許多企業(yè)因為制度難以執(zhí)行而選擇了協(xié)同OA來實現(xiàn)制度落地，因此固化流程成為許多企業(yè)推行新制度、新規(guī)范的有效武器。但要想做到以不變應(yīng)萬變，在協(xié)同OA的流程管理中，自由流程、半自由流程也同樣不能缺席。
在名目繁多的協(xié)同OA產(chǎn)品中，自由流程與固化流程都已經(jīng)是成熟的應(yīng)用，他們儼然是企業(yè)管理的左右手，一手“法治”、一手“人治”，共同應(yīng)對企業(yè)日常運作過程中所可能出現(xiàn)的各類流程流轉(zhuǎn)難題。對于公司的硬性制度，任何人都要遵守，時候通過固化的流程來實施落地最為有效；而總有一些事務(wù)是游離于制度之我的，對于一些臨時性、自發(fā)性的審批請求，顯然不能被固化。這個時候就輪到自由流程發(fā)揮了。
案例一：王某是某公司財務(wù)，由于公司在外地的業(yè)務(wù)較多，差旅報銷也非常多。自從公司新頒布了財務(wù)制度之后，他的煩惱便隨之而來：新的財務(wù)制度規(guī)定要求報銷單必須體現(xiàn)費用明細，同事們填寫報銷單馬虎慣了，一下子難以適應(yīng)，他不得不來回協(xié)調(diào)才能完成審批，工作效率大大降低，王某在領(lǐng)導(dǎo)和同事面前兩頭為難。怎樣才能讓新的報銷制度落實下來呢？如果，這個時候，如果王某的公司使用了協(xié)同OA系統(tǒng)來固化流程，就不會這么痛苦了。
這是一個典型的費用報銷流程，作為企業(yè)內(nèi)部費用控制的一個重要方面，它需要被固化和嚴(yán)格執(zhí)行。
在OA系統(tǒng)中，這樣的流程很輕易就能夠?qū)崿F(xiàn)。但每一家公司的報銷制度肯定都不只規(guī)定流程的流轉(zhuǎn)，費用報銷的依據(jù)等也是這項制度的隱性要素。在泛微協(xié)同OA平臺上得以固化的，不僅是流程的流轉(zhuǎn)，還有保障費用報銷流程規(guī)范流轉(zhuǎn)的其他要素
在這個表單中，報銷人、報銷部門、報銷金額、費用明細等一清二楚，且都是必填。企業(yè)要做到費用管控，就要清楚地知道費用都花在哪里了？這個事務(wù)目前處理到哪個階段了？這樣，從費用看也業(yè)務(wù)，以業(yè)務(wù)進展衡量費用支出是否合理。對于企業(yè)的費用報銷流程，不僅要規(guī)定每個節(jié)點需要誰審批，還使得報銷單據(jù)的填寫更加規(guī)范。真正有效地實現(xiàn)費用報銷制度的落地。
案例二：李某是一家集團公司的職員，自從公司上線了泛微協(xié)同OA系統(tǒng)之后，各地同事之間的距離仿佛被拉近了，溝通、交流起來更加有效。更讓他欣喜的是，部門很多制度在系統(tǒng)上得到了落地，并且他可以根據(jù)自己的工作需要自發(fā)定義一個流程。遇到一些流程不固定的事務(wù)或者一些突發(fā)事務(wù)，他可以指定幾個審批人，需要的時候還能定義審批人的審批順序。
在泛微協(xié)同OA平臺上，李某通過“內(nèi)部留言”發(fā)起自由流程，添加“被留言人”，提交以后，流程隨機到達“被留言人”進行審批。
如果要張三、李四、王五按照順序?qū)徟硞�文件，就可以“內(nèi)部留言”里“自由流轉(zhuǎn)”的按鈕來定義審批人和審批順序。比如，有一份文件，先要經(jīng)過李四審批，然后流轉(zhuǎn)到張三、王五那里審批，最后經(jīng)過李某，就可以通過“自由流轉(zhuǎn)”來設(shè)定。
以前，李某的上司要求他去找找各位領(lǐng)導(dǎo)審批的時候，他都很頭大，又要來來回回跑不知道多少次才能搞定。由于要上下班時間盯著領(lǐng)導(dǎo)們進行審批，手頭的工作進度自然就慢了不少。很多時候，他必須要加班到很晚才能下班回家。但現(xiàn)在，無論是常規(guī)的流程審批還是領(lǐng)導(dǎo)臨時決定的審批，都可以在協(xié)同OA平臺上進行流轉(zhuǎn)。對于李某而言，猶如身邊多了個跑腿的小秘書，而李某再也不用為找領(lǐng)導(dǎo)審批發(fā)愁了。
在企業(yè)的日常工作中，制度需要落地，但全部都固化難免迂腐、死板。真正做到流程流轉(zhuǎn)隨需而設(shè)，需要固化流程與自由流程的完美搭配才行。
