約訪鄧曄的時(shí)間，正好在7月底的年中工作會議舉辦不久，他剛剛就第三次集團(tuán)管控權(quán)責(zé)體系的信息化落地進(jìn)行了匯報(bào)。他說，這是從泛微OA上線以來，第三次大的集團(tuán)管控體系調(diào)整，由集團(tuán)行政部、戰(zhàn)投部和第三方的咨詢機(jī)構(gòu)共同制訂，目前基于OA流程管理落地固化的集團(tuán)管控體系已經(jīng)在西安、沈陽、天津和重慶4個(gè)分公司正式啟用，系統(tǒng)里梳理出來的300多條流程是最為實(shí)在的成果。

上線OA的契機(jī)

時(shí)間撥回到2010年，這一年，上實(shí)城開收購了北京的上市房企中新地產(chǎn)，全國范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)迅速鋪開。然而，當(dāng)時(shí)公司仍然采用紙質(zhì)審批的方式，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)全國各地飛，經(jīng)常需要審批的時(shí)候找不到領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)時(shí)的解決方式是，每個(gè)公司設(shè)置一名專門的行政秘書，負(fù)責(zé)找領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)在什么地方，就把需要審批的文件傳真給當(dāng)?shù)氐男姓�秘書，對方行政找到領(lǐng)導(dǎo)審批之后，再傳真回來。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的審批尚且如此，通常一個(gè)審批流程涉及到多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，審批效率可想而知。為此，從有紙化辦公到無紙化辦公，成為OA系統(tǒng)上線的最初目標(biāo)�？紤]到整合過程中可能出現(xiàn)的流程變革，鄧曄選擇了流程引擎較為強(qiáng)大的泛微OA平臺，3年過去了，這個(gè)平臺，亦見證了上實(shí)城開在集團(tuán)化流程管控方面的提升。

流程標(biāo)準(zhǔn)化

報(bào)批件流程是OA辦公系統(tǒng)剛剛上線的時(shí)候，使用最為廣泛的流程。用鄧曄的話說，當(dāng)時(shí)最簡單的想法，就是實(shí)現(xiàn)無紙化。為此，集團(tuán)采取了近乎苛刻的推行制度：報(bào)批件事項(xiàng)和流程請示都必須要走OA系統(tǒng)，不管多急的事情，紙質(zhì)的文件一概不予處理。這拉開了無紙化辦公的序幕，卻存在著諸多不如人意：為了配合報(bào)批件流程的應(yīng)用，上實(shí)城開專門設(shè)置了一個(gè)報(bào)批件專員，負(fù)責(zé)分析報(bào)批事項(xiàng)并分發(fā)給相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)；但報(bào)批件專員需要分析全國的報(bào)批件，工作量巨大，并且人為地判定缺乏標(biāo)準(zhǔn)，多選一個(gè)人、少選一個(gè)人或者選錯(cuò)審批人的情況不可避免，準(zhǔn)確度難以保障。

很快地，基于OA的流程標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)提上日程。現(xiàn)在，原來的報(bào)批件事項(xiàng)按照業(yè)務(wù)職能、功能職能進(jìn)行了細(xì)分，每個(gè)細(xì)分的事項(xiàng)都通過相應(yīng)的流程進(jìn)行了固化，鄧曄介紹，這幾乎涵蓋了上實(shí)城開所有的業(yè)務(wù)范圍，包括工程類、設(shè)計(jì)類、營銷類、招采類、銷售類等等，提報(bào)的時(shí)候，直接選擇相應(yīng)的流程，就直接可以按照設(shè)置好的審批節(jié)點(diǎn)自動流轉(zhuǎn)，省卻了報(bào)批件專員的環(huán)節(jié)。當(dāng)然，作為香港上市企業(yè)，任何事項(xiàng)流程都得到了更規(guī)范的體現(xiàn)和存檔。

“門面”改造

在鄧曄而言，信息化系統(tǒng)的界面就如一個(gè)人的形象同樣重要。雖然采用了強(qiáng)推的方式完成了從無紙化到有紙化的蛻變，但用戶體驗(yàn)同樣是上實(shí)城開信息化關(guān)注的一個(gè)課題。鄧曄表示，系統(tǒng)是要人去用，最終是人想要去用。一套系統(tǒng)別人會不會愿意去用，會不會想要去用，會不會主動去用，可能首先取決于他的界面是否人性化，是否具有親和力，其次才是一些功能的深化。為此，上實(shí)城開協(xié)同OA在2014年進(jìn)行了門戶界面的改版，定位于讓用戶登陸系統(tǒng)第一時(shí)間就能了解到：我要做什么、我能做什么、要我做什么。

上實(shí)城開OA界面

對于協(xié)同OA系統(tǒng)的定位，鄧曄表示后續(xù)會注重往大OA方面發(fā)展，把各個(gè)的異構(gòu)系統(tǒng)全都架設(shè)到大OA平臺之下，在統(tǒng)一的辦公平臺來實(shí)現(xiàn)新聞的查閱、流程的審批、所有業(yè)務(wù)信息的查閱以及基于這個(gè)平臺做決策分析。