在培訓(xùn)行業(yè)，加盟、代理模式已不足為奇，華圖教育是為數(shù)不多的堅(jiān)持走直營路線的企業(yè)之一，這給了學(xué)員最為珍貴的標(biāo)準(zhǔn)化教學(xué)體驗(yàn)，卻也讓華圖教育的運(yùn)營管理模式更為復(fù)雜。全國38所分校、300余個(gè)學(xué)習(xí)網(wǎng)點(diǎn)，構(gòu)成了華圖教育龐大的身軀，也帶來了管理上的諸多困擾。

2010年，馬海濤進(jìn)入華圖教育，他發(fā)現(xiàn)，總裁辦公室的門口經(jīng)常有10多個(gè)人在排隊(duì)等候流程審批，而且紙質(zhì)的審批需要通過郵寄、傳真等方式來回傳遞，至少要3-4天才能完成審批。此外，因?yàn)橹睜I的關(guān)系，還有一件更讓華圖教育困擾的事情：華圖教育全國38個(gè)分校、300多個(gè)學(xué)習(xí)中心，擁有專兼職教師、研究員及員工數(shù)千人，而總部需要對(duì)分校、學(xué)習(xí)中心的日常運(yùn)營，像日常的采購、費(fèi)用支出、考勤、人員調(diào)動(dòng)等總部進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)管和審批職能，以及各分校之間由于不同的學(xué)員需求需要借調(diào)教員等，都需要總部來進(jìn)行協(xié)調(diào)。由于機(jī)構(gòu)分散、人員流動(dòng)率高等因素，導(dǎo)致總部對(duì)各個(gè)分校、中心的教師資源、人事情況不能及時(shí)的了解，讓基本的組織結(jié)構(gòu)成為華圖教育管理上的盲區(qū)，相應(yīng)的考勤、采購、費(fèi)用等行政職能亦面臨挑戰(zhàn)。

協(xié)同OA：理架構(gòu) 提效率 降成本

理架構(gòu)

組織分散且每年高達(dá)30-40% 的人員流動(dòng)率給教育行業(yè)的人力資源管理增添了困擾，人事信息如何快速地更新、共享成為一個(gè)難題。因此，在選型過程中，華圖教育非常看重系統(tǒng)在組織架構(gòu)管理上是否足夠靈活可控，即架構(gòu)要靈活、角色要靈活、權(quán)限要靈活。如今在泛微協(xié)同OA平臺(tái)上，華圖教育利用集分權(quán)模塊把系統(tǒng)管理員的權(quán)限，下放到了分校人事經(jīng)理，便于對(duì)分校的組織架構(gòu) 、人員崗位角色和權(quán)限進(jìn)行控制和調(diào)整。過去，需要總部統(tǒng)一匯總更新組織架構(gòu)，現(xiàn)在各地獨(dú)立維護(hù)，但總部這里呈現(xiàn)的是完整的而且最新的組織架構(gòu)圖�，F(xiàn)在，泛微OA還與Oracle PeopleSoft進(jìn)行了對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一的員工工號(hào)管理。

提效率

從紙質(zhì)審批階段的3、4天，到剛上線時(shí)的30個(gè)小時(shí)再到如今平均7-8個(gè)小時(shí)的效率提升，華圖教育把效率文化落到了實(shí)處。在華圖教育的360度考核里，效率是與工作內(nèi)容、工作完成情況、資金利用情況等并列的重要衡量指標(biāo)，而每個(gè)月度，泛微OA會(huì)為華圖教育提供包括中層、校長、高管在內(nèi)的200多位核心人員的流程效率分析報(bào)表，平均審批了多少條，退回了多少條。每條流程平均耗時(shí)怎樣？跟上個(gè)月、季度的環(huán)比、同比情況怎樣？都有一個(gè)清晰的呈現(xiàn)。

