與時俱進的宇峰化工
宇峰化工有限公司（以下簡稱：宇峰化工）是一家從事基礎化工原輔材料、精細化學品的產(chǎn)品和銷售的工貿(mào)一體化公司。公司具有良好的購銷體系，自營進出口經(jīng)營權，年銷售額達 6億多元。在本地區(qū)同行業(yè)中有較高的知名度和影響力。公司參股圣安科技有限公司、占地30多畝的倉儲產(chǎn)基地和良好的生產(chǎn)經(jīng)營中，取得較好的經(jīng)濟效益。公司以“服務、誠信、探索、勤勉”為宗旨，著力于自己的企業(yè)文化建設，營造良好的工作環(huán)境和企業(yè)凝聚力，造就了一支年輕、精干、充滿活力的營銷隊伍，與國內(nèi)外眾多公司保持著密切都聯(lián)系和合作，為客戶提供良好的服務。
公司有自產(chǎn)和貿(mào)易經(jīng)營產(chǎn)品。自產(chǎn)產(chǎn)品：甲基丙烯酸、硫銨、丁酮肟等；貿(mào)易經(jīng)營產(chǎn)品品種眾多，為美國 Stepan產(chǎn)品K12（十二烷基硫酸鈉）的中國華東區(qū)總代理，韓國LG化學公司環(huán)保增塑劑BET、EBN和丙烯酸華東地區(qū)總代理，美國�？松梨贒INP、DIDP，日本東曹二乙烯三胺、三乙烯四胺等系列產(chǎn)品的地區(qū)總代理。
瓶頸之痛
從2007年以來，公司的海外市場不斷擴大，業(yè)務人員增多、業(yè)務增長迅速導致以前手工的管理模式無法適應當前市場競爭局勢。例如：1、數(shù)據(jù)資源的及時共享。2、向公司管理者提供更準確、更全面、更科學的經(jīng)營數(shù)據(jù)。3、經(jīng)營模式的程序化、規(guī)范化。因此企業(yè)的管理人員非常關心公司的發(fā)展和目前出現(xiàn)的問題。協(xié)友公司顧問與公司負責人在具體的溝通過程中，了解到了企業(yè)目前信息化迫切想解決的問題。這個也同時也為我們雙方項目組成員聚焦核心問題打下基礎。
1、庫存方面：倉庫不在公司本部，倉庫的庫存情況，貨物出入情況無法準確掌握；直運銷售過程中想把每個庫存從采購入庫到銷售出庫管理起來，并統(tǒng)計貨物累計采購、銷售情況。
2、銷售毛利的統(tǒng)計：統(tǒng)計按照業(yè)務員、產(chǎn)品多接口統(tǒng)計銷售毛利，手工上難以統(tǒng)計。
3、應收賬款問題：業(yè)務員的應收賬款賬齡較長，回款不及時。
管理升級
針對以上問題與相關負責人溝通后，決定采取“整體規(guī)劃，分布實施”的原則，采用“邊使用邊建設”的方式，分步驟對系統(tǒng)進行擴充和提升。第一階段：財務業(yè)務一體化建設，圍繞信息流、資金流、物流控制，建立連接公司相關職能部門的信息化、各種費用核算、庫存情況管理。第一階段模塊包括：網(wǎng)絡建設、基礎數(shù)據(jù)庫搭建、財務管理、工資管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、成本核算。系統(tǒng)實施周期為一個月，正式上線后：
1、庫存管理方面
由于公司的倉庫分布在各地，每天都是靠手工編制的電子表格進行共享，數(shù)據(jù)最快也只能在第二天的早上10點才能出具，經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務員打電話詢問倉庫庫存的情況，與此同時庫存可能已經(jīng)被其他的業(yè)務員預訂了。而導致不能承若客戶。針對此情況，設置可用量需要考慮訂單的數(shù)量。預先讓庫存知道貨物的預定量。由于貨物是化工原料，存在揮發(fā)性，在采購和銷售的過程中間報損、報溢情況。針對誤差數(shù)量，系統(tǒng)中把該誤差在入庫和出庫中的進行調(diào)整。使得與供應商結算、與客戶結算都準備無誤。通過對庫存的管理，發(fā)現(xiàn)了金額100多萬由于過去手工發(fā)貨，貨物盤點耗時而產(chǎn)生的誤差。現(xiàn)在貨物領用實現(xiàn)了動態(tài)管理，企業(yè)設立總庫，外部設置虛擬直運倉庫，收料、發(fā)貨得到了控制，減少了管理的漏洞。在系統(tǒng)運行后，共處理庫存積壓80多萬元。從而實現(xiàn)對物流的有效控制，及時發(fā)現(xiàn)物流過程中存在的問題并進行調(diào)整，同時實現(xiàn)物流與資金流的整合，減少了庫存資金的占壓，緩解了企業(yè)面臨的成本壓力。
2、銷售毛利方面
系統(tǒng)中每張單據(jù)嚴格按照業(yè)務部門及業(yè)務員的業(yè)務歸屬情況進行輸入。通過UFO報表進行業(yè)務函數(shù)來取數(shù)。對客戶提出的業(yè)務報表：銷售毛利表（業(yè)務員）、（業(yè)務部門）進行設置。實現(xiàn)了手工登帳的繁瑣、避免了出錯情況發(fā)生。
3、應收賬款以及壞賬方面
通過給每個客戶信用額度和信用期限的設定，通過設置審批流程，由業(yè)務員填制發(fā)貨單、銷售副總審單過程中，檢查客戶的信用情況，實現(xiàn)對客戶的信用管理。減少后續(xù)的應收賬款，并從以前的應收款600余萬。實施系統(tǒng)之前，每月的應收賬款達2400多萬，系統(tǒng)運行后，現(xiàn)在控制到每月的應收賬款只有400余萬。最終降低了賒銷的風險。
在實施過程中,對宇峰化工的信息管理員培訓也放在重點位置，并且讓系統(tǒng)管理員去培訓公司業(yè)務部門（具體軟件操作者），指導信息管理員編寫各個部門的崗位操作說明書。
系統(tǒng)的成功實施應用，在宇峰化工已取得了階段性成果，對于下一階段的建設目標，宇峰化工將繼續(xù)增加生產(chǎn)制造模塊，使其在企業(yè)的決策中發(fā)揮更大的作用。
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