“證照”是企業(yè)身份的重要法律依據(jù)，確保存管安全、提高使用效率是各大企業(yè)實(shí)現(xiàn)協(xié)同OA系統(tǒng)辦公的重要需求之一…

企業(yè)管理煩惱：

證照資質(zhì)材料要年檢、借閱，交給誰(shuí)管才合適？使用全靠口頭、填單，時(shí)間長(zhǎng)了到底還沒(méi)還都不知道，并且容易損壞、丟失；

員工借閱不便：

銷售投標(biāo)、各類業(yè)務(wù)審核常常需要用到企業(yè)證照、資質(zhì)材料，卻因?yàn)樾畔⒎忾]，導(dǎo)致員工根本不知企業(yè)有什么證？找誰(shuí)借閱？

用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)存、查、用一體化的智能管理已經(jīng)成為一種選擇。泛微證照管理OA系統(tǒng)，以電子化流程為基礎(chǔ)，讓企業(yè)各類證照實(shí)現(xiàn)信息智能維護(hù)、借用線上審批、全程跟蹤、查詢便捷的智能化管理模式。

泛微證照管理系統(tǒng)應(yīng)用亮點(diǎn)

1、證照信息錄入系統(tǒng)，電子檔案室形成

隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大、子公司的涌現(xiàn)，證照越來(lái)越多，管理難度越來(lái)越大。營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、經(jīng)營(yíng)許可證、資質(zhì)證明文件等各類證照材料如何保存、新舊材料如何區(qū)分？

泛微OA系統(tǒng)將企業(yè)紙質(zhì)化的證照變成電子化的檔案，信息變更了，隨時(shí)在線修改、一鍵通知全員，不用一一發(fā)郵件通知，更不用花時(shí)間區(qū)分新舊版本。

（登記—修改—通知）

1）分機(jī)構(gòu)、分類存儲(chǔ)：為了確保證照有序存管，泛微OA系統(tǒng)按照企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、證照種類，實(shí)現(xiàn)分類管理，無(wú)論是總公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，還是子公司的經(jīng)營(yíng)許可證，都能快速鎖定。

2）日志記錄修改痕跡：泛微OA辦公系統(tǒng)通過(guò)表單記錄每一次修改，同步保存原始版本，方便發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，快速還原原始版本。

3）證照版本清晰：用OA系統(tǒng)每新建、修改一次證照，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)發(fā)起版本編輯，在統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則下，記錄版本號(hào)、版本名稱，無(wú)用版本隨時(shí)刪除，方便區(qū)分。

（設(shè)置版本號(hào)便于區(qū)分）

小結(jié)：證照信息管理一體化，分類、分版本的電子檔案室，讓證照信息有序儲(chǔ)存，方便管理。

2、證照動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)跟蹤，監(jiān)控看板就位

一張表單猶如監(jiān)控看板，所有證照動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)匯總，清晰可見(jiàn)。證照名稱、到期時(shí)間一一記錄，OA系統(tǒng)隨時(shí)根據(jù)流程動(dòng)態(tài)，實(shí)時(shí)抓取各類變更，無(wú)論是到期提醒、辦理進(jìn)度還是借閱狀態(tài)，都能實(shí)時(shí)呈現(xiàn)。

（證照看板）

方便用證人查看證件去向，合理安排使用時(shí)間；方便管證人及時(shí)管理證照，及時(shí)更新到期證照，防止信息逾期而不知。

小結(jié)：一查即知的信息呈報(bào)方式，方便企業(yè)了解證照使用情況，提高證照各環(huán)節(jié)的流通效率。

3、證照借閱走流程，制度規(guī)范落實(shí)

證照一多、需求一多，借閱工作管理起來(lái)就越難。各個(gè)分支、各個(gè)部門(mén)，那么多員工誰(shuí)借閱了、借多久、歸還情況怎么樣，光靠人工管理很難理清，時(shí)間一長(zhǎng)證照便不知去向。

沒(méi)有一條真正統(tǒng)一的制度，很難保障各個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行效率。泛微證照管理OA系統(tǒng)，和傳統(tǒng)環(huán)境下通過(guò)口頭或填單借閱方式不同，所有使用需求必須走統(tǒng)一的申請(qǐng)流程，審批通過(guò)才能使用。

（填單—選證）

1）借閱記錄全：在申請(qǐng)過(guò)程中，流程自動(dòng)記錄使用信息，申請(qǐng)人/出借人是誰(shuí)、借閱了什么、打算什么時(shí)候歸還等等，一一備案，隨時(shí)追蹤。

（借閱記錄—物流跟蹤）

2）物流跟蹤反饋：涉及到證照跨區(qū)域外借的，必然少不了物流傳輸，泛微OA系統(tǒng)可以通過(guò)表單追蹤物流，運(yùn)到哪了、有沒(méi)有查收都能及時(shí)知道，防止不知情、沒(méi)回音現(xiàn)象。

小結(jié)：證照借閱申請(qǐng)，信息自動(dòng)抓取，無(wú)需手動(dòng)填報(bào)，記錄清晰，證照去向清。

4、證照信息自主查詢，搜索渠道便捷

在許多日常用證過(guò)程中，員工常常因?yàn)椴恢�企業(yè)有沒(méi)有這個(gè)證而四處找人詢問(wèn)，人沒(méi)找對(duì)，不僅浪費(fèi)時(shí)間，問(wèn)題還得不到解決。

泛微OA系統(tǒng)為企業(yè)打造統(tǒng)一的證照信息查詢通道，自己需要什么證照，直接輸入關(guān)鍵詞，一搜即知，同步申請(qǐng)。

小結(jié)：查詢、申請(qǐng)一氣呵成，避免四處咨詢而不得，縮短申請(qǐng)時(shí)間，提高使用效率。

泛微證照管理方案實(shí)施價(jià)值

一種方案靈活適應(yīng)多種使用場(chǎng)景，憑借強(qiáng)大的功能拓展性，泛微OA系統(tǒng)可以隨需求變化適應(yīng)多種場(chǎng)景，比如員工證照管理、高管證照、專業(yè)證書(shū)管理等等。讓各類證照在電子化管理環(huán)境下中，智能管、高效用、降低存管風(fēng)險(xiǎn)。