新食代食品的管理新時(shí)代--青島新食代食品有限公司的信息化應(yīng)用
青島新食代食品有限公司是一家具有美資背景，集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售為一體的出口食品生產(chǎn)企業(yè)，專業(yè)手工生產(chǎn)速凍食品、烘焙食品，其中包括中式點(diǎn)心、西式糕點(diǎn)及中秋月餅。傳統(tǒng)的工藝優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)格的質(zhì)量管理，信實(shí)的合作態(tài)度，創(chuàng)造出純天然、安全、健康的食品。
公司為追求產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量上的完美，公司執(zhí)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁|(zhì)量控制體系。在采購方面對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，產(chǎn)品均采用精選來自無公害綠色生產(chǎn)基地，天然原材料，每種原材料經(jīng)過嚴(yán)格的篩選，符合所出口國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，所有原材料都能保證其品質(zhì)的穩(wěn)定及安全，為后續(xù)所生產(chǎn)的產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化提供保障。制作方面秉承傳統(tǒng)手工制作工藝，做到精工細(xì)致，充分確保了產(chǎn)品的美觀和可口。
目前公司占地面積1.2萬平方米，廠房面積1萬多平方米，擁有生產(chǎn)員工400多人，產(chǎn)能為蒸點(diǎn)20多噸/天，烘點(diǎn)16噸/天，所生產(chǎn)的產(chǎn)品有80多個(gè)品種，主要出口美國(guó)、日本、澳洲、新加坡及英國(guó)等國(guó)家。青島新食代食品有限公司已通過QS、HACCP、美國(guó)FDA等認(rèn)證，是中國(guó)為數(shù)不多，符合美國(guó)聯(lián)邦水產(chǎn)品HACCP法規(guī)和SSOP規(guī)定，水產(chǎn)品制品可以輸往美國(guó)的廠家之一。
一、項(xiàng)目介紹：
（1）信息化動(dòng)因：
隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，以及公司業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，公司管理中遇到了難題，主要表現(xiàn)在：
1. 銷售訂單統(tǒng)計(jì)分析的問題：訂單量增大，銷售人員信息統(tǒng)計(jì)困難，不只清楚訂單可執(zhí)行情況、發(fā)貨情況等信息，造成部分訂單延遲交付和訂單流失；
2. 應(yīng)收賬款統(tǒng)計(jì)的問題：由于訂單量和客戶量的增加，應(yīng)收賬款和賬期難于統(tǒng)計(jì)，客戶應(yīng)收賬款的追繳和對(duì)賬困難，導(dǎo)致應(yīng)收賬款賬期長(zhǎng)和呆賬壞賬出現(xiàn)；
3. 材料成本增加的問題：原材料漲價(jià)，保質(zhì)期、批量統(tǒng)計(jì)不及時(shí)，造成成本增加、降低企業(yè)利潤(rùn)；
4. 內(nèi)部信息共享問題：業(yè)務(wù)單據(jù)繁多，統(tǒng)計(jì)困難，每個(gè)月與倉庫，采購，生產(chǎn)、銷售對(duì)賬困難切容易出錯(cuò)。
（2）應(yīng)用目標(biāo)：
公司接觸用友T3標(biāo)準(zhǔn)版軟件以后，認(rèn)為T3產(chǎn)品讓用戶能夠快速應(yīng)用、實(shí)施效果顯著等特點(diǎn)，非常適合企業(yè)當(dāng)前的需求。因此將項(xiàng)目目標(biāo)鎖定在公司目前急需解決的幾個(gè)關(guān)鍵問題：
n 信息共享，提升工作效率；
n 簡(jiǎn)單物控，控制成本，增加利潤(rùn)
n 明確應(yīng)收賬款、賬齡分析
n 明確人員職責(zé)，完善內(nèi)控體系
n 領(lǐng)導(dǎo)層清晰帳表
二、應(yīng)用狀況
（1）應(yīng)用模塊：
根據(jù)公司目前情況，最終確定了此次實(shí)施模塊有：總賬報(bào)表、購銷存、存貨核算、出納通、老板通。
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模塊 |
用戶數(shù) |
負(fù)責(zé)部門 |
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總賬 |
3 |
財(cái)務(wù)部 |
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報(bào)表 |
1 |
財(cái)務(wù)部 |
