很多中小企業(yè)都在研究ERP，希望借力ERP規(guī)范化企業(yè)經(jīng)營流程，但是每家企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路都不太一樣。

張總在行業(yè)交流會上大談公司新上的ERP系統(tǒng)，PPT上展示著密密麻麻的功能模塊，臺下同行紛紛稱贊"專業(yè)"。

可回到公司后，倉管老王對著系統(tǒng)里30多個庫存報表發(fā)愁，銷售小李還在用Excel登記客戶信息，財務(wù)小周每個月要手動核對三遍數(shù)據(jù)——這套花大幾萬上的系統(tǒng)，好像成了老板面子工程的擺設(shè)。

這樣的場景正在無數(shù)中小企業(yè)上演。ERP系統(tǒng)本該是管理提效的利器，為什么在中國變成了"老板裝點門面，員工苦不堪言"的尷尬存在呢？

咱今天就來好好講講ERP系統(tǒng)這里面的門道！看看怎么才能讓它真正發(fā)揮作用。

01

不要跟風(fēng)

企業(yè)上ERP前要注意什么

"隔壁廠都上了ERP"、"政府有信息化補(bǔ)貼"、"客戶要看我們的管理系統(tǒng)"，這些理由推動著很多中小企業(yè)匆匆上馬ERP。老板們把系統(tǒng)當(dāng)成管理水平的"認(rèn)證證書"，卻沒人真正想清楚：倉庫積壓到底卡在哪個環(huán)節(jié)？銷售預(yù)測為什么總是不準(zhǔn)？采購成本高的癥結(jié)在哪里？

（一）公司業(yè)務(wù)管理流程理清楚

很多公司內(nèi)部管理流程可能本來就不太規(guī)范。比如有些公司采購審批全憑領(lǐng)導(dǎo)一句話，沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)和流程。業(yè)務(wù)人員為了銷售業(yè)績折扣亂給等等

實施一個新的ERP系統(tǒng)，也是一個審視、改進(jìn)重新設(shè)計業(yè)務(wù)流程的機(jī)會。如果對一個糟糕的流程進(jìn)行了自動化，只會讓這個糟糕的流程運(yùn)行得更快。

ERP 系統(tǒng)是需要按照規(guī)范的流程來運(yùn)行的，如果公司在實施 ERP 之前，不把這些內(nèi)部管理流程梳理清楚、優(yōu)化好，直接就把原來混亂的流程搬到 ERP 系統(tǒng)里，那肯定會出問題。

（二）先發(fā)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)質(zhì)量問題

數(shù)據(jù)是ERP 系統(tǒng)的基礎(chǔ)，ERP 系統(tǒng)需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)來進(jìn)行分析和決策。但很多公司的數(shù)據(jù)本身就不靠譜質(zhì)量。比如，銷售部門記錄的客戶信息不全，財務(wù)部門的賬目數(shù)據(jù)有錯誤，倉庫的庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等等。

在開始遷移到一個新的ERP解決方案之前，有太多的公司沒有能夠找出關(guān)鍵的軟件使用問題/痛點，構(gòu)建出關(guān)鍵的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和關(guān)聯(lián)關(guān)系。

所以，很多公司上了 ERP 后，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)分析出來的結(jié)果和實際情況相差甚遠(yuǎn)，根本沒法用。

（三）選擇靠譜的ERP軟件廠商

現(xiàn)如今ERP廠商眾多，尤其針對中小微企業(yè)，不僅有國內(nèi)傳統(tǒng)ERP廠商用友、金蝶、浪潮等入局，還有部分細(xì)分領(lǐng)域廠商，專注行業(yè)與差異化，比如鼎捷（制造ERP)、簡道云（零代碼平臺）等也在搶占市場。

根據(jù)企業(yè)自身預(yù)算，盡可能選擇傳統(tǒng)大廠家，不僅軟件產(chǎn)品能力有時間積累，售后服務(wù)也有保障。優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)是大廠商的優(yōu)勢，能及時響應(yīng)并解決問題，避免客戶的潛在損失。

