泛微OA系統(tǒng)集成電子簽約平臺契約鎖，正在讓越來越多組織的合同管理“無紙化”：從合同內(nèi)容起草、審批、存管到蓋章流轉(zhuǎn)都在一個OA平臺執(zhí)行，為組織提供具有法律效力的電子合同全生命周期管理…

合同管理：全程數(shù)字化VS紙質(zhì)/半電子化

過去：一份合同起草不確定格式、審批幾天等不到人、簽約來來回回郵寄、蓋章還要填單排隊，想查歷史合同，還得翻箱倒柜找破頭。

現(xiàn)在：所有合同管理資源都在OA系統(tǒng)里，起草有模版、審批走流程、簽章用手機(jī)、合同存系統(tǒng)，全程不排隊、無快遞，安全又省心。

泛微全程數(shù)字化合同管理實施亮點(diǎn)

統(tǒng)一的電子印控中心打通合同電子化最后一環(huán)，全程數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程模式，幫助各項業(yè)務(wù)信息必達(dá)、審批必辦、過程必錄，讓組織合同管理效率徹底優(yōu)化。

（泛微OA全程數(shù)字化合同管理系統(tǒng)基本結(jié)構(gòu)）

一、電子化“3步曲”構(gòu)建全程無紙化環(huán)境

第一步：信息電子化

合同管理中的每項信息都是組織重要的業(yè)務(wù)憑證，便捷的軟件管理系統(tǒng)可以幫助組織及時捕捉變動，精準(zhǔn)記錄更新，妥善做好存管。

泛微OA系統(tǒng)讓電子化的信息在流程驅(qū)動下，隨業(yè)務(wù)變化而變化，確保一項合同完成，所有信息都能輕松查到。

1）建立合同電子檔案庫，業(yè)務(wù)來龍去脈一鍵查

業(yè)務(wù)規(guī)模越大，涉及的合同就越多，如果全靠人工去分類、堆放在檔案柜里，時間一長，找起來如同大海撈針。

現(xiàn)在，泛微合同管理的電子表單就是企業(yè)的電子檔案庫，簽過的每項合同系統(tǒng)都會根據(jù)所屬機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)類型、簽署時間一一分類，每項合同都有自己的專屬編號。

（電子化合同檔案）

不僅檢索方便，每項合同內(nèi)容還能智能關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)變則流程變，合同信息同步、精準(zhǔn)，合同狀態(tài)一目了然。

現(xiàn)在，用一張合同卡片就能了解合同的整個來龍去脈，金額、時間、客戶等基本信息；收付款記錄、變更情況、操作反饋都有記錄，兩分鐘就能帶你了解業(yè)務(wù)情況。

（一張卡片記錄合同全程信息，即刻掌握業(yè)務(wù)信息）

2）統(tǒng)一合同相對方信息，審、錄、查一體化

為了幫助組織提高合作質(zhì)量，泛微的合同管理為組織提供一個相對方身份要審、可查的便捷信息入口，無論是客戶還是供應(yīng)商履約情況、誠信度都有記錄。

（合同相對方管理窗口）

你可以根據(jù)名稱隨時在系統(tǒng)找到一份歷史合作記錄，簽過哪些合同、異常履約情況隨時掌握，為未來合作提供參考，提高合作質(zhì)量。

（相對方信息卡片）

【小結(jié)】：形成信息電子化網(wǎng)絡(luò)，變更、使用智能化，更方便。

第二步：業(yè)務(wù)電子化

借助泛微OA流程引擎，為企業(yè)打造符合業(yè)務(wù)需求的流程路徑，無論是簽合同、開票、收付款還是蓋章，有什么需求提什么流程，全面統(tǒng)一。

1）合同起草有模版，規(guī)范、統(tǒng)一、防漏洞

通過OA合同管理系統(tǒng)起草合同，再也不用為合同格式、內(nèi)容是否規(guī)范而操心，系統(tǒng)里早就把不同類型的合同模版錄入備用，你只需照著模子填信息就能快速完成合同制作。

（編輯合同模版內(nèi)容）

2）開啟智能審批助手，數(shù)據(jù)統(tǒng)一、決策快

為了提高審批質(zhì)量，泛微合同管理可以在審批的同時為您智能關(guān)聯(lián)參考信息，比如預(yù)估成本、給出風(fēng)險篩查結(jié)果等，整個過程無需人工插手，即審即用。