馬海濤表示，由于很多事情不完全是線上審批，可能還會(huì)配合線下的很多工作，比如有的部門需要到外邊去考察場(chǎng)地，這個(gè)地方是不是適合新建分校，這個(gè)過程中可能還要征求很多人的意見，可能要去實(shí)地考察。10-15天都很正常。所以，做流程效率分析的主要是事務(wù)性的流程，比如：費(fèi)用報(bào)銷、請(qǐng)假、出差、報(bào)告等等。如今有了移動(dòng)辦公，領(lǐng)導(dǎo)們都習(xí)慣回到家以后做一些審批，平均的審批時(shí)間控制在7-8個(gè)小時(shí)。

降成本

在馬海濤看來，OA所帶來的改變是顯而易見的�；�于清晰的組織架構(gòu)基礎(chǔ)上，華圖教育還落實(shí)了效率、費(fèi)用等各方面的管理問題。馬海濤介紹，華圖教育的日常采購都由總部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，包括教材教具、辦公用品、呼叫中心、課堂、教室、教學(xué)所用的電子類產(chǎn)品等等，每年的采購金額在1億左右，大的供應(yīng)商有70—80家。通過把采購相關(guān)的流程在OA系統(tǒng)里邊落實(shí)優(yōu)化之后，把日常的費(fèi)用盡可能壓縮到最低，一年能夠節(jié)省2千萬左右的費(fèi)用。

在日常的費(fèi)用管理上，OA也為華圖教育提供了一個(gè)很好的管理平臺(tái)。目前，華圖教育全國各地的專兼職教職員、助教等都已經(jīng)納入泛微OA系統(tǒng)中進(jìn)行管理：教師在哪上課，發(fā)生了什么樣的費(fèi)用，要在系統(tǒng)里邊進(jìn)行報(bào)銷。馬海濤進(jìn)一步解釋：“通常教師去上課通常助教陪同，幫忙安排行程、預(yù)定房間以及準(zhǔn)備課后練習(xí)和課堂講義等等，這個(gè)過程中還有一些雜七雜八的事兒，比如需要電子的資料或者小禮品，所有這個(gè)過程發(fā)生的費(fèi)用，需要在OA系統(tǒng)里邊進(jìn)行報(bào)銷。過去紙質(zhì)的話，一跑要3-4天，來回的傳真，現(xiàn)在7-8個(gè)小時(shí)就跑完了。”

信息化，七分實(shí)施、三分系統(tǒng)

“做了這幾年信息化，發(fā)現(xiàn)人是最重要。信息化理解成人的奇經(jīng)八脈，會(huì)延續(xù)到人的所有神經(jīng)末梢，它用得好不好，并不一定在主干上，就好像一個(gè)人拳打得好，可能拳腳很靈活”談及信息化的推廣，馬海濤則把人的因素放在了首位。

馬海濤認(rèn)為，在信息化當(dāng)中，七分的實(shí)施、三分的系統(tǒng)。要最佳實(shí)踐，把最好的東西要讓用戶知道，關(guān)鍵在于怎樣讓他知道。在華圖教育的信息化推廣過程中，馬海濤就借助分校的力量打通了華圖教育IT推廣的奇經(jīng)八脈——他在各個(gè)分校挖掘?qū)�IT有興趣且比較適合的人才，并固定下來培訓(xùn)成為當(dāng)?shù)氐男畔⒐芾韺�員�！坝脩粼谑褂眠^程中，會(huì)遇到各種各樣的問題，一定要有人及時(shí)地解決這個(gè)問題。信息管理員正是這樣的角色。我們每個(gè)月會(huì)通過視頻會(huì)議的方式進(jìn)行交流，或者季節(jié)比較好會(huì)安排各地的信息管理員輪流到總部進(jìn)行交流拓展培訓(xùn)，面對(duì)面地告訴他有些事兒要這么處理。走的時(shí)候要做個(gè)述職。在這邊兩周學(xué)到了什么，在那邊遇到的問題是不是得到了解決�！边@樣一個(gè)團(tuán)隊(duì)，也許正是華圖教育近幾年信息化突飛猛進(jìn)的秘密之所在。