車輛管理對于車多、人多、用車頻率高的企業(yè)來說，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理、調(diào)度、維護(hù)是重要的行政服務(wù)事項(xiàng)之一。由于車輛管理的多維度性和車輛使用的靈活性，傳統(tǒng)的表格管理方式很難及時(shí)跟進(jìn)企業(yè)車輛的使用狀態(tài)，導(dǎo)致管理亂，用車難。

車輛管理對于車多、人多、用車頻率高的企業(yè)來說，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理、調(diào)度、維護(hù)是重要的行政服務(wù)事項(xiàng)之一。由于車輛管理的多維度性和車輛使用的靈活性，傳統(tǒng)的表格管理方式很難及時(shí)跟進(jìn)企業(yè)車輛的使用狀態(tài)，導(dǎo)致管理亂，用車難。

泛微OA系統(tǒng)通過表單建模、流程、臺賬等功能，實(shí)現(xiàn)車輛統(tǒng)一、有序的調(diào)度管理，保證用車原因明確、目的地清晰、出行安全。

（泛微車輛管理方案架構(gòu)）

一、泛微車輛管理方案亮點(diǎn)

1、實(shí)時(shí)了解車輛信息

1.1 建立車輛卡片：

車輛卡片中能夠顯示車輛的基本信息，主要包括：車牌號、廠牌型號、駕駛員、狀態(tài)以及用車人的相關(guān)信息。

1.2 多維度車輛維護(hù)：

為了保證公司資產(chǎn)安全和行車安全，泛微OA系統(tǒng)從駕駛員、油費(fèi)、保險(xiǎn)、維修保養(yǎng)、車輛年檢等維度對車輛進(jìn)行全方面的管理：

a.駕駛員管理：對駕駛員的信息進(jìn)行統(tǒng)一全面的管理，記錄了駕駛員駕照扣分情況、駕照到期時(shí)間、培訓(xùn)記錄和違章記錄，并且，會有短信自動提示到期換證和扣分情況。

b.油費(fèi)管理：在系統(tǒng)中統(tǒng)一管理油費(fèi)支出，方便后期統(tǒng)計(jì)油費(fèi)使用情況。

c.保險(xiǎn)管理：OA系統(tǒng)中記錄了車輛保險(xiǎn)的金額、到期時(shí)間和保險(xiǎn)公司等信息，在保險(xiǎn)到期前自動以短信等方式提醒。

d.維修管理：發(fā)現(xiàn)車輛損壞，可以新建車輛維修流程，填寫損壞情況，可上傳照片等附件作為補(bǔ)充說明。可關(guān)聯(lián)相關(guān)的流程、項(xiàng)目，讓損壞用車原因便于查詢。提交至系統(tǒng)后，車輛狀態(tài)即為“維修中”。

e.車輛年檢：臺賬中記錄了每輛車的年檢日期和下一次年檢日期，可設(shè)置到期提醒。

1.3 車輛狀態(tài)實(shí)時(shí)查詢：

車輛卡片建立后，車輛信息自動在OA系統(tǒng)更新，會自動形成所有車輛的狀態(tài)報(bào)表，使車輛管理員和用車申請人能夠?qū)崟r(shí)了解公司所有的車輛和信息。

（車輛查詢）

可以能過報(bào)表很清晰地查詢到所有公車的使用情況。車輛狀態(tài)主要分：空閑、已外出、已預(yù)訂、維修中4種。

2、發(fā)起用車申請

2.1 PC端發(fā)起申請：

員工需要用車時(shí)，可以直接在OA系統(tǒng)中發(fā)起用車流程，在發(fā)起界面可以看到已預(yù)訂但還未外出的用車信息。在申請頁面可關(guān)聯(lián)相關(guān)的項(xiàng)目和流程，讓用車原因便于查詢；如果時(shí)間地點(diǎn)符合自己的外出行程，可以與用車人聯(lián)系拼車，節(jié)約資源。

2.2 移動用車：

不僅在pc端可以提出用車申請，泛微OA辦公系統(tǒng)在移動端搭建了用車服務(wù)應(yīng)用，方便員工在移動端進(jìn)行用車申請。

用車服務(wù)應(yīng)用首頁面展現(xiàn)用戶所有的車輛預(yù)訂申請以及流程狀態(tài)，在用車日歷中可查看所選車輛的占用情況，避免車輛預(yù)訂申請時(shí)間沖突。在完成預(yù)訂后，可在地圖中標(biāo)識車輛預(yù)訂申請的出發(fā)地與目的地，位置一目了然。

