近兩年，我國大力推行電子發(fā)票，使用電子發(fā)票，既可以減少企業(yè)成本、又易于消費者保存，也有利于稅務(wù)部門規(guī)范管理，是一件利國利民的好事，但在具體實行過程中，卻遭遇許多吐槽。

電子發(fā)票應(yīng)當(dāng)如何歸檔保存？

1、已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位

實施了會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現(xiàn)電子化（不包括紙質(zhì)憑證掃描，下同），可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長期保存，歸檔方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）；

如與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等未實現(xiàn)電子化，可單獨將電子發(fā)票通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長期保存；整理、歸檔、長期保存方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）。

也就是說，企業(yè)實現(xiàn)電子化后就不用打印憑證和賬簿了。

2、無電子檔案管理系統(tǒng)的單位

如實施了會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現(xiàn)電子化，可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等移交會計檔案管理人員保存，編制檔號，存儲結(jié)構(gòu)建議采取下圖所示方式：

同時，建立電子會計檔案臺賬或者目錄，臺賬或者目錄的結(jié)構(gòu)建議如下表：

如未實施會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證未實現(xiàn)電子化，電子發(fā)票以電子形式移交會計檔案管理人員保存，存儲結(jié)構(gòu)建議采取下圖所示方式：

同時，建立電子發(fā)票臺賬或者目錄，臺賬或者目錄的結(jié)構(gòu)建議如下表：

提示：保存電子發(fā)票時，應(yīng)當(dāng)采用多重備份、定期檢測等方法，保證電子發(fā)票檔案在規(guī)定的保管期限內(nèi)不會丟失并能被讀取。

未實施會計信息系統(tǒng)，企業(yè)按照國家規(guī)定來歸檔保存，程序非常繁瑣，且耗時耗力。

二、電子會計檔案信息化勢在必行

在發(fā)票電子數(shù)據(jù)保存方面，財政部指出以電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，應(yīng)當(dāng)同時保存打印該紙質(zhì)件的電子發(fā)票，并建立電子會計憑證與相關(guān)聯(lián)會計檔案的檢索關(guān)系。

但企業(yè)如果沒有建立檔案管理系統(tǒng)，實施起來有很大難度，電子發(fā)票本身是分散在公司每個報銷人員的手上，別人報銷都是用打印件，但財務(wù)要求把電子文檔在報銷同時報送，也是麻煩事。一方面根據(jù)報銷憑證號收集整理這些電子文檔費時耗力，另一方面建立索引更是工作量巨大，所以現(xiàn)狀基本是很少企業(yè)做到完全規(guī)范。

要根本上解決這些問題，只有加強單位信息化建設(shè)，及時升級會計核算系統(tǒng)，實施并完善電子檔案管理，確保單位對電子會計憑證的利用、保管等符合有關(guān)法律和行政法規(guī)的規(guī)定。

三、電子發(fā)票檔案信息化難不難？

答案是：即使你的小微企業(yè)，要做到電子發(fā)票信息化也非常簡單！

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操作如下：

1、登錄好會計，進(jìn)入發(fā)票管理功能界面。

2、點擊【取票】-【電票文件上傳】，上傳時，即可同時完成電子發(fā)票驗真、驗重，減輕票據(jù)審核工作。

3、勾選所需生成憑證的發(fā)票，點擊【生成憑證】，即可智能生成憑證，還可以按照相同日期、相同客戶或供應(yīng)商等條件合并生成一張憑證喲~

4、點擊【發(fā)票管理】-【認(rèn)證測算】，輸入【預(yù)計稅負(fù)率】，點擊【測算】即可得到當(dāng)期需要抵扣的進(jìn)項稅額，并給出建議認(rèn)證的進(jìn)項發(fā)票。

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