沒遇到OA系統(tǒng)之前 ，工作中經(jīng)常會(huì)遇到這樣的尷尬：因文件太多，存儲(chǔ)較分散，想要用的時(shí)候，“翻箱倒柜”總也找不到；以前的文件資料用過后被擱置，想要重新查找簡直大海撈針；工作不聚焦，與自己相關(guān)的項(xiàng)目、待辦流程、任務(wù)進(jìn)度等無法第一時(shí)間掌握......

如何才能形成圍繞“我”展開的工作環(huán)境呢？如何才能實(shí)現(xiàn)文檔資料便捷而精準(zhǔn)的查找呢？如何才能實(shí)現(xiàn)工作聚焦化的管理呢？圍繞以上問題，一套協(xié)同辦公OA系統(tǒng)成為解決問題的關(guān)鍵。以泛微OA系統(tǒng)為例，強(qiáng)大的搜索功能、便捷的門戶引擎、細(xì)化的文檔分類，讓工作圍繞“我”展開。

一、強(qiáng)大的搜索功能

輕輕一點(diǎn)，即刻呈現(xiàn)

OA系統(tǒng)作為一個(gè)流程、信息、文檔集成平臺(tái)，與辦公相關(guān)的一切都可在上面進(jìn)行。而強(qiáng)大的搜索功能，讓工作中的事無巨細(xì)都可通過搜索即刻呈現(xiàn)。包括工作沉淀下來的文檔資料、經(jīng)驗(yàn)技巧；日常的費(fèi)用報(bào)銷、請假申請、合同審批等流程；客戶資料的記錄與跟蹤維護(hù)；日常的工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。

OA系統(tǒng)的搜索功能涵蓋“人員”、“流程”、“文檔”、“消息”、“郵件”、“新聞”、“公告”、“客戶”、“通訊”等模塊，不論是想聯(lián)系某個(gè)人還是查看某條流程進(jìn)度，只需輕輕一點(diǎn)，便可進(jìn)行精準(zhǔn)定位，實(shí)現(xiàn)快速查找。除此之外，系統(tǒng)支持首字母拼音搜索，無需切換鍵盤的中英文，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別搜索信息，進(jìn)一步提高了搜索的便捷性。

二、便捷的門戶引擎

網(wǎng)絡(luò)信息，歸納資源

工作高效與否很大程度上取決于是否能將“與我相關(guān)”的事情處理好，比如，需要及時(shí)回復(fù)的消息、需要立刻執(zhí)行的任務(wù)、需要馬上處理的審批等。有時(shí)候，一個(gè)人信息的滯后甚至可能影響他人的工作，比如財(cái)務(wù)主管沒有及時(shí)進(jìn)行的合同審批，很可能造成業(yè)務(wù)員的訂單延誤。

要想工作圍繞“我”展開并督促“我”高效執(zhí)行，一套多門戶OA系統(tǒng)必不可少。通過為企業(yè)提供信息聚合和分發(fā)平臺(tái)，多門戶旨在實(shí)現(xiàn)工作的緊密集成和高效協(xié)作。通過個(gè)人門戶、公司門戶、部門門戶、報(bào)表門戶等的構(gòu)建，將所有信息進(jìn)行網(wǎng)羅歸納，實(shí)現(xiàn)信息的精準(zhǔn)傳遞。

以“個(gè)人門戶”為例，主要用于個(gè)人崗位相關(guān)信息的聚合與推送。它更像是工作指引，圍繞“我”展開，把所有與“我”相關(guān)的崗位信息集中起來。待辦事宜、參與事項(xiàng)、工作計(jì)劃、會(huì)議邀請等，圍繞個(gè)人崗位維度，信息一覽無余，實(shí)現(xiàn)工作的快捷高效。

三、細(xì)化的文檔分類

按類存儲(chǔ)，精細(xì)查找

OA系統(tǒng)除了搜索與門戶功能外，文檔本身的分類存儲(chǔ)功能，進(jìn)一步對(duì)查閱的便捷性提供了保障。通過新建文件夾，可將不同的文檔歸類到相應(yīng)的文件夾之下，同時(shí)，文件夾可層層疊加，子目錄下又可新建子目錄，實(shí)現(xiàn)文檔的精細(xì)化管理。

在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，精準(zhǔn)信息的篩選與查找變得越來越重要。有時(shí)候時(shí)間沉淀下來的，比起價(jià)值更多是麻煩，比如小山堆一樣的文件、占據(jù)大量內(nèi)存的資料.....OA系統(tǒng)通過搜索引擎、分類管理、門戶應(yīng)用等，致力于實(shí)現(xiàn)文檔、信息、流程的歸納管理、精準(zhǔn)查找，讓工作圍繞“我”展開。