2.3 微信訂乘：

泛微OA系統(tǒng)通過云橋集成，在微信端搭建訂乘系統(tǒng)，方便了員工上下班出行。在微信訂乘系統(tǒng)中，班車信息實(shí)時(shí)發(fā)布，員工可以隨時(shí)了解班車動態(tài)，避免出現(xiàn)因?yàn)榘嘬囆畔⒄{(diào)整而導(dǎo)致出行困難的情況。

為了規(guī)范線路信息，方便查找，泛微OA系統(tǒng)對公司班車的線路進(jìn)行了編號，并錄入系統(tǒng)，員工可通過訂乘系統(tǒng)的線路進(jìn)入查閱。在訂乘管理首頁，可根據(jù)日期進(jìn)行選擇，根據(jù)需要選擇訂乘類型、線路和人數(shù)提交訂乘申請。

（提交訂乘申請）

同樣，在微信訂乘系統(tǒng)中，泛微打造了專門的拼車平臺，員工可在拼車信息平臺中發(fā)布、查閱拼車信息，通過私下溝通協(xié)商后，進(jìn)行拼車，提高車輛使用率。

公司班車作為員工福利，給員工通勤外出帶來便利的同時(shí)，如何避免非本公司員工蹭車的情況？

微信企業(yè)號和e-mobile中的乘車卡片以及人臉識別功能幫助公司解決了這一難題，上車向司機(jī)出示即可，員工權(quán)益有保障。

（員工乘車卡片）

3、以流程管控用車全過程

3.1 管理員分配車輛：

OA系統(tǒng)申請用車流程提交后，首先需要部門負(fù)責(zé)人審批，批準(zhǔn)后由行政部車輛管理員分配車輛。車輛管理員分配時(shí)可以選擇到所有空閑的車輛，同時(shí)也能看到所有已預(yù)訂的車輛，如果有符合拼車的，也可以提醒用車人聯(lián)系拼車。

（管理員分配車輛）

在選擇完車輛之后，會自動帶出駕駛員相關(guān)信息，方便用車人聯(lián)系車輛，不耽誤行程。

3.2 門衛(wèi)放行：

車輛管理員分配完車輛后，流程流轉(zhuǎn)至門衛(wèi)處，等待放行。同時(shí)車輛卡片上的使用人信息自動更新，車輛狀態(tài)即為已預(yù)訂，其他人員申請用車時(shí)可以看到本條車輛預(yù)訂信息。

車輛出公司時(shí)，門衛(wèi)在電腦上核對車牌信息，并且為了統(tǒng)計(jì)車輛出行的里程數(shù)，檢查車輛出發(fā)時(shí)的公里數(shù)并錄入系統(tǒng)。提交流程后，到達(dá)門衛(wèi)返回確認(rèn)節(jié)點(diǎn)，同時(shí)OA系統(tǒng)自動記錄車輛出發(fā)日期，不需要人工再次輸入。

3.3 返回確認(rèn)：

門衛(wèi)在待辦流程中可以看到待放行和已放行的車輛狀況。車輛回來時(shí)，須在門衛(wèi)登記返回公里數(shù)并提交流程歸檔。OA系統(tǒng)自動計(jì)算本次使用公里數(shù)，同時(shí)自動記錄返回日期，使車輛行駛過程有記錄，及時(shí)進(jìn)行油耗管理。

3.4 車輛歸檔：

車輛回公司歸檔后，系統(tǒng)自動將車輛狀態(tài)變更為空閑，可進(jìn)行新的申請。

4、車輛統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表

泛微OA系統(tǒng)通過報(bào)表功能，打造了用車申請統(tǒng)計(jì)表、車輛行駛統(tǒng)計(jì)表、駕駛員本月外出次數(shù)統(tǒng)計(jì)表。每位員工的用車次數(shù)、車輛行駛里程以及駕駛員外勤次數(shù)通過圖表清晰可見。

管理層能夠通過車輛統(tǒng)計(jì)報(bào)表，分析車輛去向、車輛能耗情況，決定是否購置新車和新車類型，并且可以快速了解司機(jī)的工作狀態(tài)。

