伴隨著web2.0時代的來臨，交互式IT產品/系統(tǒng)開始占據人們的視野。協(xié)同OA便是其中之一。對于交互式軟件而言，易用性(Usability)是衡量其優(yōu)劣的重要質量指標，OA作為協(xié)同辦公的工具，時刻處理著人機交互，其易用性尤為重要。易用性已然成為企業(yè)OA選型考慮的重要因素之一。

按照軟件質量國家標準GB-T8566--2001G，軟件質量可以從功能特征、可靠特征、易用特征、效率特征、可維護特征、可移植特征等幾個方面進行評價。其中定義的軟件易用特征指由一組規(guī)定或潛在的用戶為使用軟件所需作的努力和所作的評價有關的一組屬性。更通俗的講，易用性是從用戶角度看待產品的質量，即用戶能否用產品完成他的任務，效率如何，主觀感受怎樣。

易用——OA成功實施的重要因素

易用，即使不是OA成功實施的最重要因素，也至少排在前三位之列。OA界面和操作的直觀、美觀、方便程度，直接影響到管理者和員工們的效率、時間、成本；作為全員使用的軟件系統(tǒng)，更直接影響到企業(yè)的運作效能。

 我們將從下述方面對OA的易用性進行具體的比較和分析。

• 易理解性：使用戶抓住重點，一目了然。
• 易操作性：提供便捷、一致的操作方式，減少用戶輸入和點擊次數。
• 易管理性：縮減安裝、配置、實施、備份的時間和難度。

易理解性

上線一套管理系統(tǒng)，難免會面臨著工作方式的變革，面臨著對員工工作習慣的挑戰(zhàn)。如果再碰上一個很“專業(yè)”的系統(tǒng)，一登陸進去就讓人感覺茫然不知所措，何談去接受、使用這套系統(tǒng)呢？因此，軟件的易用性設計一定要考慮易理解性。加之協(xié)同OA屬于全員性使用的系統(tǒng)，對軟件設計的易理解性的要求則更高。

來自泛微軟件的產品設計師表示，“協(xié)同OA的目標是打造全員協(xié)同辦公，是必須讓企業(yè)每個崗位的員工都能看得懂。對于協(xié)同OA軟件來講，理念可能非常深奧，不需要深奧，就是要一個簡單、純樸、清新、真實的感覺�！�

對員工來講，每天登陸系統(tǒng)的第一件事情，就是自己的待辦事宜。除此之外，他需要了解公司的最新公告、公司動態(tài)等等。對于協(xié)同OA來講，這個首頁辦公門戶絕不是簡單的堆砌，需要嚴謹的信息聚合和推送機制，但呈現給員工的，一定是適合他的信息。這需要適合系統(tǒng)管理員定義的信息推送機制、權限管控機制與適合員工的前臺元素自定義機制結合起來共同實現。

易理解性，還表現在功能導航的設置。這個導航欄的內容、排序等等所有元素的設置，都是為這個員工量身定制的。這意味著，他看到這個導航，就能夠與他以往的工作經驗結合起來，知道這個欄目是做什么用的。對于協(xié)同OA軟件來講，這不僅要求產品設計上的靈活性，更要求實施團隊深入了解客戶的實際業(yè)務狀況，根據企業(yè)的工作習慣去定義這個功能導航窗口。

當然，為了提升軟件的易理解性，軟件廠商還會配套提供相應的宣傳資料、產品說明書等等，這些也可以幫助企業(yè)快速地熟悉和使用協(xié)同OA系統(tǒng)。

易操作性

現在的協(xié)同OA系統(tǒng)功能越來越多、越來越細化，在不斷強化功能應用的同時，協(xié)同OA的易操作性是否會受到影響呢？要回答這個問題，我們要對易操作性作出界定。正如泛微專家所言“協(xié)同OA是一個辦公平臺，員工每天要在OA系統(tǒng)上進行數百次操作，如何把這個數量減到最低呢？這就是易操作性的指標。能在一個頁面完成的，就不要用兩個頁面；能2步搞定的事情就不要3步……”

泛微協(xié)同OA通過多窗口、左樹右表、按鈕集中、數據復制、快捷方式、電子名片、Enter鍵切換焦點等技術方案，點點滴滴，減少用戶的點擊次數。測試表明，對比同類型產品，減少了用戶1/3點擊量。

1、組織人員數據

協(xié)同OA是以人和組織為中心的管理系統(tǒng)，組織機構的數據在系統(tǒng)中使用頻率最高。無論發(fā)送郵件任務，還是共享文檔、設定權限，都需要瀏覽組織結構并選取部門、用戶和角色。

按照客觀現實中的樹形組織結構進行展現，允許用戶按照組織機構或自定義屬性查詢，用戶也可以把自己經常使用的組定義自己的組供日常使用。這種靈活的組織結構的展現和選取，直觀方便，有效減少了用戶的點擊。