一家公司的專業(yè)度、規(guī)范性體現(xiàn)在方方面面，尤其是外來(lái)客戶來(lái)訪時(shí)，規(guī)范接待客戶、嘉賓的流程、展現(xiàn)公司的企業(yè)文化，能夠給客戶留下好印象，提升公司的美譽(yù)度。

很多公司為了保障安全，有著嚴(yán)格的門(mén)禁管理制度，要求所有來(lái)訪人員都要進(jìn)行登記。傳統(tǒng)方式下，有人員來(lái)訪時(shí)，門(mén)衛(wèi)首先進(jìn)行電話確認(rèn)，確認(rèn)后登記身份證件并發(fā)放臨時(shí)工牌后方可放行準(zhǔn)入。甚至有時(shí)會(huì)要求接待負(fù)責(zé)人現(xiàn)場(chǎng)到門(mén)衛(wèi)處迎接來(lái)訪者，程序繁瑣，造成了大量的時(shí)間浪費(fèi)。

泛微通過(guò)信息化OA系統(tǒng)平臺(tái)，幫助企業(yè)快速處理來(lái)訪和接待事宜，確�？蛻魜�(lái)訪接待工作有計(jì)劃、規(guī)范化、效率高。

一、泛微OA系統(tǒng)客戶來(lái)訪應(yīng)用場(chǎng)景亮點(diǎn)

1、來(lái)訪信息登記

接待負(fù)責(zé)人員與來(lái)訪者進(jìn)行確認(rèn)，充分了解來(lái)訪者信息，并在OA系統(tǒng)中新建來(lái)訪者信息及來(lái)訪事項(xiàng)安排申請(qǐng)：

1）來(lái)訪者信息：需準(zhǔn)確了解來(lái)訪者姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話等信息，并錄入系統(tǒng)；

2）事由及安排：清晰記錄來(lái)訪目的、時(shí)間、需配合的人員及要求等；

3）需準(zhǔn)備資源：需確認(rèn)接待所需資源，包括會(huì)議室、會(huì)議設(shè)備、車(chē)輛安排等及所需時(shí)間要求；

4）審核與確認(rèn)：針對(duì)重要、重大來(lái)訪接待，通過(guò)發(fā)起流程讓公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。

（客戶來(lái)訪接待申請(qǐng)單）

接待標(biāo)準(zhǔn)：

將接待分為參觀、用餐、用酒、住宿、交通等類型，每個(gè)參觀類型都有對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)訪申請(qǐng)通過(guò)之后自動(dòng)生成接待清單。在完成接待申請(qǐng)之后，自動(dòng)觸發(fā)OA系統(tǒng)流程，將接待申請(qǐng)里面的信息自動(dòng)匯總到接待清單里，保證接待費(fèi)用透明化、清晰化。

2、來(lái)訪智能提醒

在OA系統(tǒng)中將來(lái)訪接待信息錄入后，自動(dòng)提醒與本次接待有關(guān)的人員，相關(guān)人員根據(jù)流程內(nèi)容可快速進(jìn)行來(lái)訪準(zhǔn)備。

同時(shí)來(lái)訪者也能收到系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送的邀請(qǐng)短信：“尊敬的貴賓您好，歡迎來(lái)到XX，您的預(yù)約號(hào)是***”。在進(jìn)入公司時(shí)向門(mén)衛(wèi)出示預(yù)約號(hào)即可。

3、來(lái)訪身份驗(yàn)證

為了防止無(wú)關(guān)人員混入公司，門(mén)衛(wèi)大多會(huì)問(wèn)“請(qǐng)問(wèn)您找誰(shuí)？”、“請(qǐng)打個(gè)電話確認(rèn)一下”、“請(qǐng)電話讓對(duì)方來(lái)接”等問(wèn)題，但造成了流程的繁瑣和工作效率的低下。

泛微OA系統(tǒng)通過(guò)身份驗(yàn)證等功能解決門(mén)崗準(zhǔn)入放行所帶來(lái)的工作效率問(wèn)題。

1）身份驗(yàn)證：當(dāng)來(lái)訪者到達(dá)公司時(shí)只需出示短信通知，門(mén)衛(wèi)工作人員通過(guò)OA系統(tǒng)，根據(jù)短信通知中的預(yù)約號(hào)，可直接查詢到來(lái)訪者相關(guān)信息，不需要打電話，即可確認(rèn)來(lái)訪者的信息。

2）登記準(zhǔn)入：門(mén)崗直接通過(guò)OA系統(tǒng)打印《客戶來(lái)訪指南》，并交給來(lái)訪者，《客戶來(lái)訪指南》包括：來(lái)訪事由、時(shí)間、所去部門(mén)、接待人、辦公地點(diǎn)（或辦公室）等信息，還包括了進(jìn)入公司需遵循的有關(guān)規(guī)定。

（掃描二維碼立即體驗(yàn)）

3）離司確認(rèn)：來(lái)訪者辦理完成相關(guān)事項(xiàng)后，可將《客戶來(lái)訪指南》交由接待負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，最終交給門(mén)衛(wèi)，門(mén)衛(wèi)可通過(guò)終端設(shè)備掃描《客戶來(lái)訪指南》上的二維碼并確認(rèn)，即可完成來(lái)訪者的離司。

4、來(lái)訪記錄檔案

由于客戶來(lái)訪通過(guò)OA系統(tǒng)流程進(jìn)行驅(qū)動(dòng)，待流程審批完成之后自動(dòng)形成客戶來(lái)訪檔案庫(kù)。后續(xù)若是有問(wèn)題可以及時(shí)追蹤，并且統(tǒng)計(jì)客戶來(lái)訪次數(shù)和頻率等數(shù)據(jù)。

二、泛微OA系統(tǒng)客戶來(lái)訪應(yīng)用場(chǎng)景價(jià)值

泛微OA系統(tǒng)客戶來(lái)訪應(yīng)用，改變了原先紙質(zhì)審批、人工詢問(wèn)的繁瑣流程，以線上流程審批、線下掃描接待預(yù)約碼，實(shí)現(xiàn)了客戶來(lái)訪的智能化、規(guī)范化，助力公司上下辦公信息化。

同時(shí)，泛微OA系統(tǒng)能夠?qū)�客戶接待�?biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全程透明化的把控，避免出現(xiàn)鋪張浪費(fèi)、甚至中飽私囊等行為，有利于落實(shí)公司制度，保證公司資產(chǎn)安全。