（車輛統(tǒng)計(jì)報(bào)表）

二、泛微車輛管理方案價(jià)值

泛微OA系統(tǒng)車輛管理能夠?qū)崟r(shí)了解每一輛車狀態(tài)，掌控已派出車輛的反饋時(shí)間，方便調(diào)度；微信訂乘系統(tǒng)中班車信息實(shí)時(shí)發(fā)布，全面統(tǒng)計(jì)各條線路乘車人數(shù)；申請用車時(shí)，可以看到已預(yù)訂將要外出車輛，拼車節(jié)省用車資源；車輛統(tǒng)計(jì)圖形和數(shù)字報(bào)表，給管理層提供更客觀準(zhǔn)確的分析依據(jù)。

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（泛微車輛管理方案架構(gòu)）

一、泛微車輛管理方案亮點(diǎn)

1、實(shí)時(shí)了解車輛信息

1.1 建立車輛卡片：

車輛卡片中能夠顯示車輛的基本信息，主要包括：車牌號、廠牌型號、駕駛員、狀態(tài)以及用車人的相關(guān)信息。

1.2 多維度車輛維護(hù)：

為了保證公司資產(chǎn)安全和行車安全，泛微OA系統(tǒng)從駕駛員、油費(fèi)、保險(xiǎn)、維修保養(yǎng)、車輛年檢等維度對車輛進(jìn)行全方面的管理：

a.駕駛員管理：對駕駛員的信息進(jìn)行統(tǒng)一全面的管理，記錄了駕駛員駕照扣分情況、駕照到期時(shí)間、培訓(xùn)記錄和違章記錄，并且，會有短信自動提示到期換證和扣分情況。

b.油費(fèi)管理：在系統(tǒng)中統(tǒng)一管理油費(fèi)支出，方便后期統(tǒng)計(jì)油費(fèi)使用情況。

c.保險(xiǎn)管理：OA系統(tǒng)中記錄了車輛保險(xiǎn)的金額、到期時(shí)間和保險(xiǎn)公司等信息，在保險(xiǎn)到期前自動以短信等方式提醒。

d.維修管理：發(fā)現(xiàn)車輛損壞，可以新建車輛維修流程，填寫損壞情況，可上傳照片等附件作為補(bǔ)充說明�？申P(guān)聯(lián)相關(guān)的流程、項(xiàng)目，讓損壞用車原因便于查詢。提交至系統(tǒng)后，車輛狀態(tài)即為“維修中”。

e.車輛年檢：臺賬中記錄了每輛車的年檢日期和下一次年檢日期，可設(shè)置到期提醒。

1.3 車輛狀態(tài)實(shí)時(shí)查詢：

車輛卡片建立后，車輛信息自動在OA系統(tǒng)更新，會自動形成所有車輛的狀態(tài)報(bào)表，使車輛管理員和用車申請人能夠?qū)崟r(shí)了解公司所有的車輛和信息。

（車輛查詢）

可以能過報(bào)表很清晰地查詢到所有公車的使用情況。車輛狀態(tài)主要分：空閑、已外出、已預(yù)訂、維修中4種。

2、發(fā)起用車申請

2.1 PC端發(fā)起申請：

員工需要用車時(shí)，可以直接在OA系統(tǒng)中發(fā)起用車流程，在發(fā)起界面可以看到已預(yù)訂但還未外出的用車信息。在申請頁面可關(guān)聯(lián)相關(guān)的項(xiàng)目和流程，讓用車原因便于查詢；如果時(shí)間地點(diǎn)符合自己的外出行程，可以與用車人聯(lián)系拼車，節(jié)約資源。

2.2 移動用車：

不僅在pc端可以提出用車申請，泛微OA辦公系統(tǒng)在移動端搭建了用車服務(wù)應(yīng)用，方便員工在移動端進(jìn)行用車申請。

用車服務(wù)應(yīng)用首頁面展現(xiàn)用戶所有的車輛預(yù)訂申請以及流程狀態(tài)，在用車日歷中可查看所選車輛的占用情況，避免車輛預(yù)訂申請時(shí)間沖突。在完成預(yù)訂后，可在地圖中標(biāo)識車輛預(yù)訂申請的出發(fā)地與目的地，位置一目了然。

2.3 微信訂乘：

泛微OA系統(tǒng)通過云橋集成，在微信端搭建訂乘系統(tǒng)，方便了員工上下班出行。在微信訂乘系統(tǒng)中，班車信息實(shí)時(shí)發(fā)布，員工可以隨時(shí)了解班車動態(tài)，避免出現(xiàn)因?yàn)榘嘬囆畔⒄{(diào)整而導(dǎo)致出行困難的情況。

