總帳工具是總帳系統(tǒng)自帶的一個應(yīng)用程序，它可以實現(xiàn)不同帳套或同一帳套不同機器之間的數(shù)據(jù)傳遞。主要包括以下內(nèi)容：

一 總賬工具的功能

總賬工具可以對憑證、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行復(fù)制。當(dāng)新建帳套的公共目錄與已建立的公共目錄相同或類似，可以使用本功能對公共目錄進行復(fù)制。另外，本功能對不同帳套的公共目錄進行復(fù)制，可以在不同帳套中進行憑證傳遞，完成不同帳套復(fù)制公共目錄的功能。

作用：

1、如總部有若干個分支機構(gòu)的賬套，為保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的一致性，可以進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的復(fù)制。

2、ERP中處理日常業(yè)務(wù)有許多沒有完善的地方，企業(yè)常常在出了了幾個月的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)后希望能重新建一新賬套，利用總賬工具的復(fù)制功能可以減少企業(yè)重新輸入基礎(chǔ)檔案的時間。

3、總賬工具提供了從制定賬套中將基礎(chǔ)檔案、記賬憑證導(dǎo)出并導(dǎo)入到別的指定賬套的功能，大大提高了效率。

二 使用總賬工具的注意事項

1、建立新賬套時，不要勾選“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”，因為新建賬套的會計科目將由原賬套導(dǎo)入。

2、新賬套的“基礎(chǔ)信息”設(shè)置要與原賬套設(shè)置一致。

3、新賬套的“編碼方案”也要與原賬套設(shè)置一致。

注：由于在設(shè)置新賬套的核算類型時沒有勾選 “按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”，所以系統(tǒng)給新賬套的會計科目編碼級次是“3-2-2-2-2”，而原賬套的編碼級次為“4-2-2-2”，因此，要注意在這里要 把新賬套的編碼級次改為“4-2-2-2”與原賬套的一致。

4、基礎(chǔ)檔案沒有導(dǎo)入完全的情況下，不要做憑證導(dǎo)入，憑證導(dǎo)入要最后一步才做。

5、導(dǎo)入基礎(chǔ)檔案時，如源數(shù)據(jù)中沒有該檔案，則不能進行復(fù)制；

6、對于有分級的基礎(chǔ)檔案，如會計科目，部門目錄，項目目錄等，目的賬套的相應(yīng)檔案應(yīng)為空，否則不能進行復(fù)制；

7、對于無分級的公共目錄，如個人目錄、成套件目錄等，將把不同的目錄追加復(fù)制到目的賬套中。

8、“數(shù)據(jù)源”及“目的數(shù)據(jù)”內(nèi)容輸入后，就可以將要復(fù)制的“數(shù)據(jù)源”內(nèi)容復(fù)制到“目的數(shù)據(jù)”帳套中。

8、在復(fù)制公共目錄時，要按復(fù)制順序進行，這是因為后復(fù)制的信息會引入到先復(fù)制的信息，如復(fù)制存貨檔案時，系統(tǒng)首先得有存貨分類設(shè)置檔案信息和計量單位信息，復(fù)制順序如下：

部門→職員→地區(qū)分類、客戶分類、供應(yīng)商分類→付款條件→發(fā)運方式→客戶、供應(yīng)商→存貨分類→計量單位組→計量單位編碼→存貨→倉庫、貨運→產(chǎn)品結(jié)構(gòu)（既 物料清單）、成套件→收發(fā)類別→銷售類型、采購類型→幣種→科目→結(jié)算方式、費用項目、常用摘要、項目（項目大類、項目目錄）、憑證類別、非合理損耗類型 （沒有順序，課在任意時刻導(dǎo)入）

三、詳細(xì)操作步驟

1、把001帳套的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和會計憑證復(fù)制到002帳套，則001帳套為數(shù)據(jù)源，002帳套為目的數(shù)據(jù)

2、新建帳套，帳套號：002（跟原來的設(shè)置基本一致，選擇相同的會計準(zhǔn)則，啟用年度一樣）

3、打開總賬工具，T3/T6/U8總賬工具的路徑不同，下面給大家分別介紹：

T3總賬工具路徑，電腦開始菜單→所有程序→T3系列管理軟件→總賬工具，如下圖：