，泛微通過臺賬功能，形成來訪記錄檔案。

由于客戶來訪通過流程進行驅(qū)動，待流程審批完成之后自動形成客戶來訪檔案庫，客戶來訪信息自動導(dǎo)入�？蛻魜碓L后，將業(yè)務(wù)接待產(chǎn)生的費用進行報銷，每張發(fā)票關(guān)聯(lián)報銷流程，具體用了多少，清晰可知。

（客戶來訪記錄臺賬）

后續(xù)若是有問題可以及時追蹤，并且能夠根據(jù)臺賬，統(tǒng)計客戶來訪次數(shù)、頻率、接待費用等數(shù)據(jù)。

泛微客戶來訪應(yīng)用場景價值

泛微客戶來訪應(yīng)用，幫助企業(yè)快速處理來訪和接待事宜，確�？蛻魜碓L接待工作有計劃、規(guī)范化、效率高。

以線上流程審批、線下掃描接待預(yù)約碼，實現(xiàn)了客戶來訪的智能化、規(guī)范化，助力公司上下辦公信息化。

同時，泛微OA能夠?qū)�客戶接待標準進行全程透明化的把控，避免出現(xiàn)鋪張浪費等行為，有利于落實公司制度，保證公司資產(chǎn)安全。