應(yīng)用單位：某國有獨資的大型投資控股和資本運營公司
實施服務(wù)：青島泛微分公司

近年來，隨著市場開放性不斷加強以及國企改制的不斷推進，國企管理體制不斷改革深入，為了適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求，國企信息化也被多數(shù)機構(gòu)提上日程：如何把企業(yè)的日常管理與信息化建設(shè)有機結(jié)合起來，全面、有利地推動“無紙化辦公”工作開展，如何通過信息化系統(tǒng)實現(xiàn)各類信息的電子化傳遞、共享和文檔審批，取消傳真、紙質(zhì)郵遞報送信息……等等一系列的問題，不斷敲擊著政府各類組織機構(gòu)的神經(jīng)。國有企業(yè)信息意識不斷得以加強。

2007年11月，該單位完成了整合重組。重組后，公文、會議紀要發(fā)文、簽報、會議申請等行政管理制度、規(guī)范如何實現(xiàn)落地，如何更好地進行檔案管理，如何保證各類知識信息的有效傳遞、共享，如何對資產(chǎn)進行統(tǒng)一、有效的管理、如何更好地進行項目管理、促進項目協(xié)作，等等問題擺在了集團管理層的面前。正是在這種需求內(nèi)驅(qū)的影響下，該集團高層決定建設(shè)集團協(xié)同OA管理平臺。

協(xié)同OA應(yīng)用分享

該集團OA平臺采用單點登陸方式，通過安全、穩(wěn)定、可控的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在協(xié)同平臺上實現(xiàn)了集團與成員企業(yè)的信息交互，建立起了高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和辦公提供服務(wù)，實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和管理透視。平臺主要功能和應(yīng)用包括：

  信息門戶：各類通知、新聞以及下發(fā)的各類文件、代辦事宜、協(xié)作等等都可以在特定門戶上得以呈現(xiàn)，實現(xiàn)信息及時地上傳下達、有序流轉(zhuǎn)；而企業(yè)業(yè)務(wù)、財務(wù)情況也以圖示、報表的方式呈現(xiàn)在各級管理者的個人門戶上，為其決策提供依據(jù)。

  公文管理：主要實現(xiàn)各級各類公文的發(fā)文、簽報、套紅、傳閱、歸檔、共享等。包含功能模塊有：黨委簽報、董事會簽報、行政簽報(法律類)、行政簽報(工作類)、黨委發(fā)文、黨委會議紀要發(fā)文、董事會會議紀要發(fā)文、辦文、行政發(fā)文、行政會議紀要發(fā)文等。通過合理的公文管理方式，極大改善了傳統(tǒng)的公文傳閱困難、歸檔困難、調(diào)閱手續(xù)繁雜不變等狀況，實現(xiàn)了公文的規(guī)范化執(zhí)行問題。

  知識管理：集合該集團自身業(yè)務(wù)需求，建立起知識庫，實現(xiàn)了科學(xué)的知識管理。打破知識和信息在分散于各個部門、各個人員之間的角色的狀況，知識和信息在協(xié)同OA平臺上有序流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)知識共享、利用和創(chuàng)新、再積累。

  檔案管理：設(shè)立電子檔案庫，規(guī)范統(tǒng)一檔案管理。通過OA辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)結(jié)束的公文接收進入檔案管理系統(tǒng)進行電子歸檔。便于管理和查詢。

會議管理：在協(xié)同OA平臺上進行會議申請、會議室登記預(yù)定，查看之前的會議安排、會議總結(jié)等等�？梢詫崟r查看會議室報表，徹底解決開會之前四處找會議室的狀況。

為構(gòu)建集團公司（可擴展子公司）統(tǒng)一行政辦公平臺，順利推進集團公司辦公自動化、公文交換無紙化、管理決策支持網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)電子化，實現(xiàn)整個集團資源信息共享、高效協(xié)同辦公。該集團為OA項目配備了一流的項目團隊，并以領(lǐng)導(dǎo)小組成員牽頭和協(xié)調(diào)雙方合作，并確立了各項工作的具體負責(zé)人，從根本上保證了項目的順利實施。

