一家公司的專業(yè)度、規(guī)范性體現(xiàn)在方方面面，尤其是外來客戶來訪時，規(guī)范接待客戶、嘉賓的流程、展現(xiàn)公司的企業(yè)文化，能夠給客戶留下好印象，提升公司的美譽度。

很多公司為了保障安全，有著嚴格的門禁管理制度，要求所有來訪人員都要進行登記。傳統(tǒng)方式下，有人員來訪時，門衛(wèi)首先進行電話確認，確認后登記身份證件并發(fā)放臨時工牌后方可放行準入。甚至有時會要求接待負責人現(xiàn)場到門衛(wèi)處迎接來訪者，程序繁瑣，造成了大量的時間浪費。

泛微通過信息化OA系統(tǒng)平臺，幫助企業(yè)快速處理來訪和接待事宜，確保客戶來訪接待工作有計劃、規(guī)范化、效率高。

一、泛微OA系統(tǒng)客戶來訪應用場景亮點

1、來訪信息登記

接待負責人員與來訪者進行確認，充分了解來訪者信息，并在OA系統(tǒng)中新建來訪者信息及來訪事項安排申請：

1）來訪者信息：需準確了解來訪者姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話等信息，并錄入系統(tǒng)；

2）事由及安排：清晰記錄來訪目的、時間、需配合的人員及要求等；

3）需準備資源：需確認接待所需資源，包括會議室、會議設(shè)備、車輛安排等及所需時間要求；

4）審核與確認：針對重要、重大來訪接待，通過發(fā)起流程讓公司級領(lǐng)導審批。

（客戶來訪接待申請單）

接待標準：

將接待分為參觀、用餐、用酒、住宿、交通等類型，每個參觀類型都有對應的標準，來訪申請通過之后自動生成接待清單。在完成接待申請之后，自動觸發(fā)OA系統(tǒng)流程，將接待申請里面的信息自動匯總到接待清單里，保證接待費用透明化、清晰化。

2、來訪智能提醒

在OA系統(tǒng)中將來訪接待信息錄入后，自動提醒與本次接待有關(guān)的人員，相關(guān)人員根據(jù)流程內(nèi)容可快速進行來訪準備。

同時來訪者也能收到系統(tǒng)自動發(fā)送的邀請短信：“尊敬的貴賓您好，歡迎來到XX，您的預約號是***”。在進入公司時向門衛(wèi)出示預約號即可。

3、來訪身份驗證

為了防止無關(guān)人員混入公司，門衛(wèi)大多會問“請問您找誰？”、“請打個電話確認一下”、“請電話讓對方來接”等問題，但造成了流程的繁瑣和工作效率的低下。

泛微OA系統(tǒng)通過身份驗證等功能解決門崗準入放行所帶來的工作效率問題。

1）身份驗證：當來訪者到達公司時只需出示短信通知，門衛(wèi)工作人員通過OA系統(tǒng)，根據(jù)短信通知中的預約號，可直接查詢到來訪者相關(guān)信息，不需要打電話，即可確認來訪者的信息。

2）登記準入：門崗直接通過OA系統(tǒng)打印《客戶來訪指南》，并交給來訪者，《客戶來訪指南》包括：來訪事由、時間、所去部門、接待人、辦公地點（或辦公室）等信息，還包括了進入公司需遵循的有關(guān)規(guī)定。

（掃描二維碼立即體驗）

3）離司確認：來訪者辦理完成相關(guān)事項后，可將《客戶來訪指南》交由接待負責人簽字確認后，最終交給門衛(wèi)，門衛(wèi)可通過終端設(shè)備掃描《客戶來訪指南》上的二維碼并確認，即可完成來訪者的離司。

4、來訪記錄檔案

由于客戶來訪通過OA系統(tǒng)流程進行驅(qū)動，待流程審批完成之后自動形成客戶來訪檔案庫。后續(xù)若是有問題可以及時追蹤，并且統(tǒng)計客戶來訪次數(shù)和頻率等數(shù)據(jù)。

二、泛微OA系統(tǒng)客戶來訪應用場景價值

泛微OA系統(tǒng)客戶來訪應用，改變了原先紙質(zhì)審批、人工詢問的繁瑣流程，以線上流程審批、線下掃描接待預約碼，實現(xiàn)了客戶來訪的智能化、規(guī)范化，助力公司上下辦公信息化。

同時，泛微OA系統(tǒng)能夠?qū)�客戶接待標準進行全程透明化的把控，避免出現(xiàn)鋪張浪費、甚至中飽私囊等行為，有利于落實公司制度，保證公司資產(chǎn)安全。