一、您的組織有記憶嗎？

不要說記憶，有的企業(yè)連記錄都沒有。很多組織都是有行為沒記錄。沒有工作日志，沒有客戶聯(lián)系記錄，沒有合同臺賬，沒有經(jīng)驗沉淀，沒有工作模板...

結(jié)果就是：員工每天做了什么不知道，員工如何才能做好一件事沒有章法可循，客戶跟進的怎么樣不清楚...

所以很多企業(yè)是沒有記憶的，什么事情做了就過了，沒有總結(jié)留下痕跡，這無法將組織中的個人經(jīng)驗上升到組織經(jīng)驗層面。

二、什么是組織記憶？

企業(yè)解決問題的能力取決于企業(yè)有多少組織記憶，組織記憶多，組織智慧就高。所以，企業(yè)要從增強自身的組織記憶這個角度，提升自己解決問題的能力。

而這里的關(guān)鍵又在于對自身解決問題的總結(jié)：曾經(jīng)發(fā)生過哪些問題，這些問題怎么解決的，從想法到行動，從方案到執(zhí)行，都要形成一套模板，然后保存下來成為記憶。

做過的才叫記憶，這些記憶既是你今后解決問題的參考，也是你培養(yǎng)新人的教材。

因此泛微認(rèn)為：工作經(jīng)驗的沉淀就是組織記憶。

泛微就是想通過OA為組織鍛造記憶，培養(yǎng)員工。比如，新銷售進組織，我們其實沒有太多的培訓(xùn)給他，客戶該怎么找，項目應(yīng)該怎么打，我們都有標(biāo)準(zhǔn)的知識地圖讓他學(xué)習(xí)，都有以前做過的案例作為參考。

（知識地圖是思路，把所有的知識點都串接在一起）

比如，A銷售正在跟進柳工集團，如果和以前我們做過的龍工需求類似，那么，以前的案例就是一個很好的打單模板，那里面有解決問題的成功方法，從第一個動作到最后一個動作、工程機械類行業(yè)的常用表單有哪些、怎么設(shè)置審批節(jié)點、文檔結(jié)構(gòu)如何設(shè)置，案例里面都寫得清清楚楚，這就是組織記憶。

OA幫助點：泛微的OA可以將所有的客戶跟單情況導(dǎo)出形成一個案例，以方便新人進行學(xué)習(xí)，也方便銷售團隊進行復(fù)盤。

現(xiàn)在有多少企業(yè)有這樣的模板？說實話，沒使用OA之前，很多企業(yè)這一部分都是空白，遇到問題就一籌莫展。要么去聽課，要么請高人，要么開會討論……

三、如何打造組織的記憶力

一般來講，打造組織的記憶力本質(zhì)上就是知識管理，可分為四大過程：知識積累、知識共享、知識應(yīng)用、知識創(chuàng)新，下面我們分別以這四個主題來闡述泛微的實現(xiàn)方法。

知識積累

作為員工的我們基本上每天產(chǎn)生的文件都通過新建文檔建立到我們知識庫中。

做知識管理最難的就是知識的收集，因為我們很多的員工還不是很習(xí)慣將文檔存儲到我們的OA系統(tǒng)中，所以泛微剛開始的時候也是利用其他方法來積累知識，例如我們很多的文檔來自于流程，通過流程中創(chuàng)建文檔然后自動歸檔到知識庫中。

除了流程之外，我們的計劃、項目、協(xié)作溝通、日常安排、郵件、客戶聯(lián)系記錄都是文檔的重要來源，如果脫離這些實際的模塊，對于員工來講，確實很難在短時間內(nèi)養(yǎng)成講文檔直接存儲在知識庫中的習(xí)慣。

