小到紙、筆、便簽，大到鼠標(biāo)桌椅、鍵盤，這些用“錢”購(gòu)入的資產(chǎn)，卻總是被企業(yè)忽視，管理者對(duì)辦公用品使用現(xiàn)狀，一問三不知：

上個(gè)月剛采購(gòu)的一批筆記本，這個(gè)月就沒了？哪些人領(lǐng)用的，使用頻率如何？

不知道！

倉(cāng)庫(kù)里那么多桌椅用品積壓，什么時(shí)候采購(gòu)的，還能不能用？

不知道！

今天這個(gè)部門要換桌子、明天那個(gè)部門換椅子，那些有問題的桌椅去哪了？維修了嗎？

還是不知道！

管理者不過問、不清楚的狀態(tài)，只會(huì)讓企業(yè)資產(chǎn)在積少成多的麻煩中悄悄流失。泛微OA系統(tǒng)針對(duì)企業(yè)當(dāng)前狀況，用電子化的管理方式將辦公用品流轉(zhuǎn)情況顯性化，采購(gòu)、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢。全程記錄，隨時(shí)隨地查。

“分4步”理清優(yōu)化辦公用品管理效率

1、按需采購(gòu)，庫(kù)存合理管控

傳統(tǒng)管理方式下，行政人員的采購(gòu)工作往往陷入被動(dòng)，要么庫(kù)存告急了才買、要么買多了沒人用。行政人員對(duì)企業(yè)辦公用品的把控還停留在眼觀、手查階段，想做一次盤點(diǎn)更是麻煩重生。

在泛微OA辦公系統(tǒng)流程化的申領(lǐng)環(huán)境下，辦公用品的存量直接由報(bào)表統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)采購(gòu)、領(lǐng)用、報(bào)廢流程的產(chǎn)生，實(shí)時(shí)更新物品狀態(tài)，數(shù)量一查即有。

（辦公物品報(bào)表）

在OA系統(tǒng)流程信息的監(jiān)管作用下，一旦物品庫(kù)存告急，會(huì)及時(shí)觸發(fā)預(yù)警流程，提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人及時(shí)采購(gòu)，以免耽誤使用。

（庫(kù)存預(yù)警設(shè)置）

所有采購(gòu)行為都由OA系統(tǒng)流程進(jìn)行實(shí)時(shí)審批，買什么、買多少領(lǐng)導(dǎo)都能隨時(shí)了解，根據(jù)后臺(tái)庫(kù)存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確給出審批意見。

2、信息備案，電子臺(tái)帳好打理

過去辦公用品信息依靠excel表格維護(hù)，任何變動(dòng)全靠人工自覺錄入，一旦忘記或者遺漏都會(huì)出現(xiàn)賬、物不符，影響管理決策。OA系統(tǒng)辦公用品備案，形成電子信息臺(tái)帳，物品種類、庫(kù)存數(shù)量、使用人等信息一一呈現(xiàn)。

（資產(chǎn)入庫(kù)）

無(wú)論是領(lǐng)用、維修還是報(bào)廢，所有變動(dòng)信息OA系統(tǒng)都會(huì)通過流程抓取實(shí)時(shí)更新，就猶如信息監(jiān)視看板，無(wú)需手工核對(duì)，信息準(zhǔn)確性高。

（資產(chǎn)卡片）

OA系統(tǒng)對(duì)所有入庫(kù)物品實(shí)行條碼化管理，電腦、桌椅信息錄入條碼，隨時(shí)打印作為標(biāo)簽，掃一掃就能知道所有使用信息。

（條碼使用）

3、快捷領(lǐng)用，手機(jī)、PC多渠道申領(lǐng)

提高使用效率是企業(yè)優(yōu)化辦公用品管理的重要目的之一，以前，各個(gè)部門想領(lǐng)用什么用品，必須找行政填單、找領(lǐng)導(dǎo)簽字，一次領(lǐng)用要耽誤多人時(shí)間，萬(wàn)一領(lǐng)導(dǎo)不在找不到人簽字還會(huì)耽誤使用。

（移動(dòng)端）

在泛微OA系統(tǒng)移動(dòng)化、智能化的領(lǐng)用環(huán)境下，員工直接拿出手機(jī)就能提交領(lǐng)用需求，領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)隨地審批，無(wú)懼距離，大大節(jié)省了溝通時(shí)間，提高使用體驗(yàn)。

4、落實(shí)責(zé)任，采購(gòu)、使用信息全程記錄

電腦、桌椅等大型辦公物品使用過程中丟失、損壞該如何追責(zé)？到哪里調(diào)取使用記錄？幾次轉(zhuǎn)手使用，你知道是哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題嗎？

做好各個(gè)環(huán)節(jié)的信息記錄，可以為日后的核查、追責(zé)工作提供便利。

員工離職自動(dòng)追逐物品歸還情況：泛微OA系統(tǒng)主張電子化的使用環(huán)境，將每個(gè)員工的資產(chǎn)領(lǐng)用信息直接落實(shí)到個(gè)人信息卡片，一旦出現(xiàn)人員離職隨時(shí)跟蹤資產(chǎn)歸還情況，防止未收回而產(chǎn)生的資產(chǎn)丟失。

（個(gè)人資產(chǎn)領(lǐng)用信息卡片）

辦公用品管理工作能通過泛微OA系統(tǒng)落實(shí)流程、理清責(zé)任，各個(gè)環(huán)節(jié)的管理、使用情況智能盤點(diǎn)、隨時(shí)追查，讓企業(yè)管理者知道資產(chǎn)去向、讓使用者輕松領(lǐng)用辦公物品。