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出納 |
2 |
財(cái)務(wù)部 |
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購銷存 |
6 |
銷售、采購、倉庫 |
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存貨核算 |
1 |
財(cái)務(wù)部 |
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老板通 |
1 |
決策層、老板 |
（2）網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)：
三、應(yīng)用過程：
在新食代食品公司財(cái)務(wù)部牽頭、高層領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注下，通過與青島市番友財(cái)務(wù)軟件有限公司的密切配合，經(jīng)過5個(gè)人/天的努力，T3項(xiàng)目成功上線，管理效益顯著，庫存成本、及時(shí)交付成本大幅度下降,公司以前所涉及的難以解決的問題得到了明顯的改善。
n 1月13號(hào)正式啟動(dòng)，當(dāng)天完成了項(xiàng)目啟動(dòng)，和對(duì)方主要領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部楊經(jīng)理確定主實(shí)施計(jì)劃。部門總體調(diào)研等工作，初步完成系統(tǒng)安裝調(diào)試工作。確認(rèn)準(zhǔn)備的靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)內(nèi)容；
n 1月18號(hào)，入靜態(tài)數(shù)據(jù)，確認(rèn)建立帳套。按照實(shí)施計(jì)劃和關(guān)鍵問題見，進(jìn)行了培訓(xùn)工作，先對(duì)系統(tǒng)整個(gè)流程的培訓(xùn)，然后分部門進(jìn)行關(guān)健人員培訓(xùn)。交付崗位操作說明書，下發(fā)上機(jī)練習(xí)，系統(tǒng)試運(yùn)行；
n 1月21號(hào)，根據(jù)一月份盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，錄入各模塊期初數(shù)據(jù)，系統(tǒng)正式運(yùn)行。并時(shí)根據(jù)企業(yè)管理需求設(shè)置單據(jù)格式，模塊參數(shù)設(shè)定，權(quán)限設(shè)定等；
n 1月25號(hào)，針對(duì)錄入業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行檢查，核算確認(rèn)應(yīng)收應(yīng)付成本與總賬實(shí)現(xiàn)對(duì)接。
n 2月5號(hào)，系統(tǒng)運(yùn)行總結(jié)。生成各統(tǒng)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。運(yùn)行結(jié)果，投入天數(shù)是5個(gè)人/天。
四、應(yīng)用價(jià)值
(1) 控制費(fèi)用，防備管理漏洞
應(yīng)用價(jià)值：所有費(fèi)用可以按部門、個(gè)人及項(xiàng)目多維度核算，實(shí)時(shí)對(duì)費(fèi)用的查詢、分析，以達(dá)到嚴(yán)格控制費(fèi)用為目的。
(2) 建立集成統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)
管理難點(diǎn)：青島市新食代食品有限公司在與用友合作之前部分部門已經(jīng)進(jìn)行了信息化，但由于各部門獨(dú)立使用，未能把企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)流程、生產(chǎn)過程和組織結(jié)構(gòu)與管理軟件統(tǒng)一起來，也未對(duì)原有業(yè)務(wù)流程和活動(dòng)的各環(huán)節(jié)進(jìn)行合理化分析并加以優(yōu)化，只是在原有的基礎(chǔ)上用計(jì)算機(jī)代替了已有的手工操作，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理并未發(fā)生實(shí)質(zhì)性變化，各部門間的業(yè)務(wù)關(guān)系仍然是一個(gè)個(gè)信息孤島，數(shù)據(jù)相對(duì)獨(dú)立,不能夠在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)很好的達(dá)到信息共享，加快業(yè)務(wù)速度。
