約訪鄧曄的時間，正好在7月底的年中工作會議舉辦不久，他剛剛就第三次集團管控權責體系的信息化落地進行了匯報。他說，這是從泛微OA上線以來，第三次大的集團管控體系調整，由集團行政部、戰(zhàn)投部和第三方的咨詢機構共同制訂，目前基于OA流程管理落地固化的集團管控體系已經(jīng)在西安、沈陽、天津和重慶4個分公司正式啟用，系統(tǒng)里梳理出來的300多條流程是最為實在的成果。

上線OA的契機

時間撥回到2010年，這一年，上實城開收購了北京的上市房企中新地產(chǎn)，全國范圍內的業(yè)務迅速鋪開。然而，當時公司仍然采用紙質審批的方式，集團領導全國各地飛，經(jīng)常需要審批的時候找不到領導。當時的解決方式是，每個公司設置一名專門的行政秘書，負責找領導審批，領導在什么地方，就把需要審批的文件傳真給當?shù)氐男姓�秘書，對方行政找到領導審批之后，再傳真回來。一個領導的審批尚且如此，通常一個審批流程涉及到多個領導，審批效率可想而知。為此，從有紙化辦公到無紙化辦公，成為OA系統(tǒng)上線的最初目標�？紤]到整合過程中可能出現(xiàn)的流程變革，鄧曄選擇了流程引擎較為強大的泛微OA平臺，3年過去了，這個平臺，亦見證了上實城開在集團化流程管控方面的提升。

流程標準化

報批件流程是OA辦公系統(tǒng)剛剛上線的時候，使用最為廣泛的流程。用鄧曄的話說，當時最簡單的想法，就是實現(xiàn)無紙化。為此，集團采取了近乎苛刻的推行制度：報批件事項和流程請示都必須要走OA系統(tǒng)，不管多急的事情，紙質的文件一概不予處理。這拉開了無紙化辦公的序幕，卻存在著諸多不如人意：為了配合報批件流程的應用，上實城開專門設置了一個報批件專員，負責分析報批事項并分發(fā)給相應的領導；但報批件專員需要分析全國的報批件，工作量巨大，并且人為地判定缺乏標準，多選一個人、少選一個人或者選錯審批人的情況不可避免，準確度難以保障。

很快地，基于OA的流程標準化體系建設提上日程�，F(xiàn)在，原來的報批件事項按照業(yè)務職能、功能職能進行了細分，每個細分的事項都通過相應的流程進行了固化，鄧曄介紹，這幾乎涵蓋了上實城開所有的業(yè)務范圍，包括工程類、設計類、營銷類、招采類、銷售類等等，提報的時候，直接選擇相應的流程，就直接可以按照設置好的審批節(jié)點自動流轉，省卻了報批件專員的環(huán)節(jié)。當然，作為香港上市企業(yè)，任何事項流程都得到了更規(guī)范的體現(xiàn)和存檔。

“門面”改造

在鄧曄而言，信息化系統(tǒng)的界面就如一個人的形象同樣重要。雖然采用了強推的方式完成了從無紙化到有紙化的蛻變，但用戶體驗同樣是上實城開信息化關注的一個課題。鄧曄表示，系統(tǒng)是要人去用，最終是人想要去用。一套系統(tǒng)別人會不會愿意去用，會不會想要去用，會不會主動去用，可能首先取決于他的界面是否人性化，是否具有親和力，其次才是一些功能的深化。為此，上實城開協(xié)同OA在2014年進行了門戶界面的改版，定位于讓用戶登陸系統(tǒng)第一時間就能了解到：我要做什么、我能做什么、要我做什么。

上實城開OA界面

對于協(xié)同OA系統(tǒng)的定位，鄧曄表示后續(xù)會注重往大OA方面發(fā)展，把各個的異構系統(tǒng)全都架設到大OA平臺之下，在統(tǒng)一的辦公平臺來實現(xiàn)新聞的查閱、流程的審批、所有業(yè)務信息的查閱以及基于這個平臺做決策分析。