提高采購(gòu)整體效率是提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益的重要手段，而泛微OA系統(tǒng)優(yōu)化采購(gòu)招投標(biāo)價(jià)流程起著至關(guān)重要的作用。

隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的招投標(biāo)已無(wú)法滿足管理需要：

大型企業(yè)的采購(gòu)訂單批量大、批次多、物料多、供應(yīng)商多，采用傳統(tǒng)的郵件發(fā)送邀標(biāo)競(jìng)標(biāo)信息等方式，采購(gòu)人員工作量很大而且容易出錯(cuò)，而且供應(yīng)商競(jìng)標(biāo)信息發(fā)送有先后，先報(bào)價(jià)的供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息可能會(huì)被泄露，無(wú)法做到公平公正。

泛微協(xié)同OA系統(tǒng)管理平臺(tái)協(xié)助企業(yè)搭建供應(yīng)鏈競(jìng)標(biāo)系統(tǒng)功能，讓采購(gòu)競(jìng)價(jià)更自動(dòng)，更快捷，更公平。

（泛微招投標(biāo)管理系統(tǒng)流程架構(gòu)）

一、泛微采購(gòu)招投標(biāo)管理系統(tǒng)實(shí)施亮點(diǎn)

1、產(chǎn)品、供應(yīng)商基礎(chǔ)信息維護(hù)

1）產(chǎn)品物料信息管理

泛微在OA系統(tǒng)內(nèi)搭建了物料庫(kù)，物資信息可以通過(guò)流程審批寫(xiě)入，可以自行在后臺(tái)添加，也可以從SAP中同步物料主數(shù)據(jù)。供應(yīng)商若是對(duì)產(chǎn)品內(nèi)容進(jìn)行變更，需要發(fā)起變更申請(qǐng)單，通過(guò)流程給公司內(nèi)部人員進(jìn)行審核。

2）供應(yīng)商準(zhǔn)入和審核

a.注冊(cè)碼邀請(qǐng)：生成注冊(cè)碼，線下將注冊(cè)碼發(fā)送給供應(yīng)商，供應(yīng)商需在注冊(cè)碼有效期內(nèi)進(jìn)行注冊(cè)，超期注冊(cè)碼將自動(dòng)失效。供應(yīng)商進(jìn)行信息錄入，提交之后，自動(dòng)錄入到OA系統(tǒng)內(nèi)的供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)成為備選供應(yīng)商，并更新驗(yàn)證碼為已注冊(cè)。

b.自行注冊(cè)：在公共門戶中申請(qǐng)注冊(cè)，需要填寫(xiě)企業(yè)基本信息、聯(lián)系方式、企業(yè)概況、注冊(cè)資金、資質(zhì)信息、銀行賬號(hào)、主營(yíng)產(chǎn)品等信息，填寫(xiě)完畢等待審核。

c.對(duì)于未開(kāi)戶的供應(yīng)商：采購(gòu)員選擇對(duì)應(yīng)的未開(kāi)戶的供應(yīng)商，填寫(xiě)供應(yīng)商賬號(hào)及密碼；流程走完之后自動(dòng)開(kāi)通該供應(yīng)商賬號(hào)。

（供應(yīng)商門戶）

采購(gòu)選擇廠商主營(yíng)產(chǎn)品。在發(fā)布該產(chǎn)品招標(biāo)信息時(shí)，可自動(dòng)顯示廠商名稱，不需要再一一去檢索與該產(chǎn)品有關(guān)的廠商，方便快捷。

小結(jié)：泛微OA系統(tǒng)通過(guò)平臺(tái)注冊(cè)、邀請(qǐng)的形式，將供應(yīng)商加入到公司的采購(gòu)體系中來(lái)，可以直接與外部的供應(yīng)商之間形成互動(dòng)、實(shí)現(xiàn)內(nèi)外協(xié)同。

2、通過(guò)流程發(fā)布競(jìng)標(biāo)信息：省時(shí)省力

1）選擇采購(gòu)申請(qǐng)單

采購(gòu)人員從SAP中獲取未結(jié)的采購(gòu)申請(qǐng)信息，已參與競(jìng)標(biāo)的采購(gòu)申請(qǐng)信息不能二次被選中，避免了訂單重復(fù)招標(biāo)。

采購(gòu)人員從采購(gòu)申請(qǐng)單中勾選出相關(guān)數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成競(jìng)標(biāo)信息表，完善信息后，系統(tǒng)觸發(fā)供應(yīng)商競(jìng)價(jià)單。

2）創(chuàng)建招標(biāo)流程

OA系統(tǒng)已自動(dòng)導(dǎo)出采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)、行號(hào)、材料編號(hào)、物品名稱、需求數(shù)量、需求日期、單位、預(yù)算單價(jià)等數(shù)據(jù)，不需要人工填寫(xiě)，大大減少了采購(gòu)人員工作量。

（競(jìng)標(biāo)信息表）

同時(shí)，招標(biāo)單上還可以選擇是否繳納保證金、付款方式以及付款比例，滿足企業(yè)的不同需求。與訂單相關(guān)的廠商自動(dòng)顯示，采購(gòu)人員直接選擇即可，提交后，各供應(yīng)商同時(shí)收到競(jìng)標(biāo)信息，且不知道競(jìng)爭(zhēng)廠商信息。

