近兩年，我國大力推行電子發(fā)票，使用電子發(fā)票，既可以減少企業(yè)成本、又易于消費者保存，也有利于稅務部門規(guī)范管理，是一件利國利民的好事，但在具體實行過程中，卻遭遇許多吐槽。

電子發(fā)票應當如何歸檔保存？

1、已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位

實施了會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現(xiàn)電子化（不包括紙質憑證掃描，下同），可將電子發(fā)票與相關的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統(tǒng)進行整理、歸檔并長期保存，歸檔方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）；

如與電子發(fā)票相關的記賬憑證、報銷憑證等未實現(xiàn)電子化，可單獨將電子發(fā)票通過歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統(tǒng)進行整理、歸檔并長期保存；整理、歸檔、長期保存方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）。

也就是說，企業(yè)實現(xiàn)電子化后就不用打印憑證和賬簿了。

2、無電子檔案管理系統(tǒng)的單位

如實施了會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現(xiàn)電子化，可將電子發(fā)票與相關的記賬憑證、報銷憑證等移交會計檔案管理人員保存，編制檔號，存儲結構建議采取下圖所示方式：

同時，建立電子會計檔案臺賬或者目錄，臺賬或者目錄的結構建議如下表：

如未實施會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關的記賬憑證、報銷憑證未實現(xiàn)電子化，電子發(fā)票以電子形式移交會計檔案管理人員保存，存儲結構建議采取下圖所示方式：

同時，建立電子發(fā)票臺賬或者目錄，臺賬或者目錄的結構建議如下表：

提示：保存電子發(fā)票時，應當采用多重備份、定期檢測等方法，保證電子發(fā)票檔案在規(guī)定的保管期限內不會丟失并能被讀取。

未實施會計信息系統(tǒng)，企業(yè)按照國家規(guī)定來歸檔保存，程序非常繁瑣，且耗時耗力。

二、電子會計檔案信息化勢在必行

在發(fā)票電子數(shù)據保存方面，財政部指出以電子發(fā)票的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，應當同時保存打印該紙質件的電子發(fā)票，并建立電子會計憑證與相關聯(lián)會計檔案的檢索關系。

但企業(yè)如果沒有建立檔案管理系統(tǒng)，實施起來有很大難度，電子發(fā)票本身是分散在公司每個報銷人員的手上，別人報銷都是用打印件，但財務要求把電子文檔在報銷同時報送，也是麻煩事。一方面根據報銷憑證號收集整理這些電子文檔費時耗力，另一方面建立索引更是工作量巨大，所以現(xiàn)狀基本是很少企業(yè)做到完全規(guī)范。

要根本上解決這些問題，只有加強單位信息化建設，及時升級會計核算系統(tǒng)，實施并完善電子檔案管理，確保單位對電子會計憑證的利用、保管等符合有關法律和行政法規(guī)的規(guī)定。

三、電子發(fā)票檔案信息化難不難？

答案是：即使你的小微企業(yè)，要做到電子發(fā)票信息化也非常簡單！

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操作如下：

1、登錄好會計，進入發(fā)票管理功能界面。

2、點擊【取票】-【電票文件上傳】，上傳時，即可同時完成電子發(fā)票驗真、驗重，減輕票據審核工作。

3、勾選所需生成憑證的發(fā)票，點擊【生成憑證】，即可智能生成憑證，還可以按照相同日期、相同客戶或供應商等條件合并生成一張憑證喲~

4、點擊【發(fā)票管理】-【認證測算】，輸入【預計稅負率】，點擊【測算】即可得到當期需要抵扣的進項稅額，并給出建議認證的進項發(fā)票。

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