此外，通過歷史文檔的批量上傳、與其他系統(tǒng)的文件交換、公文交換等多種方式達到知識庫的積累，從而解決知識管理中最大一難題。

知識共享

積累知識的目的不只是為了積累，而是如何讓知識分享與利用，所以有了積累，就需要想辦法更好的去分享。

OA里所有的文檔創(chuàng)建后都會根據(jù)默認(rèn)的權(quán)限和推送規(guī)則主動推送到每個人的工作門戶當(dāng)中。

知識應(yīng)用

知識的積累和分享目的是讓知識能充分在我們?nèi)粘５墓ぷ髦欣�用起來，為我們的工作提供相�?yīng)的指引和幫助。

把知識應(yīng)用到行動當(dāng)中，就會變?yōu)橹腔�，智慧是知識應(yīng)用之后才產(chǎn)生。如果你的知識不去應(yīng)用，你是不會有智慧的。智慧完全是一個應(yīng)用的過程。知行合一，當(dāng)組織能應(yīng)用知識的時候，組織就會擁有了智慧。

大家利用知識通用、最習(xí)慣、也最直接的方式就是搜索：

當(dāng)然，我們還有全文檢索工具，幫助我們企業(yè)建立內(nèi)部的百度：

（企業(yè)內(nèi)部的百度）

但是，知識的利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)不是這么簡單。

知識利用的難點：信息如海，難以鑒別真正的知識。

大部分員工不能做知識的甄別，會陷入到難以選擇的境地。難以選擇，就無法創(chuàng)造價值。

組織通過這樣的知識收集體系積累了大量文檔，關(guān)鍵是如何把他們提煉成知識，這個時候就可以利用知識地圖的方式去提煉知識，更加有效的推送我們的知識。

（泛微內(nèi)部知識地圖）

組織針對自己的業(yè)務(wù)特性與需要建立很多的知識地圖，例如針對銷售崗位、分公司運營的、項目工具的、咨詢顧問、技術(shù)研發(fā)、行業(yè)知識類的。

（崗位知識地圖）

我們遇到問題，可以通過搜索去尋找答案，可以通過知識庫去尋找參考資料，可以通過知識地圖去學(xué)習(xí)，但是如果我們系統(tǒng)中找不到我想要的文件，那我應(yīng)該怎么辦，那最終只能找到人解決。

所以對于知識管理來講還有很重要的一點就是建立知識體系中的專家網(wǎng)絡(luò)。

在OA，通過人力資源卡片，通過我們的專家網(wǎng)絡(luò)，你可以知道什么樣的問題找誰更有效的，這個人還有什么其它的知識點。

知識創(chuàng)新

組織中每天都會有很多的文檔在上傳，其中有很多的文檔是屬于反復(fù)修改，很多人對于這個文檔進行回復(fù)，修改，通過這樣的方式才能保持我們知識體系的生命力。

我們面對的問題在不斷的變化，因此，我么需要對我們的知識進行的更新，但是更新的前提是利用，如果你的知識都沒有人看，沒有下載，那肯定這樣的知識就是沒有利用價值。

我們可以對某些文檔設(shè)置評價，大家可以對該文檔的質(zhì)量進行評估，來確認(rèn)是否有價值。

當(dāng)然，知識的創(chuàng)新很大部分不是一套軟件系統(tǒng)就能解決的事情，但我們還是希望能夠提供這樣的環(huán)境氛圍供大家相互討論、交流、評價、更新，同時再結(jié)合知識管理相應(yīng)的體系文化和激勵機制能鼓勵所有員工能更積極的共享知識和創(chuàng)新，只有這樣才能充分的把知識管理閉環(huán)的串接起來，形成一套可持續(xù)經(jīng)營的知識體系。

寫在最后：由于每個企業(yè)的業(yè)務(wù)運作模式不一樣，每個企業(yè)的知識領(lǐng)域也不一樣，也就是說每個企業(yè)都有自己的“記憶力”。所以我們必須要結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)運作模式，將原來企業(yè)里那些無序的、零零散散的知識進行分類歸納，然后提煉出企業(yè)的知識領(lǐng)域，同時梳理出整體的知識體系。

泛微OA如同一本書的目錄一樣，結(jié)構(gòu)化您組織的知識，讓企業(yè)里的每一個員工都能最快找到所需要的知識。最終，協(xié)助您的組織形成記憶力。

泛微OA幫助您的企業(yè)把曾經(jīng)的經(jīng)驗變成一種記憶。這個“記憶”你看不見卻不斷幫助你的企業(yè)解決問題。