02

不要貪多

功能不是越多越好，是適用才好

有些老板們在上軟件時，什么功能都想要，比如：采購模塊要匹配比價流程，但企業(yè)常年只用固定供應(yīng)商；某食品廠采購的ERP包含外貿(mào)報關(guān)模塊，但企業(yè)根本沒有出口業(yè)務(wù)。這個價值5萬的模塊從安裝那天起就從未被點開過。

要抓大放小，解決最核心的需求：很多企業(yè)對于上線ERP能希望解決企業(yè)管理的所有需求和問題�？陀^來講，這種想法很不實際，即便是定制化的ERP也不能解決所有需求，企業(yè)只需要關(guān)注自己最核心的需求即可，伴隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，再加購ERP系統(tǒng)的模塊。

以用友旗下暢捷通出品的好業(yè)財ERP軟件為例，我將ERP系統(tǒng)的核心功能分為7大模塊來進(jìn)行詳細(xì)說明：采購管理、銷售管理、庫存管理、財務(wù)管理、項目管理、生產(chǎn)管理、客戶管理

模塊一：采購管理

以銷采訂：ERP需要支持根據(jù)銷售訂單，自動流轉(zhuǎn)到采購部門，針對性采購進(jìn)貨。

采購訂單：ERP需要支持智能補(bǔ)貨，自動流轉(zhuǎn)生成采購訂單，實現(xiàn)按需精準(zhǔn)采購。

采購訂單執(zhí)行表：ERP需要按天/周/月/季度/年/自定義時間段，查詢統(tǒng)計不同供應(yīng)商，不同商品的采購歷史明細(xì)及匯總，與供應(yīng)商的進(jìn)貨入庫明細(xì)。

模塊二：銷售管理

銷售開單：ERP需要支持多終端開單，多方式開單，支持PDA使用，快速開單。

銷售訂單：根據(jù)銷售員的銷貨開單情況，實時形成銷售訂單執(zhí)行表，進(jìn)行訂單處理和關(guān)注訂單發(fā)貨情況。

銷售提成：ERP支持提成計算方法，實時自動計算提成金額。

模塊三：庫存管理

出入庫管理：通過集成化的設(shè)計，將入庫、出庫、盤點等庫存管理環(huán)節(jié)集為一體，且具備智能預(yù)警功能，能夠?qū)崟r監(jiān)控庫存水平。

WMS管理：支持按路線和任務(wù)指令揀貨，涵蓋入庫驗貨、揀貨、分貨及驗貨裝箱等功能，全面提升揀貨效率，降低人工成本。倉管人員通過手機(jī)端即可接收任務(wù)，實現(xiàn)移動辦公。

多維度庫存報表：實時出具多維度庫存報表，比如出入庫流水、現(xiàn)存量、可用量庫存賬表、庫存狀況表等。

模塊四：財務(wù)管理

資金管理包含：往來收支、往來核銷、現(xiàn)金銀行管理、統(tǒng)計報表、往來賬本、往里對賬、應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)賬等，哪些錢付了，哪些錢到期該收了，一目了然！再不需要和業(yè)務(wù)三申五令的核對！

智能憑證中心:根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)、日記賬、工資表、固定資產(chǎn)，智能準(zhǔn)確出具記賬憑證，簡單快捷無憂，大大提升記賬效率。

業(yè)財票稅一體化：業(yè)務(wù)發(fā)票、稅務(wù)發(fā)票的統(tǒng)計、勾稽、稽核均可一站式完成，進(jìn)項票和銷項票的開票詳情查詢非常方便。

模塊五：項目管理

項目預(yù)算：根據(jù)項目規(guī)模和復(fù)雜程度編制詳細(xì)的預(yù)算表，涵蓋材料采購、人力資源、設(shè)備租賃等方面。合理安排資金使用計劃，確保項目在可控范圍內(nèi)推進(jìn)。

項目看板：每個項目提供自動生成的看板圖，圍繞收支合同執(zhí)行情況、應(yīng)收應(yīng)付賬款、成本歸集、利潤核算等。支持電腦和手機(jī)移動辦公，隨時隨地掌握項目動態(tài)。

