什么是SOP(Standard Operation Procedure，標準作業(yè)程序)，對于很多人來講，這可能并不是一個熟悉的概念。因為很少有企業(yè)能夠真正做到這一點。但事實上，SOP體系的建立對企業(yè)的運行效率和運行效果有著極其重要的作用。

什么是SOP

SOP (Standard Operation Procedure) 標準作業(yè)程序，將某一個崗位的所涉及面臨的工作標準操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式描述出來，用來指導(dǎo)和規(guī)范日常的工作。

1. 將企業(yè)積累下來的技術(shù)、經(jīng)驗，記錄在標準文件中,以免因技術(shù)人員的流動而使技術(shù)流失；  
2. 使人員經(jīng)過短期培訓(xùn)，快速掌握較為先進合理的技術(shù)，大幅降低培訓(xùn)成本；   
3. 根據(jù)標準，非常易于追查工作中產(chǎn)生問題的原因；   
4. 樹立良好的作業(yè)形象，依此來取得客戶信賴與滿意。   
5. 貫徹ISO核心(說，寫，做一致)，實現(xiàn)管理規(guī)范化、流程條理化、標準化、形象化、簡單化。   
6. 企業(yè)最基本﹑最有效的管理工具。

以把大象裝冰柜為例: 可能SOP中就應(yīng)是這樣的描述(意想操作),首先,操作人員需正面面對冰柜,雙腿直立,將大象放置右腳側(cè)50厘米處,右手以45度角向上抬起冰箱門后,換左手支撐冰箱門,右手提起大象,向上抬約1米,超冰柜平面40-60厘米,平移50厘米,右手下放,將大象放置冰箱底部,左手關(guān)閉冰柜門.檢察冰柜是否封閉嚴緊(描述中的角度,過程,檢查是均經(jīng)過科學(xué)化的實驗,論證,即為最省力,最簡便,最適當,質(zhì)量保證最好的)

SOP提升企業(yè)日常運行效率和運行效果

在企業(yè)中，由于許多崗位的人員經(jīng)常會發(fā)生變動，不同的人由于不同的成長經(jīng)歷、性格、學(xué)識和經(jīng)驗，可能做事情的方式和步驟各不相同，最終的效果也會有所差異。即使做事的方式和步驟有相同，但做每件事的標準和度仍會有一些差異，比方說，我們經(jīng)常會在一些窗口行業(yè)看到“微笑服務(wù)”，他們的經(jīng)理人員和上級也會對員工有這樣的要求，但到底什么是微笑，可能每個人都會有不同的理解。SOP的作用在于把工作的每個細節(jié)進行量化和規(guī)范。比如上邊提到的“把大象裝冰柜”的例子。SOP本身是在實踐操作中不斷進行總結(jié)、優(yōu)化和完善的產(chǎn)物，在這一過程中積累了許多人的共同智慧，因此相對比較優(yōu)化，能提高做事情的效率，同時也能夠保證事務(wù)的處理效果不因為執(zhí)行人不同而產(chǎn)生較大的影響。

有了SOP，保證企業(yè)日常工作的連續(xù)性和相關(guān)知識的積累，也無形中為企業(yè)節(jié)約了一些管理投入成本。特別是在當今經(jīng)濟全球化、競爭全球化的知識經(jīng)濟時代，更是如此。

泛微：協(xié)同OA在企業(yè)SOP體系建設(shè)中的應(yīng)用

前面提到，“SOP本身是在實踐操作中不斷進行總結(jié)、優(yōu)化和完善的產(chǎn)物”，這決定了SOP體系必須要建立在完善的知識管理和嚴謹?shù)闹贫葓?zhí)行體系上，協(xié)同OA要能夠提供知識經(jīng)驗的積累、隱性知識的轉(zhuǎn)化，以及知識的分享、利用、創(chuàng)新，提供閉環(huán)管理工具，才能真正為SOP體系的建立提供幫助。

泛微咨詢副總裁袁立松向筆者介紹，SOP體系建設(shè)的兩個必要條件，是有良性的知識管理體系和制度流程執(zhí)行體系，與協(xié)同OA知識管理、流程固化的應(yīng)用非常吻合。哪項業(yè)務(wù)怎么做比較有效率，并且能保證結(jié)果最優(yōu)。SOP要回答好這個問題，就必然需要知識經(jīng)驗的積累、驗證、跟蹤、分析，才能最終形成標準作業(yè)程序。這需要借助強大的管理平臺來實現(xiàn)。

SOP中有兩個很重要的概念，就是流程和控制點。在協(xié)同OA平臺上，也有很多控制點，具體表現(xiàn)在單個流程中，比如說填寫費用報銷單。通過SOP要告訴一個新人，該怎么去填一張合適的費用報銷單。協(xié)同OA平臺上的費用報銷流程也是這樣的功效，告訴他報銷單上哪些是必填的、報銷方式有幾種，怎么填才是正確的，等等。不是簡單的紙質(zhì)流程電子化，還有更多的就是對控制點的把握。然后通過流程分析，就能得到最佳的作業(yè)流程和作業(yè)方法。

SOP的過程是一個繁瑣、枯燥的過程，但是對企業(yè)來講，也是一項重要的工作。如何讓SOP的工作能夠循序漸進，也需要借助協(xié)同OA這樣的平臺。泛微協(xié)同OA系統(tǒng)里針對某個崗位或者某項工作的經(jīng)驗總結(jié)所形成的知識地圖等，各類流程亦可以通過流程監(jiān)測與分析找到最佳的執(zhí)行路徑。這些都可以成為制訂SOP的參考素材。

對于暫時沒有能力去做SOP、但希望在未來有一本SOP手冊指導(dǎo)員工工作的企業(yè)來講，協(xié)同OA平臺無疑是一個很好的過渡性工具。當然，協(xié)同OA的價值不僅僅在于為SOP提供幫助，它最大的管理價值在于：幫助企業(yè)實現(xiàn)各項制度的落地和規(guī)范管理，同時構(gòu)建起學(xué)習(xí)型組織的氛圍。