小結(jié)：改變傳統(tǒng)發(fā)郵件工作量大、易出錯(cuò)的招標(biāo)方式，在流程中填寫(xiě)完競(jìng)標(biāo)要求、物料信息等，發(fā)送完流程各供應(yīng)商同時(shí)收到競(jìng)標(biāo)信息。

3、供應(yīng)商投標(biāo)便捷：OA系統(tǒng)+手機(jī)

1）多輪靈活報(bào)價(jià)

供應(yīng)商在收到邀標(biāo)流程之后，需在要求時(shí)間內(nèi)進(jìn)行報(bào)價(jià)。在規(guī)定報(bào)價(jià)時(shí)間內(nèi)供應(yīng)商可有多輪投標(biāo)機(jī)會(huì)。

（供應(yīng)商競(jìng)價(jià)單）

在報(bào)價(jià)流程中，供應(yīng)商可以設(shè)置多種價(jià)格類型，例如基本的物資價(jià)格和調(diào)試費(fèi)、安裝費(fèi)等服務(wù)費(fèi)用，從而靈活生成最終報(bào)價(jià)，供應(yīng)商在要求時(shí)間范圍之內(nèi)還未報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)單自動(dòng)提交。

為了提高競(jìng)標(biāo)成功率，減少流標(biāo)率，OA系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息和預(yù)算信息進(jìn)行比較，低于預(yù)算單價(jià)自動(dòng)提醒供應(yīng)商。

2）移動(dòng)端報(bào)價(jià)

同時(shí)，泛微OA系統(tǒng)打造了供應(yīng)商的移動(dòng)端。供應(yīng)商可在移動(dòng)端進(jìn)行填報(bào)，避免因?yàn)樵谕忮e(cuò)過(guò)投標(biāo)。

（移動(dòng)端投標(biāo)）

小結(jié)：供應(yīng)商競(jìng)價(jià)設(shè)置選項(xiàng)靈活，過(guò)程保密。

4、競(jìng)標(biāo)結(jié)果審批：自動(dòng)統(tǒng)計(jì)

1）競(jìng)標(biāo)到時(shí)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)

為了保證公正公平，競(jìng)標(biāo)時(shí)間未截止前，任何人不能查看供應(yīng)商競(jìng)標(biāo)價(jià)格，競(jìng)標(biāo)時(shí)間一到，競(jìng)標(biāo)結(jié)果自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。

2）競(jìng)標(biāo)結(jié)果審批流程

承辦購(gòu)員提交競(jìng)標(biāo)信息表（結(jié)果審批）至采購(gòu)主管或者采購(gòu)處長(zhǎng)等上級(jí)處審批，上級(jí)核準(zhǔn)后，系統(tǒng)自動(dòng)生成競(jìng)標(biāo)結(jié)果打印文件。

3）競(jìng)標(biāo)結(jié)果發(fā)送

訂貨單經(jīng)過(guò)EIP簽核后，將訂單號(hào)錄入競(jìng)標(biāo)結(jié)果審批單中，提交后本次競(jìng)標(biāo)結(jié)案，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送廠商得標(biāo)通知單；未中標(biāo)供應(yīng)商，通過(guò)郵件系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)《感謝函》。

4）招投標(biāo)關(guān)聯(lián)合同

根據(jù)招投標(biāo)的結(jié)果，可在創(chuàng)建合同流程時(shí)，自動(dòng)關(guān)聯(lián)相關(guān)信息，不需要再次進(jìn)行輸入。

小結(jié)：供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息自動(dòng)匯總，采購(gòu)人員按得標(biāo)供應(yīng)商匯總中標(biāo)信息，自動(dòng)產(chǎn)生打印模板。

5、供應(yīng)商交貨追蹤

泛微OA系統(tǒng)打通了采購(gòu)競(jìng)標(biāo)系統(tǒng)與SAP的供應(yīng)商信息，供應(yīng)商可在競(jìng)標(biāo)系統(tǒng)發(fā)起交貨，直接從中間表獲取SAP-PO單信息進(jìn)行交貨處理，并且可分多批次交貨。

（采購(gòu)交貨排貨業(yè)務(wù)管理）

采購(gòu)員可在采購(gòu)門戶中追蹤每一筆交貨訂單的狀況，實(shí)時(shí)追蹤物流。

小結(jié)：泛微OA競(jìng)標(biāo)系統(tǒng)與SAP供應(yīng)商信息關(guān)聯(lián)，獲取訂貨單信息。

二、泛微采購(gòu)招投標(biāo)管理系統(tǒng)實(shí)施價(jià)值

泛微協(xié)同OA辦公系統(tǒng)通過(guò)打通外部廠商和內(nèi)部采購(gòu)之間的信息壁壘，使得競(jìng)標(biāo)信息流轉(zhuǎn)一體化，簡(jiǎn)化操作提高效率：招標(biāo)信息同時(shí)發(fā)送，及時(shí)有效有保證；報(bào)價(jià)信息統(tǒng)一收集，保證公平性原則；投標(biāo)信息自動(dòng)匯總，避免錯(cuò)誤和遺漏。

此外，泛微OA系統(tǒng)在采購(gòu)管理上形成了全生命周期的管理方案，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)、降低成本、規(guī)范內(nèi)控、提高效率。

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