模塊六：生產(chǎn)管理

組裝生產(chǎn)：無固定物料清單（BOM）的組裝拆卸，所需材料種類及數(shù)量經(jīng)常變換，或是加工的產(chǎn)品只是一次性的，自動歸集材料成本及制造費(fèi)用到成品成本。

簡單生產(chǎn)：接單生產(chǎn)型業(yè)務(wù)流程

基于訂單全流程追蹤原材料采購、產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度等信息，才能更好的規(guī)避逾期風(fēng)險，避免部門間扯皮，提高訂單屢約率與客戶滿意度

規(guī)范生產(chǎn)過程中的材料領(lǐng)用和成品入庫，將生產(chǎn)過程中發(fā)生的制造費(fèi)用、人工費(fèi)用、機(jī)器費(fèi)用、水電費(fèi)用等，可通過月末的產(chǎn)成品成本分配，分?jǐn)偟矫考�成品的成本上，精�?zhǔn)核算產(chǎn)成品的成本。

生產(chǎn)工報：支持在生產(chǎn)加工單工作臺上查看待加工/加工中/已完工的訂單情況。

模塊七：客戶管理

客戶信息收集與整理：收集客戶信息，包括基本信息、購買記錄、需求偏好等，建立客戶檔案。

客戶分類與分級：根據(jù)客戶價值及潛力，對客戶進(jìn)行分類與分級，制定差異化服務(wù)策略。

客戶溝通與互動：定期與客戶進(jìn)行溝通與互動，了解客戶需求，提供個性化服務(wù)，增強(qiáng)客戶粘性。

03

ERP上線

"系統(tǒng)上線“不等于ERP真正的應(yīng)用

ERP實施完成后，才是真正的考驗開始。實施過程中，錄入測試數(shù)據(jù)看數(shù)據(jù)分析結(jié)果都OK。真正的業(yè)務(wù)切換應(yīng)用后，實際情況是：

• 財務(wù)發(fā)現(xiàn)應(yīng)收應(yīng)付對不上，只能退回手工賬；

• 倉庫發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)庫存和實物差30%，繼續(xù)用紙質(zhì)臺賬；

• 業(yè)務(wù)員小王剛學(xué)會基礎(chǔ)操作就離職了...

（一）保證員工培訓(xùn)到位

1）分層培訓(xùn)

針對不同崗位和職責(zé)的員工，制定分層培訓(xùn)計劃。對于高層管理人員，重點培訓(xùn) ERP 系統(tǒng)對企業(yè)戰(zhàn)略決策的支持功能，如對于中層管理人員，側(cè)重于講解系統(tǒng)如何幫助他們進(jìn)行部門間的協(xié)調(diào)和資源分配，以及如何監(jiān)控業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況；對于基層員工，著重培訓(xùn)系統(tǒng)的日常操作技能，如如何錄入數(shù)據(jù)、查詢信息、提交申請等。

2）業(yè)務(wù)場景多次演練

在培訓(xùn)過程中，建立賬套，模擬實際業(yè)務(wù)場景，讓員工在實際賬套中操作 ERP 系統(tǒng)，熟悉各種業(yè)務(wù)流程的處理方式。通過模擬演練，員工能夠更好地理解系統(tǒng)操作與實際工作的結(jié)合點，增強(qiáng)對系統(tǒng)的應(yīng)用能力。同時，模擬演練還可以幫助員工提前適應(yīng)可能出現(xiàn)的問題和錯誤，提高應(yīng)對問題的能力。

3）各業(yè)務(wù)操作人員形成操作手冊

各業(yè)務(wù)人員在演練后編寫詳細(xì)的操作手冊，對 ERP 系統(tǒng)的各個功能模塊的操作方法進(jìn)行詳細(xì)說明。操作手冊應(yīng)包括文字說明、圖片示例、操作步驟等，以便員工及新員工能夠快速準(zhǔn)確地掌握系統(tǒng)的使用方法。

（二）ERP應(yīng)用過程中保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

在數(shù)據(jù)錄入過程中，可能由于人為疏忽或系統(tǒng)設(shè)置問題，導(dǎo)致某些關(guān)鍵數(shù)據(jù)字段缺失或者數(shù)據(jù)錯誤。錯誤的數(shù)據(jù)錄入會使分析結(jié)果產(chǎn)生偏差。所以，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量是分析的第一步。