為了規(guī)范線路信息，方便查找，泛微OA系統(tǒng)對公司班車的線路進(jìn)行了編號，并錄入系統(tǒng)，員工可通過訂乘系統(tǒng)的線路進(jìn)入查閱。在訂乘管理首頁，可根據(jù)日期進(jìn)行選擇，根據(jù)需要選擇訂乘類型、線路和人數(shù)提交訂乘申請。

（提交訂乘申請）

同樣，在微信訂乘系統(tǒng)中，泛微打造了專門的拼車平臺，員工可在拼車信息平臺中發(fā)布、查閱拼車信息，通過私下溝通協(xié)商后，進(jìn)行拼車，提高車輛使用率。

公司班車作為員工福利，給員工通勤外出帶來便利的同時(shí)，如何避免非本公司員工蹭車的情況？

微信企業(yè)號和e-mobile中的乘車卡片以及人臉識別功能幫助公司解決了這一難題，上車向司機(jī)出示即可，員工權(quán)益有保障。

（員工乘車卡片）

3、以流程管控用車全過程

3.1 管理員分配車輛：

OA系統(tǒng)申請用車流程提交后，首先需要部門負(fù)責(zé)人審批，批準(zhǔn)后由行政部車輛管理員分配車輛。車輛管理員分配時(shí)可以選擇到所有空閑的車輛，同時(shí)也能看到所有已預(yù)訂的車輛，如果有符合拼車的，也可以提醒用車人聯(lián)系拼車。

（管理員分配車輛）

在選擇完車輛之后，會自動帶出駕駛員相關(guān)信息，方便用車人聯(lián)系車輛，不耽誤行程。

3.2 門衛(wèi)放行：

車輛管理員分配完車輛后，流程流轉(zhuǎn)至門衛(wèi)處，等待放行。同時(shí)車輛卡片上的使用人信息自動更新，車輛狀態(tài)即為已預(yù)訂，其他人員申請用車時(shí)可以看到本條車輛預(yù)訂信息。

車輛出公司時(shí)，門衛(wèi)在電腦上核對車牌信息，并且為了統(tǒng)計(jì)車輛出行的里程數(shù)，檢查車輛出發(fā)時(shí)的公里數(shù)并錄入系統(tǒng)。提交流程后，到達(dá)門衛(wèi)返回確認(rèn)節(jié)點(diǎn)，同時(shí)OA系統(tǒng)自動記錄車輛出發(fā)日期，不需要人工再次輸入。

3.3 返回確認(rèn)：

門衛(wèi)在待辦流程中可以看到待放行和已放行的車輛狀況。車輛回來時(shí)，須在門衛(wèi)登記返回公里數(shù)并提交流程歸檔。OA系統(tǒng)自動計(jì)算本次使用公里數(shù)，同時(shí)自動記錄返回日期，使車輛行駛過程有記錄，及時(shí)進(jìn)行油耗管理。

3.4 車輛歸檔：

車輛回公司歸檔后，系統(tǒng)自動將車輛狀態(tài)變更為空閑，可進(jìn)行新的申請。

4、車輛統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表

泛微OA系統(tǒng)通過報(bào)表功能，打造了用車申請統(tǒng)計(jì)表、車輛行駛統(tǒng)計(jì)表、駕駛員本月外出次數(shù)統(tǒng)計(jì)表。每位員工的用車次數(shù)、車輛行駛里程以及駕駛員外勤次數(shù)通過圖表清晰可見。

管理層能夠通過車輛統(tǒng)計(jì)報(bào)表，分析車輛去向、車輛能耗情況，決定是否購置新車和新車類型，并且可以快速了解司機(jī)的工作狀態(tài)。

（車輛統(tǒng)計(jì)報(bào)表）

二、泛微車輛管理方案價(jià)值

泛微OA系統(tǒng)車輛管理能夠?qū)崟r(shí)了解每一輛車狀態(tài)，掌控已派出車輛的反饋時(shí)間，方便調(diào)度；微信訂乘系統(tǒng)中班車信息實(shí)時(shí)發(fā)布，全面統(tǒng)計(jì)各條線路乘車人數(shù)；申請用車時(shí)，可以看到已預(yù)訂將要外出車輛，拼車節(jié)省用車資源；車輛統(tǒng)計(jì)圖形和數(shù)字報(bào)表，給管理層提供更客觀準(zhǔn)確的分析依據(jù)。