一個(gè)完整的公文管理體系，從公文擬稿開(kāi)始，經(jīng)過(guò)核稿、審稿、簽發(fā)、排版編號(hào)、校隊(duì)，再到打印蓋章，直至歸檔后的檔案管理等，是一個(gè)全面的公文流轉(zhuǎn)平臺(tái)（參考下圖：公文管理流程示例）。這其中每一個(gè)環(huán)節(jié)都涉及到細(xì)節(jié)的考慮。比如：擬稿，擬稿在協(xié)同OA中就是一個(gè)新建文檔的功能，但不同類型的公文，是通知、公告還是任務(wù)下達(dá)，這就涉及到不同類型的公文用不同格式的公文稿紙；再下來(lái)發(fā)文，發(fā)文有下行發(fā)文、上行發(fā)文、平行發(fā)文多種流向，不同流向可能用到不同的發(fā)文流程；排版編號(hào)環(huán)節(jié)也涉及到編號(hào)規(guī)則等等……諸如此類都需要在需求調(diào)研的過(guò)程中都一一明確下來(lái)，并有體系化的思路在里邊。

發(fā)文規(guī)范性及高效流轉(zhuǎn)

以泛微協(xié)同OA為例，為了確保擬稿的公文規(guī)范和實(shí)現(xiàn)便捷操作，管理員將提前設(shè)定好公文稿紙，擬稿人新建公文時(shí)，直接使用相應(yīng)的公文模板即可；同樣排版人員也可直接套用規(guī)范的顯示模板；公文編號(hào)則根據(jù)協(xié)同OA系統(tǒng)設(shè)置好的智能編號(hào)規(guī)則自動(dòng)生成；支持公文自動(dòng)套紅。為擬稿人和辦文人員提供了便捷高效的應(yīng)用平臺(tái)。利用流程實(shí)現(xiàn)公文高效流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)核稿、審稿、簽發(fā)和收文辦文的規(guī)范操作，同時(shí)跟蹤流程流轉(zhuǎn)。

無(wú)論是公文稿紙/公文表單，還是公文正文，所有的修改痕跡都可真實(shí)呈現(xiàn)。公文正文可利用word、wps自帶的審閱功能進(jìn)行留痕，并且不允許接受修訂的操作；如果是移動(dòng)辦公或者不喜歡電腦打字的領(lǐng)導(dǎo)，則可以利用移動(dòng)終端或者電腦連接手寫板進(jìn)行審閱，操作痕跡則以手寫批注的形式進(jìn)行留痕。同時(shí)，協(xié)同OA系統(tǒng)的版本管理等也可以實(shí)現(xiàn)公文留痕。針對(duì)多人審閱修訂的內(nèi)容，還可以采用不同顏色顯示的策略進(jìn)行區(qū)分。

電子簽章、二維碼

泛微協(xié)同OA公文管理平臺(tái)支持電子簽章、二維碼等應(yīng)用。電子化的公文管理帶來(lái)公文管理的便捷，同時(shí)也帶來(lái)了一些法律安全性的困惑。雖然，現(xiàn)今的電子簽章系統(tǒng)已經(jīng)具備法律效應(yīng)，但在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中卻遭受質(zhì)疑。但公文的電子化管理是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。相信，電子簽章的應(yīng)用也會(huì)在越來(lái)越多的企業(yè)中得到普及。而對(duì)于企業(yè)現(xiàn)實(shí)中存在的絕密/私密級(jí)別的文件收文人員不能查閱的兩難問(wèn)題，二維碼的應(yīng)用則能夠解決這一問(wèn)題。雖然二維碼應(yīng)用可能會(huì)帶來(lái)費(fèi)用上的壓力，但對(duì)公文安全級(jí)別較高的企業(yè)，不失為一種解決這一問(wèn)題的良策。

公文的非立卷管理

許多企業(yè)中有專業(yè)的檔案管理體系進(jìn)行公文的管理。有專門的檔案管理人員，查找起來(lái)繁瑣且耗費(fèi)人力，當(dāng)電子化的非立卷檔案管理出現(xiàn)以后，立卷式檔案管理也面臨淘汰的趨勢(shì)。在協(xié)同OA平臺(tái)上，基于靈活安全的知識(shí)管理體系，檔案管理也不再是難事兒。公文的權(quán)限、搜索提取、公文報(bào)表等等，都可以快捷地實(shí)現(xiàn)和清晰地呈現(xiàn)，為企業(yè)的公文檔案管理提供了新的思路和方式。