1）規(guī)范數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)

• 制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確規(guī)定數(shù)據(jù)的格式、內(nèi)容、精度等要求。對數(shù)據(jù)錄入人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保他們熟悉并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。

• 在系統(tǒng)中設(shè)置數(shù)據(jù)驗證機(jī)制，對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動校驗，如檢查數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、合法性等，及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤數(shù)據(jù)。

  
  

例如，在好業(yè)財ERP 系統(tǒng)中設(shè)置必填字段、數(shù)據(jù)格式驗證規(guī)則等，確保錄入的數(shù)據(jù)符合要求。對銷售數(shù)據(jù)錄入，規(guī)定客戶名稱、聯(lián)系方式、銷售金額等字段為必填等有效避免數(shù)據(jù)錯誤。

2）業(yè)務(wù)審批流程設(shè)置

建立數(shù)據(jù)審核制度，對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行多級審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。

在好業(yè)財 ERP 系統(tǒng)中，可以通過設(shè)置審批流程，對關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，如銷售訂單、采購訂單審批、財務(wù)數(shù)據(jù)審核等。

（三）持續(xù)評估與優(yōu)化流程，加強(qiáng)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)的融合

1）建立流程評估機(jī)制，進(jìn)行流程優(yōu)化與創(chuàng)新

要想提高效率，就得先知道問題出在哪里。

設(shè)立專門的流程評估小組，定期對 ERP 系統(tǒng)支持下的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行評估。

通過對流程的實際運(yùn)行數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和分析，找出流程中存在的問題和瓶頸環(huán)節(jié)，為優(yōu)化提供依據(jù)。例如，好業(yè)財 ERP 系統(tǒng)的流程監(jiān)控功能，對采購流程、生產(chǎn)流程、銷售流程等進(jìn)行實時監(jiān)控，分析每個環(huán)節(jié)的耗時和成本，找出影響效率的關(guān)鍵因素。

根據(jù)流程評估的結(jié)果，對存在問題的流程進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新�？梢圆捎昧鞒淘僭臁⒕�益管理等方法，對流程進(jìn)行重新設(shè)計和優(yōu)化，消除不必要的環(huán)節(jié)和浪費(fèi)，提高流程的效率和質(zhì)量。同時，鼓勵員工積極參與流程優(yōu)化工作，提出創(chuàng)新性的建議和解決方案，推動業(yè)務(wù)流程的持續(xù)改進(jìn)。

2）系統(tǒng)與業(yè)務(wù)不斷融合

ERP 系統(tǒng)在實施過程中，確保系統(tǒng)的功能和流程與企業(yè)的業(yè)務(wù)模式相匹配，避免出現(xiàn)系統(tǒng)與業(yè)務(wù) “兩張皮” 的現(xiàn)象。同時，要充分考慮企業(yè)未來的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)變化，預(yù)留一定的系統(tǒng)擴(kuò)展性和靈活性，以便能夠及時調(diào)整和適應(yīng)新的業(yè)務(wù)需求。

（四）關(guān)注系統(tǒng)的維護(hù)與升級

ERP系統(tǒng)的維護(hù)和升級是保證其長期穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵。然而，一些公司在引入ERP系統(tǒng)后卻忽視了這一點，導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)各種問題而無法及時解決。這不僅影響了系統(tǒng)的正常使用，還可能導(dǎo)致公司對ERP系統(tǒng)的信任度降低。以好業(yè)財 ERP 系統(tǒng)為例，它會不斷推出新的功能和優(yōu)化版本，如果公司不及時進(jìn)行升級，就可能錯過一些重要的改進(jìn)和修復(fù)，影響系統(tǒng)的性能和功能完整性。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型不是買套系統(tǒng)就完事，就像健身不是買張年卡就能瘦。中小企業(yè)要把錢花在刀刃上，讓ERP系統(tǒng)成為業(yè)務(wù)人員手里的瑞士軍刀，而不是展示柜里的鍍金獎杯。