在本次OA系統(tǒng)實施過程中，集團董事會等高層管理成員參與項目實施討論，提出了很多寶貴的意見和經(jīng)驗，對流程的梳理和最終定型給予了決定性的支持，也給了全體項目人員非常大的信心和鼓勵；同時集團領(lǐng)導(dǎo)在繁忙的工作之余經(jīng)常親臨實施一線，與實施團隊一起探討并設(shè)置集團流程、梳理知識文檔結(jié)構(gòu)、把握客戶管理需求、設(shè)計門戶風(fēng)格和樣式，為整個OA系統(tǒng)的實施推進起到了關(guān)鍵作用。

該集團OA系統(tǒng)從安裝調(diào)試、需求調(diào)研、實施方案確認到系統(tǒng)實施設(shè)置、系統(tǒng)培訓(xùn)再到二次開發(fā)，整個項目團隊進行了嚴格的計劃、目標控制。從而保證了項目的順利推進。上線試運行階段，經(jīng)過泛微公司全面、細致、認真的應(yīng)用培訓(xùn)，在項目領(lǐng)導(dǎo)小組，尤其是集團董事會成員領(lǐng)導(dǎo)的親自帶頭示范下，公司全員應(yīng)用熱情高漲，完成了向無紙化辦公的順利過渡。

協(xié)同OA應(yīng)用成果分析

無紙化辦公帶來的成本節(jié)約：該集團協(xié)同OA系統(tǒng)自2009年5月運行至今，大大節(jié)約了日常辦公成本，在紙張使用、以及傳真機、打印機折舊等方面較傳統(tǒng)辦公方式優(yōu)勢明顯；并且大大減少了傳真、電話、快遞等傳統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)和文件流轉(zhuǎn)所產(chǎn)生的遞送費用。

網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)和協(xié)同應(yīng)用帶來效率提升： 由于各類信息在協(xié)同平臺上得以快速、有序的流轉(zhuǎn)，大大提升了各項事務(wù)的處理效率。以費用報銷為例，傳統(tǒng)辦公環(huán)境下，費用報銷要先填寫費用報銷單，遞交上級、上級的上級、財務(wù)部門逐級審批，審批過程中的每個環(huán)節(jié)都可能被退回，整個流程就要重新來過。這樣一來，員工在單次報銷過程中可能需要做2-3次的工作，并且還要在各個領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)室來來回回的跑，處理效率低下。

在協(xié)同辦公平臺上，第一點，報銷單的填寫得到了規(guī)范，必需字段沒有填寫或格式錯誤無法提升，大大提高了報銷單據(jù)的質(zhì)量、降低了退回率。另一個，提交、審批很方便，點點鼠標不到一秒鐘就可以解決以往10分鐘甚至數(shù)小時才能辦妥的事情。在協(xié)同平臺上，員工知道他的申請會在第一時間被看到和處理，他需要做的就是等待反饋，并且他知道最晚什么時間他能夠得到反饋，也不會因此而分心，做事專心、專注，也使得企業(yè)整體效率得以提升。

知識管理、協(xié)同辦公、管理透視帶來員工滿意：在協(xié)同管理平臺上，各類知識得以共享和傳承，每個員工都可以按照自己的需求自由搜索各類文檔，也可以向文檔的所有者訂閱沒有查看權(quán)限的文檔，可以就工作中的問題對相關(guān)人員發(fā)起協(xié)作，也可以對知識進行在加工、創(chuàng)新，形成新的知識來共享，以獲得個人知識、能力的提升，并且被同事、上級認可，獲得個人價值感。與此同時，管理也能夠及時地洞察員工的日常工作進度和工作成效，進而調(diào)整各崗位的工作負荷，實現(xiàn)適時、合理的崗位變動，促進員工滿意。