摘要：總裁辦助理不再因此而忙亂，而集團(tuán)高管則可以在自己的門戶上輕松查閱各類總結(jié)計劃文檔！這一切都依托于泛微OA平臺上的一個流程、一個知識目錄和一個門戶。

“我用了很多方式來推進(jìn)部門的總結(jié)計劃提交制度，但總體來講收效甚微。且不談內(nèi)容是否規(guī)范，單是按時提交就很難做到統(tǒng)一。有時候，感覺變成了下屬們的秘書，需要時刻提醒他們該交總結(jié)計劃了？統(tǒng)計誰交了誰沒交？催促他們最后截止提交的日期……”

“作為集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)，除了每個月度的財務(wù)報告和簡單的電話、會議交流之外，我甚至無法知曉分管業(yè)務(wù)更加詳細(xì)的月度進(jìn)展情況，更加無法對團(tuán)隊執(zhí)行力進(jìn)行綜合評估。只看到結(jié)果或者部分，讓我對很多下屬的績效考核無法做到客觀、公正”

……

如果您正為以上這些問題而困擾，那么，海亮集團(tuán)的工作計劃體系落地實踐可以提供一種指引。

以前，在海亮集團(tuán)每個月末月初都是總裁辦助理最忙亂的時候：由于收集面向的部門較多，且缺乏相應(yīng)的匯報規(guī)范，資料收集的及時性、規(guī)范性以及的資料歸類收擋等工作難度加大，更最重要的是，集團(tuán)高管想要查閱某項業(yè)務(wù)的總結(jié)匯報文檔，往往很難快速提供，而且由于收集的內(nèi)容本身缺乏規(guī)范性，反而需要高管在繁雜的信息中檢索重要信息！對高管而言，這樣的總結(jié)匯報甚至還不如一個電話、一封郵件來得直接！

因此，在泛微OA項目的需求調(diào)研過程中，海亮集團(tuán)總裁辦的相關(guān)人員，提出了把工作總結(jié)計劃管理需求通過OA進(jìn)行落地的想法。很快，集團(tuán)每個月的總結(jié)計劃提交更加快捷，最明顯的是，總裁辦助理不再因此而忙亂，而集團(tuán)高管則可以在自己的門戶上輕松查閱各類總結(jié)計劃文檔！這一切都依托于泛微OA平臺上的一個流程、一個知識目錄和一個門戶。

一個流程，解決提交、分類、歸檔、審閱

在海亮集團(tuán)協(xié)同OA工作平臺上，每個月末，OA會提醒相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人準(zhǔn)備提交工作計劃總結(jié)的提交，每個月初各業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人通過工作計劃與總結(jié)提交流程把月度工作總結(jié)與計劃呈報上來，總裁辦助理、總裁主任進(jìn)行總結(jié)計劃文檔的分類、歸檔確認(rèn)【事先預(yù)定好的知識目錄】，最終呈報集團(tuán)高管。

海亮集團(tuán)工作計劃與總結(jié)提交流程原型示例

一個知識目錄

為了更好地對月度工作總結(jié)進(jìn)行分類管理，海亮集團(tuán)在協(xié)同OA平臺上，根據(jù)集團(tuán)總裁辦對計劃與總結(jié)的分類目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)建立起了工作總結(jié)計劃知識目錄，并按照嚴(yán)格的權(quán)限體系，設(shè)置了在相應(yīng)目錄下的操作權(quán)限，包括創(chuàng)建、搜索、查閱、附件下載、打印、編輯等權(quán)限，以及相應(yīng)目錄下的文檔是否經(jīng)過審批才能發(fā)布等等。而這個知識目錄在工作總結(jié)計劃提交流程中被調(diào)用，用以在流程過程中實現(xiàn)文檔的規(guī)范化歸類。

海亮集團(tuán)工作計劃與總結(jié)知識目錄原型示例

一個高管門戶總結(jié)計劃實時查閱

一旦總裁辦主任完成總結(jié)計劃的審批，或者相關(guān)的工作總結(jié)計劃目錄下創(chuàng)建了新的文檔，在集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)的個人門戶上，都會收到實時的推送：通過待辦、待閱兩個入口，讓高管隨時隨地隨需查閱工作總結(jié)計劃。

海亮集團(tuán)工作計劃與總結(jié)提交流程原型示例

現(xiàn)在，通過一個流程、一個知識目錄、一個高管門戶，海亮集團(tuán)基本解決了工作總結(jié)計劃收集、提交、高效共享等問題，但對于執(zhí)行高薪高效企業(yè)文化的海亮集團(tuán)而言，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。海亮集團(tuán)希望實現(xiàn)的，不僅僅是工作計劃總結(jié)的高效收集，更多的是，通過IT的手段使每一個計劃任務(wù)落實到人、計劃執(zhí)行過程由隱性走向顯性，并通過合理、有效的共享機(jī)制，進(jìn)一步提升計劃執(zhí)行的圍觀度，落實集團(tuán)KPI考核體系。