盡管所有會計解決方案都包含財務(wù)管理的基本功能，但不同產(chǎn)品之間的功能存在顯著差異。因此，至關(guān)重要的是要通過評估解決方案的功能如何幫助您滿足特定需求來了解其健壯性。會計軟件的要求可能會因公司規(guī)模和行業(yè)以及公司的地理位置而異。

會計系統(tǒng)應(yīng)適應(yīng)您現(xiàn)有的流程。重要的是要知道貴公司的哪些用戶需要采取哪些步驟才能有效地轉(zhuǎn)移資金。然后，您可以將搜索量身定制為一個系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以處理您的工作流程并自動執(zhí)行或簡化該過程中的步驟。

準(zhǔn)備將財務(wù)數(shù)據(jù)從舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到新系統(tǒng)也很重要。這對于實現(xiàn)成功至關(guān)重要，原因有幾個，其中之一就是您的數(shù)據(jù)需要匹配新系統(tǒng)中的字段以保持其準(zhǔn)確性。不完整或不正確的數(shù)據(jù)可能會完全改變您的數(shù)字和財務(wù)報表；還必須保留歷史數(shù)據(jù)以用于合規(guī)性目的和分析。確保您了解需要保留哪些文件以符合財務(wù)法規(guī)。同樣，您可以傳輸?shù)臍v史信息越多，報告的相關(guān)性就越高。

會計軟件的主要優(yōu)點(diǎn)

通過消除計算中的人為錯誤風(fēng)險來提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。通過加強(qiáng)影響法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的活動來保持政府合規(guī)性。通過自動計算和簡化的工作流程來加快整個會計流程。在中央位置輕松組織和訪問數(shù)據(jù)。快速匯總各種會計報告。有效地將會計數(shù)據(jù)傳遞到組織中的各個部門。

為什么使用會計軟件？

會計軟件的主要目的是管理公司的財務(wù)信息。通過使用會計軟件，公司可以跟蹤成本，收入和盈利能力，并遵守財務(wù)法規(guī)和會計標(biāo)準(zhǔn)。

什么人會使用會計軟件？

會計，會計，首席財務(wù)官（CFO）和會計部門的其他成員使用會計軟件。根據(jù)公司的規(guī)模及其運(yùn)營的復(fù)雜程度，會計部門的規(guī)�？赡軙�有所不同，可以包括一名負(fù)責(zé)所有事務(wù)的人員或許多負(fù)責(zé)特定財務(wù)操作（例如應(yīng)付賬款，應(yīng)收賬款，現(xiàn)金管理或費(fèi)用管理）的員工。

獨(dú)立會計師或為客戶管理財務(wù)的會計公司也可以使用它。外部會計師可以使用自己的軟件來幫助客戶，或者他們可能需要使用客戶的軟件。

最后，對公司財務(wù)狀況感興趣的高管和企業(yè)所有者使用會計軟件。高管通常需要訪問報告和儀表板，并且很少管理交易或任何其他會計活動。

會計軟件種類

不同類型的會計軟件之間可能存在巨大差異。會計解決方案可以是非常通用的，并通過為中型和大型公司提供特定于行業(yè)的功能來提供任何公司都可以使用或極其復(fù)雜的基本功能。交付模型和解決方案模塊的交付方式也很重要。

套件與最佳組合–會計系統(tǒng)可用于管理涉及支付的業(yè)務(wù)的任何方面，但是許多系統(tǒng)只是準(zhǔn)系統(tǒng)：應(yīng)付賬款和應(yīng)收賬款。套件系統(tǒng)通常提供許多模塊，這些模塊集成了庫存，費(fèi)用，時間跟蹤，工資單等，并使這些帳戶之間的對帳變得容易且自動化。專業(yè)化程度更高的公司可能會更好地使用僅滿足其需求的系統(tǒng)。例如，服務(wù)提供商可能只需要包含時間跟蹤信息的總帳即可。同時管理費(fèi)用的會計系統(tǒng)可能會最適合咨詢公司。

云與本地–云與本地：云會計系統(tǒng)提供軟件即服務(wù)（SaaS）定價模型，并在瀏覽器中運(yùn)行。本地工具安裝在客戶擁有和維護(hù)的硬件上。

云–大多數(shù)新的會計工具都誕生于云中。他們的定價模型通常基于用戶數(shù)量�；�于云的軟件解決方案易于實施，不需要硬件投資，并且允許您根據(jù)使用情況隨時間付費(fèi)。通常，云工具很難提供強(qiáng)大的脫機(jī)功能，使您可以在斷開互聯(lián)網(wǎng)連接的情況下完成操作并訪問帳戶。對于小型企業(yè)而言，云由于成本較低而通常是更好的選擇。

