伴隨著web2.0時代的來臨，交互式IT產(chǎn)品/系統(tǒng)開始占據(jù)人們的視野。協(xié)同OA便是其中之一。對于交互式軟件而言，易用性(Usability)是衡量其優(yōu)劣的重要質(zhì)量指標(biāo)，OA作為協(xié)同辦公的工具，時刻處理著人機(jī)交互，其易用性尤為重要。易用性已然成為企業(yè)OA選型考慮的重要因素之一。

按照軟件質(zhì)量國家標(biāo)準(zhǔn)GB-T8566--2001G，軟件質(zhì)量可以從功能特征、可靠特征、易用特征、效率特征、可維護(hù)特征、可移植特征等幾個方面進(jìn)行評價。其中定義的軟件易用特征指由一組規(guī)定或潛在的用戶為使用軟件所需作的努力和所作的評價有關(guān)的一組屬性。更通俗的講，易用性是從用戶角度看待產(chǎn)品的質(zhì)量，即用戶能否用產(chǎn)品完成他的任務(wù)，效率如何，主觀感受怎樣。

易用——OA成功實(shí)施的重要因素

易用，即使不是OA成功實(shí)施的最重要因素，也至少排在前三位之列。OA界面和操作的直觀、美觀、方便程度，直接影響到管理者和員工們的效率、時間、成本；作為全員使用的軟件系統(tǒng)，更直接影響到企業(yè)的運(yùn)作效能。

 我們將從下述方面對OA的易用性進(jìn)行具體的比較和分析。

• 易理解性：使用戶抓住重點(diǎn)，一目了然。
• 易操作性：提供便捷、一致的操作方式，減少用戶輸入和點(diǎn)擊次數(shù)。
• 易管理性：縮減安裝、配置、實(shí)施、備份的時間和難度。

易理解性

上線一套管理系統(tǒng)，難免會面臨著工作方式的變革，面臨著對員工工作習(xí)慣的挑戰(zhàn)。如果再碰上一個很“專業(yè)”的系統(tǒng)，一登陸進(jìn)去就讓人感覺茫然不知所措，何談去接受、使用這套系統(tǒng)呢？因此，軟件的易用性設(shè)計一定要考慮易理解性。加之協(xié)同OA屬于全員性使用的系統(tǒng)，對軟件設(shè)計的易理解性的要求則更高。

來自泛微軟件的產(chǎn)品設(shè)計師表示，“協(xié)同OA的目標(biāo)是打造全員協(xié)同辦公，是必須讓企業(yè)每個崗位的員工都能看得懂。對于協(xié)同OA軟件來講，理念可能非常深奧，不需要深奧，就是要一個簡單、純樸、清新、真實(shí)的感覺�！�

對員工來講，每天登陸系統(tǒng)的第一件事情，就是自己的待辦事宜。除此之外，他需要了解公司的最新公告、公司動態(tài)等等。對于協(xié)同OA來講，這個首頁辦公門戶絕不是簡單的堆砌，需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒕酆虾屯扑蜋C(jī)制，但呈現(xiàn)給員工的，一定是適合他的信息。這需要適合系統(tǒng)管理員定義的信息推送機(jī)制、權(quán)限管控機(jī)制與適合員工的前臺元素自定義機(jī)制結(jié)合起來共同實(shí)現(xiàn)。

易理解性，還表現(xiàn)在功能導(dǎo)航的設(shè)置。這個導(dǎo)航欄的內(nèi)容、排序等等所有元素的設(shè)置，都是為這個員工量身定制的。這意味著，他看到這個導(dǎo)航，就能夠與他以往的工作經(jīng)驗(yàn)結(jié)合起來，知道這個欄目是做什么用的。對于協(xié)同OA軟件來講，這不僅要求產(chǎn)品設(shè)計上的靈活性，更要求實(shí)施團(tuán)隊深入了解客戶的實(shí)際業(yè)務(wù)狀況，根據(jù)企業(yè)的工作習(xí)慣去定義這個功能導(dǎo)航窗口。

當(dāng)然，為了提升軟件的易理解性，軟件廠商還會配套提供相應(yīng)的宣傳資料、產(chǎn)品說明書等等，這些也可以幫助企業(yè)快速地熟悉和使用協(xié)同OA系統(tǒng)。

易操作性

現(xiàn)在的協(xié)同OA系統(tǒng)功能越來越多、越來越細(xì)化，在不斷強(qiáng)化功能應(yīng)用的同時，協(xié)同OA的易操作性是否會受到影響呢？要回答這個問題，我們要對易操作性作出界定。正如泛微專家所言“協(xié)同OA是一個辦公平臺，員工每天要在OA系統(tǒng)上進(jìn)行數(shù)百次操作，如何把這個數(shù)量減到最低呢？這就是易操作性的指標(biāo)。能在一個頁面完成的，就不要用兩個頁面；能2步搞定的事情就不要3步……”

泛微協(xié)同OA通過多窗口、左樹右表、按鈕集中、數(shù)據(jù)復(fù)制、快捷方式、電子名片、Enter鍵切換焦點(diǎn)等技術(shù)方案，點(diǎn)點(diǎn)滴滴，減少用戶的點(diǎn)擊次數(shù)。測試表明，對比同類型產(chǎn)品，減少了用戶1/3點(diǎn)擊量。

1、組織人員數(shù)據(jù)

協(xié)同OA是以人和組織為中心的管理系統(tǒng)，組織機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中使用頻率最高。無論發(fā)送郵件任務(wù)，還是共享文檔、設(shè)定權(quán)限，都需要瀏覽組織結(jié)構(gòu)并選取部門、用戶和角色。

按照客觀現(xiàn)實(shí)中的樹形組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行展現(xiàn)，允許用戶按照組織機(jī)構(gòu)或自定義屬性查詢，用戶也可以把自己經(jīng)常使用的組定義自己的組供日常使用。這種靈活的組織結(jié)構(gòu)的展現(xiàn)和選取，直觀方便，有效減少了用戶的點(diǎn)擊。