隨著企業(yè)成本的不斷攀升，利潤空間越來越小，費用管控變得越來越重要。OA系統(tǒng)預(yù)算管理作為幫助協(xié)調(diào)和控制一定時期內(nèi)資源的獲得、配置和使用的方式，早已成為財務(wù)、管理工作中不可或缺的一部分。

那么，如何才能避免大量款項的不翼而飛？如何才能細化費用管控避免預(yù)算超支？針對這一問題，OA系統(tǒng)通過對錯綜復(fù)雜費用的智能預(yù)警，從個人、部門及兩者相結(jié)合的角度，實現(xiàn)企業(yè)費用的精細化管控，從而徹底告別預(yù)算超支。

1、給每筆費用裝上“GPS”

精細預(yù)警全面管控

每筆費用用在哪里，何種用途，報銷人是誰，在OA系統(tǒng)費用清單上所有信息一覽無余。而通過設(shè)置具體款項的預(yù)警值，從時間維度與周期維度對費用進行精細化的分配與管控，就如同給每筆費用裝上“GPS”實時定位儀，跟蹤部門、個人、項目的費用使用情況。

在費用設(shè)置中，對某一預(yù)警對象可進行預(yù)警方式、預(yù)警數(shù)值、預(yù)警周期等的設(shè)置。對于大多數(shù)公司，不同時間段市場推廣力度、活動策劃等會有相應(yīng)的變化，例如在年終沖刺旺季，公司的預(yù)算支出相較于平時可能會有大幅度的提升。針對這一現(xiàn)象，可根據(jù)“年、季度、月度”等實際情況對預(yù)警對象的預(yù)警值進行設(shè)置。同時，也可自定義預(yù)算周期，在系統(tǒng)日歷中選出具體的時間段即可設(shè)置。

另一方面，對于不同的預(yù)警對象所投入的預(yù)算支出也會有差異。在OA系統(tǒng)中，可細化到針對每個人、每個角色、每個崗位的預(yù)警值設(shè)定。同時，為了增加設(shè)置的便捷性，可勾選“相同角色”、“相同部門”進行相同預(yù)算方案的統(tǒng)一設(shè)置。

2、“一刀切”不如“按需分”

部門、個人多維管控

預(yù)算就相當(dāng)于一塊“蛋糕”，“一刀切”不如“按需分”，給產(chǎn)能較高或支出較高的部門或個人更多預(yù)算有助于公司業(yè)績的持續(xù)增長與良性運轉(zhuǎn)。基于不同的管理場景，OA系統(tǒng)提供三種費控模式：個人費控、部門費控及兩者綜合角度下的費控管理。

個人費控模式。對管理模式扁平化的用戶，費用的控制相對垂直化，主要從個人角度進行費用控制。通過設(shè)置每一位員工的費用預(yù)算，比較清晰直觀的呈現(xiàn)出資金走向。

部門費控模式。部門費控模式相較于個人費控模式，給予部門主管更多靈活分配報銷額度的空間。以各部門實際情況出發(fā)，在實現(xiàn)部門費控的基礎(chǔ)上，確保部門里個人的合理預(yù)算分配。

綜合費控模式。對于業(yè)務(wù)復(fù)雜的一些大型集團公司來說，費用變量較多，主要從個人與部門相結(jié)合的角度進行費用管控。部門層面上的市場營銷費用、差旅費等皆計入部門，個人所產(chǎn)生的費用計入個人，部門與個人已報銷、剩余報銷、總報銷金額一目了然，讓企業(yè)費用控制更精準、更具價值導(dǎo)向。

3、實時費用統(tǒng)計

超支自動“節(jié)流”

系統(tǒng)智能監(jiān)控每筆資金的動向，實時統(tǒng)計與分析預(yù)算情況，并對超支“動作”進行及時反饋。員工每進行一筆報銷，系統(tǒng)中的報銷數(shù)據(jù)也會隨之更新，包括當(dāng)前該員工可報銷的總額是多少，已報銷了多少額度，還剩下多少額度可以報銷，以及該員工所在部門離預(yù)警值還差多少額度等。

當(dāng)出現(xiàn)超支情況，可根據(jù)公司實際情況提供兩種解決方案。第一種，直接限定超支后報銷申請被駁回；第二種情況則相對靈活，員工仍然可以提交報銷申請，但會增加審批節(jié)點以確認該申請是否應(yīng)該通過，這對一些特殊情況下的預(yù)算超支有較好的管控效果。

預(yù)算的制定對于公司整體規(guī)劃有著至關(guān)重要的作用，預(yù)算超支卻是令人頭疼的一大難題。泛微OA系統(tǒng)通過全面而精細的預(yù)算管控體系，對超支情況進行智能預(yù)警，真正使企業(yè)告別預(yù)算超支，從而節(jié)省成本實現(xiàn)利潤最大化