本地–提供本地解決方案的許多供應(yīng)商也提供其軟件的云版本。使用本地工具的大多數(shù)客戶會根據(jù)用戶數(shù)量購買永久許可證，并支付年度維護(hù)費(fèi)。本地系統(tǒng)可能是客戶端-服務(wù)器工具，需要在每個用戶的PC上安裝軟件，否則可能是基于瀏覽器的。本地工具需要IT支持來安裝和維護(hù)，并且還需要對硬件進(jìn)行投資。這些系統(tǒng)可以提供額外的安全性，并且通�？梢栽跊]有供應(yīng)商參與的情況下進(jìn)行定制。

公司規(guī)模–公司規(guī)模：小型企業(yè)通常會尋求一種價格較低，易于使用的界面，該界面涵蓋典型的用例，例如賬單和發(fā)票。這些可能是具有簡單，標(biāo)準(zhǔn)報告功能的單次入賬簿記，但大多數(shù)通常是基于云的，并且包含移動應(yīng)用程序，從而為陷入困境的小型企業(yè)所有者提供了一定程度的便利。較大的公司將需要能夠處理許多復(fù)雜帳戶的軟件，這些帳戶需要來自多個角色的輸入。這些應(yīng)具有更嚴(yán)格的和解措施，因為更高的數(shù)量和更高的復(fù)雜性意味著出錯的可能性更高。此外，審核跟蹤和安全措施可幫助大型公司確保由許多不同員工維護(hù)的帳戶的完整性。

行業(yè)–稅法，法規(guī)和最佳做法因行業(yè)而異。您將需要確定專門滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品是最佳解決方案，還是足以滿足您的需求定制的多功能解決方案。這可能適用于各種規(guī)模的公司，從小型企業(yè)到大型公司。

會計軟件功能

所有會計解決方案都包含總帳和會計科目表的功能。因為GL和COA構(gòu)成了任何財務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)，所以沒有它們就無法使用會計解決方案。默認(rèn)情況下還包括其他功能，例如應(yīng)付賬款和應(yīng)收賬款，但是并非所有的會計解決方案都為其提供相同級別的支持。

預(yù)算和預(yù)測等更高級的功能包含在大中型公司的會計解決方案中，通常不包含在小型企業(yè)的會計軟件中。這些功能也可以作為點(diǎn)解決方案提供，可與任何記帳系統(tǒng)一起使用，但它們包括與大多數(shù)流行記帳解決方案的現(xiàn)成集成。

最好的會計軟件包括強(qiáng)大的核心功能，并且足夠靈活，可以使公司與其他解決方案集成以實現(xiàn)高級功能。

共同特征

這些是會計軟件的典型功能，可以在大多數(shù)解決方案中找到它們，并且是開箱即用的：

總分類帳和會計科目表

日記條目–通過基于先前輸入的信息自動填充來提高用戶效率。安排將來的條目。允許從外部來源上載日記帳分錄。

標(biāo)簽/維度–能夠使用可自定義的維度，類，類別等來標(biāo)記總賬中的所有交易。這些維度應(yīng)在系統(tǒng)中任何交易，任何模塊中可用，并可以進(jìn)行報告。

審計跟蹤–按時間順序自動跟蹤已影響特定操作，程序，事件或記錄的活動。

應(yīng)收賬款

發(fā)票定制–發(fā)票模板的布局是完全可定制的，您可以添加或刪除字段。這可以通過個性化模板來幫助優(yōu)化開票流程。

AR自動化–自動化通過填充默認(rèn)客戶數(shù)據(jù)，設(shè)置來自客戶的自動付款以及自動將客戶收據(jù)與未完成的交易進(jìn)行匹配來幫助用戶提高效率。

收款自動化–系統(tǒng)使催款流程自動化，以幫助推動收款。

應(yīng)付賬款

AP自動化–通過使用重復(fù)或預(yù)定義的供應(yīng)商值自動填充發(fā)票來簡化發(fā)票。

采購訂單處理–軟件支持采購訂單，并為采購人員，管理人員和應(yīng)付帳款提供可視性，以簡化采購到付款流程。

付款處理–能夠管理，跟蹤和報告多種付款類型。自定義并自動執(zhí)行復(fù)雜的購買以支付工作流程。

成本管理

公司需要捕獲，分類和分析不同類型的成本，以確定他們在交付的每種產(chǎn)品和服務(wù)上花費(fèi)了多少。產(chǎn)品或服務(wù)的最終成本以及公司的整體盈利能力可能受許多因素影響，包括內(nèi)部（浪費(fèi)或資源分配不當(dāng)）和外部（市場波動）。