（審批助手）

3）收付款全程監(jiān)控，及時反饋、高效核算

現(xiàn)在管理層打開銷售合同臺帳就能輕松了解合同收付款情況，未履行金額、開票金額、收款金額智能匯總，清晰呈現(xiàn)，時刻掌控履約情況。

（收付款情況）

為了提高合同執(zhí)行效率，智能提醒服務(wù)還能對超期未付、應(yīng)付賬款、到賬等情況進(jìn)行智能提醒，減少遺漏。

【小結(jié)】：電子化業(yè)務(wù)體系，量身定制服務(wù)功能，更符合業(yè)務(wù)情景、辦理需求。

第三步：簽署電子化

合同簽字、用印過去一直是卡在合同電子化管理路上的最后一環(huán)。

泛微OA通過和上海CA認(rèn)證中心、電子簽約平臺契約鎖成功組合，為組織提供安全、具有法律效力的電子合同簽署服務(wù)，打通內(nèi)部用印與外部簽署，讓合同實現(xiàn)電子化簽署過程。

（OA平臺+身份認(rèn)證+電子簽約服務(wù)實現(xiàn)內(nèi)外協(xié)同簽署）

1）企業(yè)印章電子化管理，按需分權(quán)調(diào)用

無論是法人章、合同章、財務(wù)章還是業(yè)務(wù)章，使用中都要管理人員花大量精力去核實、查找。

為了簡化使用過程，泛微合同管理通過電子簽約平臺將企業(yè)印章信息電子化。提前為每類印章設(shè)定使用范圍，什么崗位、用什么章、走什么流程都有嚴(yán)格設(shè)定，不僅解決了印章散落各地的麻煩，還提高了使用效率。

（印章管理平臺）

2）一條流程完成內(nèi)、外部用印請求

內(nèi)部用印高效化

不管是采購合同、人事合同、銷售合同還是報價/投標(biāo)書都有既定的上報流程，授權(quán)一審批，蓋章即刻簽署。

（內(nèi)部用印）

外部簽約智能化

和外部客戶、供應(yīng)商們簽合同再也不用把合同打印郵寄給對方，只要內(nèi)部用印一完成，系統(tǒng)會自動以短信發(fā)出簽約邀請。電子簽約平臺會對簽約人身份信息進(jìn)行權(quán)威的法律認(rèn)證，一經(jīng)通過就能用章、簽字，合同即簽即生效。

（手機(jī)短信簽約渠道）

簽約一完成，信息會自動回傳給合同管理系統(tǒng)，快速完成合同歸檔存管，高效、又安全。

防偽打印輸出

為了確保用印安全及合同有效性，泛微與電子簽約平臺集成，除了讓每個電子章帶有專屬印記方便識別以外，還能為合同設(shè)置防偽頁碼，防止打印后的紙質(zhì)合同被人為抽頁漏頁，確保電子文件與紙質(zhì)文件一致。

（防偽頁碼）

【小結(jié)】：從內(nèi)部用印到外部簽約全面打通流程，所有的合同都可以通過系統(tǒng)以電子化的方式簽署，在全程防偽的環(huán)境下，全面實現(xiàn)合同無紙化簽訂。

二、多重風(fēng)險防護(hù)，確保合同安全

為了確保電子化管理環(huán)境中的合同安全，泛微合同管理除了可以幫助組織全程記錄操作實現(xiàn)監(jiān)控、復(fù)審以外，還能從合同辦理程序、合同內(nèi)容、相對方到簽署有效性等方面全面護(hù)航。為組織提供智能風(fēng)險篩查、身份認(rèn)證服務(wù)。

1、全方位風(fēng)險篩查，智能預(yù)警

為了最大可能降低合同風(fēng)險，減少流程管理中的人工審核誤差，泛微OA合同風(fēng)險管理模塊可以幫組織提前設(shè)定風(fēng)險標(biāo)準(zhǔn)，智能核準(zhǔn)篩查，提高審核效率。

（風(fēng)險篩查結(jié)果）

2、簽約方身份認(rèn)證，確保合同即簽即有效

無論簽約方是個人還是企業(yè)，在簽約前都會通過CA認(rèn)證中心進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證，核查法律有效性，確保合同安全。

【小結(jié)】：從流程執(zhí)行細(xì)節(jié)、智能化工具到法律有效性，全面確保合同安全性，降低企業(yè)管理風(fēng)險。

三、手機(jī)設(shè)備靈活用，管理合同隨時隨地

手機(jī)設(shè)備的接入讓企業(yè)在移動合同管理中實現(xiàn)隨時隨地的管理體驗，一條合同從起草、審核到蓋章用手機(jī)幾分鐘就能完成。無論是出差還是談判，隨時有需要都能用手機(jī)應(yīng)用查合同信息，提高信息使用價值。

（移動合同管理）

泛微全程數(shù)字化合同管理價值

真正無紙化管理：泛微合同管理將紙質(zhì)合同從組織內(nèi)部逐漸去除，減少丟失風(fēng)險，提高信息管理效率。

符合組織需求的創(chuàng)新管理：電子合同的普及會推動企業(yè)合同向無紙化發(fā)展，全程數(shù)字化的管理更符合組織未來管理需求。