應(yīng)用價(jià)值：T3系統(tǒng)的升級(jí)幫助企業(yè)建立了一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的供應(yīng)鏈，把各部門的分散計(jì)劃納入整個(gè)供應(yīng)鏈計(jì)劃中，實(shí)現(xiàn)資源和信息共享，使各部門在一個(gè)整體信息管理系統(tǒng)下實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)運(yùn)作，從而大大增強(qiáng)了供應(yīng)鏈在企業(yè)環(huán)境中的整體優(yōu)勢(shì)，也使各部門實(shí)現(xiàn)了以最小的個(gè)別成本和轉(zhuǎn)換成本獲得最大成本優(yōu)勢(shì)的預(yù)期目標(biāo)。
(3) 方便快捷的查詢各種數(shù)據(jù)信息
應(yīng)用價(jià)值：系統(tǒng)對(duì)采購和銷售等各部門的數(shù)據(jù)信息能夠很好的進(jìn)行精確管理，使各部門在做業(yè)務(wù)時(shí)能夠準(zhǔn)確無誤的進(jìn)行采購生產(chǎn)銷售，系統(tǒng)將信息及時(shí)準(zhǔn)確的傳達(dá)給工作人員，工作人員根據(jù)系統(tǒng)提供的信息可以按時(shí)定量的采購生產(chǎn)，增強(qiáng)本公司資金的流動(dòng)性，帶來更大的效益。
(4) 有效降低總體庫存水平
管理難點(diǎn)：企業(yè)產(chǎn)品種類多，庫存管理異常復(fù)雜，產(chǎn)品的物料需求信息也隨之不斷更新，造成采購量大小不好把握。這樣一來，信息的同步提供就顯得尤為重要，但傳統(tǒng)的管理模式便難以適應(yīng)企業(yè)的信息更新要求，不僅讓企業(yè)陷入經(jīng)營(yíng)困境，更是客戶流失的一大原因。
應(yīng)用價(jià)值：通過用友在購銷存供應(yīng)鏈的實(shí)施，青島市新食代食品有限公司最大限度地減少了庫存積壓，緩解了呆滯料品，使倉庫料品以最優(yōu)的方案進(jìn)行配給。這樣既滿足了生產(chǎn)上的要求，又減少了庫存量和資金占用，還可及時(shí)供應(yīng)最終消費(fèi)市場(chǎng)的需求信息，從而使整個(gè)供應(yīng)鏈緊跟市場(chǎng)變化。正是通過這種購銷存供應(yīng)鏈系統(tǒng)的優(yōu)化，達(dá)到了整個(gè)價(jià)值鏈的增值。
(5) 部門協(xié)同順暢、及時(shí)，提高了整體效率
管理難點(diǎn)：在各個(gè)部門處理業(yè)務(wù)過程中，由于傳統(tǒng)管理屏障了各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的獲取，致使分發(fā)到各部門的生產(chǎn)計(jì)劃、材料計(jì)劃等數(shù)據(jù)依然靠手工協(xié)調(diào),有時(shí)會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)出錯(cuò)和不準(zhǔn)等情況。
應(yīng)用價(jià)值：通過信息集成，各部門之間實(shí)現(xiàn)了更充分的信息共享和更流暢的部門間業(yè)務(wù)協(xié)同。不同職能部門之間也將改變過去信息手工傳遞、延遲、停滯、重復(fù)錄入、不一致、存在空白區(qū)的狀況，做到原始數(shù)據(jù)一次錄入，相關(guān)部門即刻共享，從而為業(yè)務(wù)的協(xié)同進(jìn)行提供技術(shù)基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)、銷售、庫存、采購等核心管理部門的協(xié)調(diào)運(yùn)作，信息快速傳遞，使計(jì)劃更精確更靈活、生產(chǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)更穩(wěn)定、生產(chǎn)周期明顯縮短，準(zhǔn)時(shí)交貨率提高，停工待料減少。
五、應(yīng)用效果
通過T3系統(tǒng)的實(shí)施，青島市新食代食品有限公司在市場(chǎng)反應(yīng)速度、成本控制、應(yīng)收賬款掌控等各個(gè)方面獲得了很強(qiáng)的改善能力，使企業(yè)在不斷進(jìn)步的基礎(chǔ)上又取得了更大的成效。
庫存占用減少 15%
資金周轉(zhuǎn)天數(shù)減少10-15天
訂單準(zhǔn)時(shí)交付率提高20%
銷售收入提高20%
六、客戶評(píng)價(jià)
“通過用友T3標(biāo)準(zhǔn)版財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)施，將各種各樣的信息匯總起來，方便各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行查詢和檢索，提高了管理效率，達(dá)到降低產(chǎn)品成本，管控應(yīng)收賬款的目的�！�
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