現(xiàn)金流量管理

公司使用此功能來收集，管理和使用現(xiàn)金。由于現(xiàn)金管理不僅涉及現(xiàn)金，還涉及可以輕松轉(zhuǎn)換為現(xiàn)金的任何資產(chǎn)，因此該模塊還可用于跟蹤公司的流動性。

報告和關(guān)鍵績效指標(biāo)

提供的常規(guī)報告涵蓋所有標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表，并滿足業(yè)務(wù)的基本需求。大多數(shù)會計解決方案中通常包含的其他標(biāo)準(zhǔn)報告包括：應(yīng)收賬款賬齡報告，庫存評估，現(xiàn)金流量報告等。

對于需要隨時隨地訪問其會計系統(tǒng)的能力的經(jīng)理和企業(yè)所有者而言，移動應(yīng)用程序或?qū)σ苿釉O(shè)備友好的報告至關(guān)重要。

其他會計功能

這些功能通常不包含在小型企業(yè)的會計解決方案中，因為它們并不總是必需的。該規(guī)則也有例外，許多供應(yīng)商都提供了附件，積分解決方案以及與軟件的集成以補(bǔ)充其產(chǎn)品。

多實體/合并–多分類帳和多租戶架構(gòu)。自動合并，實體間交易和抵銷。

識別規(guī)則–通過定義識別模板自動識別收入和費(fèi)用。

對帳–交易是從源系統(tǒng)導(dǎo)入的，并且自動匹配可以對大部分交易進(jìn)行對帳。包括靈活的用戶，用戶定義的匹配和分組規(guī)則，以幫助減少產(chǎn)生準(zhǔn)確對帳所需的時間。

時間和費(fèi)用以及工資核算處理：自動的時間和費(fèi)用批準(zhǔn)，報銷和報告。薪資與外部薪資提供商集成，可自動記錄薪資。

自定義報告–用戶創(chuàng)建的以滿足特定要求的報告。如果可以在Excel中構(gòu)建它，則可以在自定義報告編寫器中構(gòu)建它。

預(yù)算/預(yù)測–創(chuàng)建和修改無限數(shù)量的預(yù)算，以及計劃和預(yù)測方案�；�本預(yù)算對于各種規(guī)模的公司（包括自由職業(yè)者和小型企業(yè)）都非常有用，而預(yù)測是企業(yè)必備的功能。

儀表板–一種易于閱讀的，通常為單頁的實時用戶界面，以圖形方式顯示組織關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）的當(dāng)前狀態(tài)和歷史趨勢，以實現(xiàn)即時，明智的決策。

平臺

自定義–允許管理員自定義功能以適應(yīng)其獨(dú)特的流程。包括創(chuàng)建自定義對象，字段，規(guī)則，計算和視圖的功能。

工作流功能–使流程自動化，該流程需要一系列步驟，通常需要多個不同用戶的干預(yù)。管理員可以編寫規(guī)則來確定用戶需要誰以及何時完成某個步驟。還包括用戶需要采取措施時的通知。

用戶，角色和訪問管理–基于用戶，用戶角色，組等授予對選擇數(shù)據(jù)，功能，對象等的訪問權(quán)限的能力。某些解決方案提供高級訪問權(quán)限，例如允許用戶僅訪問查看或更改銷售或購買發(fā)票的一部分。

國際化–使用戶能夠查看和處理具有多種語言和貨幣的相同內(nèi)容的業(yè)務(wù)。有時，當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)可能要求發(fā)票和其他財務(wù)文件中包含特定格式和詳細(xì)信息。

性能和可靠性–軟件始終可用（正常運(yùn)行時間），并且使用戶能夠快速完成任務(wù)，因為他們不等待軟件對所執(zhí)行的操作做出響應(yīng)。

輸出文檔生成–允許管理員創(chuàng)建模板，這些模板使用戶能夠基于應(yīng)用程序中存儲的數(shù)據(jù)快速生成各種格式的動態(tài)文檔。

積分

數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出工具–能夠通過結(jié)構(gòu)化文件批量輸入，修改和從應(yīng)用程序中提取數(shù)據(jù)的功能。會計供應(yīng)商提供自己的工具或第三方應(yīng)用程序來導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)。

集成API –應(yīng)用程序如何與其他軟件通信的規(guī)范。API通�？梢詫�數(shù)據(jù)，邏輯，對象等與其他軟件應(yīng)用程序集成在一起。

合作伙伴應(yīng)用程序的廣度：合作伙伴應(yīng)用程序通常提供互補(bǔ)的，同類產(chǎn)品中最好的功能。

與會計軟件相關(guān)的趨勢

機(jī)器人與人工智能–盡管會計人工智能已經(jīng)處于早期階段，但越來越多的供應(yīng)商開始將其納入其產(chǎn)品范圍。這些供應(yīng)商中的大多數(shù)都發(fā)布了使用機(jī)器學(xué)習(xí)和AI來幫助會計師完成日常任務(wù)的智能助手。所有類型的公司，包括自由職業(yè)者和小型企業(yè)，都可以從會計智能助手中受益。

兩層實施–由于某些會計解決方案和ERP系統(tǒng)的局限性，公司有時選擇采用兩種單獨(dú)的解決方案來管理其財務(wù)。例如，制造商可能會選擇提供強(qiáng)大的生產(chǎn)功能但會計功能薄弱的ERP，以及可以更好地滿足其需求的其他會計解決方案。

會計軟件的潛在問題

尋求會計解決方案的企業(yè)所有者和管理人員應(yīng)意識到此類軟件可能存在的一些挑戰(zhàn)和局限性：

國際化–并非所有會計服務(wù)都可以在美國境外處理業(yè)務(wù)。如果您的企業(yè)使用其他貨幣或語言進(jìn)行交易，這會將您的搜索范圍縮小到有效國際化的系統(tǒng)。

合規(guī)性–有許多會計標(biāo)準(zhǔn)和財務(wù)規(guī)定；并非所有會計系統(tǒng)都涵蓋所有這些。通常包括用于合規(guī)目的的基本財務(wù)報表和報告，但是您需要確保涵蓋特定于您行業(yè)的財務(wù)合規(guī)功能。

合并–在多個地點(diǎn)使用會計系統(tǒng)時，需要合并所有財務(wù)信息以在公司級別進(jìn)行處理。當(dāng)所有用戶都使用一個計費(fèi)解決方案時，這不是問題，但是當(dāng)使用單獨(dú)的解決方案或同一軟件的不同版本時，這將成為一個挑戰(zhàn)。

訪問敏感數(shù)據(jù)–會計系統(tǒng)存儲個人和企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)，例如銀行帳戶和信用卡信息，以及其他機(jī)密信息，包括社會保險號。因此，至關(guān)重要的是確保只有有限數(shù)量的用戶可以訪問此類信息，并確保其免受諸如病毒或黑客攻擊之類的外部威脅。供應(yīng)商需要解決的一個重大挑戰(zhàn)是“帶上自己的設(shè)備”趨勢，這意味著用戶需要在其個人移動設(shè)備上訪問計費(fèi)應(yīng)用程序，這些應(yīng)用程序并不總是安全或不受病毒感染的。

集成–會計軟件中管理的許多信息與大型ERP系統(tǒng)共享，并可以被其利用；通常，這些系統(tǒng)可能會提供自己的會計模塊。確保會計信息可以與當(dāng)前系統(tǒng)很好地集成，或者將搜索范圍擴(kuò)展到可以管理公司所有資源的更復(fù)雜的系統(tǒng)，這是選擇正確軟件的關(guān)鍵。

與會計軟件相關(guān)的軟件和服務(wù)

軟件

點(diǎn)解決方案填補(bǔ)了會計解決方案或ERP系統(tǒng)模塊所未發(fā)現(xiàn)的空白。它們的目的是為記帳中已經(jīng)存在的模塊（例如AP和AR）提供附加功能。會計點(diǎn)解決方案的示例包括：AP自動化，AR自動化，預(yù)算和預(yù)測，財務(wù)計劃，現(xiàn)金管理等。雖然小公司可以使用它們，但這些解決方案更適合大中型企業(yè)。

高級會計是指為復(fù)雜的財務(wù)分析而設(shè)計的復(fù)雜軟件。這些解決方案通常稱為企業(yè)績效管理或企業(yè)績效管理，它們提供了數(shù)據(jù)收集，重復(fù)數(shù)據(jù)刪除，處理和分析的功能，這些功能通常不包括在會計系統(tǒng)中。CPM軟件還可用于創(chuàng)建復(fù)雜的預(yù)算并基于歷史財務(wù)數(shù)據(jù)提供預(yù)測信息。

服務(wù)

企業(yè)主有時會將部分或大部分財務(wù)管理活動外包。例如，許多小公司更喜歡將工資單處理工作外包給專業(yè)公司。大型公司有時會選擇按需首席財務(wù)官取代大型會計部門（一名會計專家，僅在需要時才聘用，這是臨時的）。

對于具有復(fù)雜需求的中型和大型公司而言，處理財務(wù)文件可能是一個不錯的選擇。公司無需購買諸如文檔管理或AP / AR自動化之類的附加軟件，而是可以依靠使用此類解決方案的服務(wù)提供商來為其客戶自動化財務(wù)操作。